Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Management > Besluiten nemen > Echte probleem?

Wat is het echte probleem?

Besluiten nemen

Het is verleidelijk om bij problemen direct over mogelijke oplossingen na te denken. Maar denk altijd eerst goed na over het probleem op zich. Wat is er echt aan de hand? Pas als je dat weet, kun je nadenken over een oplossing. Vervolgens is het verleidelijk de oplossing te kiezen die het meest voor de hand ligt. Toch moet je ook dan verder kijken dan je neus lang is.

Je zult merken dat er vaak iets anders ter discussie staat, dan wat het op het eerste gezicht leek. Een herverdeling van het budget blijkt een kwestie van tegenvallende resultaten te zijn. Waarom vallen de resultaten tegen? Omdat klanten ontevreden zijn over het product dat je levert. Daar moet iets aan gebeuren; de kwaliteit van het product moet omhoog. En daar moet je besluit mee te maken hebben. Dus zoek uit wat het echte probleem is en zorg ervoor dat je daarover een besluit neemt.

Voorbeeld

In de studio's van de blindenbibliotheek worden boeken voorgelezen op band. Het afgelopen jaar zijn er honderd extra vrijwillige voorlezers geworven. Nu is het probleem dat de studio's steeds volgeboekt zijn. Mensen willen wel komen voorlezen, maar er zijn geen studio's vrij. De oplossing lijkt op het eerste gezicht: er moeten meer studio's komen. Maar het management kijkt verder. Uit de roosters blijkt dat er overdag best studiotijd vrij is, maar dat de meeste nieuwe voorlezers naast hun gewone werk komen en alleen 's avonds kunnen voorlezen. Er blijkt dus een roosterprobleem te zijn.

Tips die je helpen nadenken over problemen:

Formuleer het probleem als een vraag

Dit is een goede strategie om een probleem algemener te maken. Bijvoorbeeld: bij een frisdrankengroothandel komen elke week de leveringen van twee leveranciers een paar uur te laat. Vraag: Hoe komt het dat leveranciers niet op tijd leveren? (Misschien staat de chauffeur steeds in de file op dat tijdstip of moet hij helemaal uit de andere kant van het land komen. Of misschien blijkt dat de leverancier de levertijden per dagdeel en niet per uur inplant...)

Zoek naar oorzaken en gevolgen

Problemen hebben vaak meerdere oorzaken. Vraag je af wat die oorzaken zijn en ga na wat weer gevolgen van die oorzaken zijn. En wat zijn gevolgen van het probleem zelf?

Drie keer 'waarom' vragen

Waarom is ons acquisitiebudget voor dit jaar al op? Omdat we naar dat dure congres in het buitenland gingen. Waarom moesten we daar naartoe? Omdat we dachten daar in contact te komen met mogelijke opdrachtgevers. Waarom benaderen we hen niet vanuit Nederland? Omdat we eigenlijk niet precies weten wie onze toekomstige opdrachtgevers zijn...

Praat met mensen die het dichtst bij het probleem staan

Praat altijd met de mensen die in de praktijk het meest met het probleem te maken hebben. Vraag hun mening en luister goed naar wat ze zeggen.

Bij een woningbouwvereniging komen klachten binnen over de lange wachttijden van huurders die bellen. Het management overweegt een extra medewerker aan te nemen. Eerst gaat de manager praten met de medewerkers aan de balie. Zij nemen immers de telefoontjes aan. Hij vraagt ze los van elkaar wat zij denken dat de oorzaak is van de lange wachttijden en wat hun mening erover is. Zo komt hij erachter dat de baliemedewerkers veel moeite hebben met het nieuwe computersysteem. Elk telefoontje kost zo veel tijd, omdat ze met het computersysteem in de knoop komen. Een extra medewerker (de dure oplossing!) blijkt helemaal niet nodig te zijn. Wel een goede computertraining waarin alle baliemedewerkers de ins en outs van het nieuwe systeem leren kennen.

Analyseer alle aspecten van het probleem

Verken het probleem grondig en kijk vervolgens naar alle onderdelen afzonderlijk. Misschien blijkt maar één aspect verantwoordelijk te zijn voor het probleem.

Kijk om je heen

Je bent manager bij een landelijk dagblad en hebt te maken met dalende verkoopcijfers. Voordat je allerlei snelle oplossingen bedenkt; kijk eens om je heen. Vergelijk je situatie met andere landelijke dagbladen, raadpleeg financiële tijdschriften. Praat ook eens met je voorganger: Wat denkt hij dat er aan de hand is?

Praat over je problemen!

Het lijkt een cliché, maar het is belangrijk om over je problemen te praten. Ook als manager!

Praat erover met zoveel mogelijk mensen. Verzamel verschillende standpunten, vraag reacties op mogelijke oplossingen die je hebt bedacht, laat je informeren. Praat ook met mensen die indirect iets met het probleem te maken hebben, bijvoorbeeld mensen op een andere afdeling, of leveranciers. Je zult versteld staan van de reacties die je krijgt.

Volgende pagina: 7 handige technieken voor meningsvorming


Bron: www.leren.nl/cursus/management/besluiten-nemen/wat-is-het-echte-probleem.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon