

		Home

Kennisbronnen

Functiebeschrijving

Wat doet een management assistent?

Een management assistent (vaak ook office manager of directiesecretaresse genoemd) verricht secretarieel werk voor directeuren en managers van bedrijven en organisaties. Tot de taken behoren:

houdt de agenda bij (zie de online cursus timemanagement)
verzorgt correspondentie
bereidt vergaderingen voor, verzamelt en verspreidt vergaderstukken
notuleert
archiveert
ontvangt bezoekers met koffie of thee
regelt lunches, recepties en zakenreizen
geeft soms leiding aan andere secretaresses en bewaakt de voortgang van hun werk.

	Nieuw!
Inmiddels zijn op Carrièretijger betere en uitgebreidere artikelen verschenen over de beroepen managementassistent, directiesecretaresse en office manager.

Werkzaamheden

Als management assistent ben je een echte 'duizendpoot'. Je ondersteunt de directie, die uit een of meerdere personen kan bestaan, of het management team. Vaak ben je het eerste aanspreekpunt voor mensen. Ook krijg je te maken met allerlei vertrouwelijke informatie. Bij grote bedrijven of instellingen geef je leiding aan een of meer secretaresses. Je hebt vaak overleg met medewerkers van de verschillende afdelingen, vooral met (afdelings)secretaresses.

Je doet verschillende dingen. Om te beginnen beheer je de agenda van de directie. Je maakt voor de directieleden de nodige afspraken met mensen binnen de eigen organisatie en daarbuiten. Je verzamelt de benodigde vergaderstukken voor vergaderingen. Aan de hand daarvan stel je de agenda op. Je zorgt dat alle betrokkenen de stukken op tijd ter inzage krijgen, zodat zij zich goed kunnen voorbereiden. Ook maak je schriftelijke verslagen van vergaderingen. Je zorgt dat deze verslagen en andere relevante informatie overzichtelijk bewaard blijven in een archief. Verder handel je de correspondentie af (op de computer). En tot slot ontvang je bezoekers met koffie of thee en regel je lunches, recepties en zakenreizen.

Vereiste capaciteiten

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Goed met mensen kunnen omgaan
Nauwkeurig / accuraat kunnen werken
Snel kunnen omschakelen van de ene taak naar de andere
Kunnen improviseren
Systematisch kunnen denken
Er verzorgd uitzien

Arbeidsomstandigheden

Je werkt in een kantoor, waar je vooral aan je bureau zit. Soms ga je met je chef op zakenreis. Af en toe moet je overwerken. (bron: UWV Werkbedrijf).

Opleiding

De meest geschikte opleiding om management assistent te worden is de mbo-opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent. Dat is een opleiding op niveau 4, waarmee je kunt doorstromen naar een hbo-opleiding, zoals Office Management.

Auteur: René Pijlman

Problemen met je leidinggevende de baas worden

Deze cursus helpt je om je manager beter te begrijpen. Je krijgt tips voor de aanpak van veel voorkomende problemen in de samenwerking met je baas op het werk. Zo kun jij voortaan problemen met je leidinggevende de baas worden.

Bron: www.leren.nl/artikelen/2004/management-assistent.html