

		Home

Kennisbronnen

Welke taken

Stap 2: Bepaal welke taken je kunt delegeren

	Delegeren
Inhoud: 1 Waarom delegeren 2 Welke taken 3 Besluit 4 Kies medewerker 5 Delegeringsgesprek 6 Maak afspraken 7 Laat los 8 Evalueer 9 Ontdelegeren 10 Evalueren

Takenlijst opstellen

Sommige taken zijn geschikter om te delegeren dan andere. Maak een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden die je hebt en beoordeel aan de hand van een aantal vragen welke taken je liever kwijt dan rijk bent.

Waarschijnlijk heb je een functiebeschrijving waar een deel van jouw taken en verantwoordelijkheden staat beschreven. Vaak is die beschrijving niet compleet en verwerf je in de loop van de tijd nieuwe taken. Vul de functiebeschrijving daarmee aan.
Pak bijvoorbeeld je agenda van vorig jaar erbij. Daarin vind je taken die steeds terugkeren. Maak daarvan een overzicht.
Kijk ook naar de verstoringen van je planning. Wanneer moet je uitrukken om brandjes te blussen of puin te ruimen?
Wat moet je allemaal goedkeuren en tekenen?

Als de takenlijst te lang wordt, kijk dan of je bepaalde taken kunt samenvoegen tot een grotere taak, zoals in het volgende voorbeeld tip!

De taak 'een vergadering voorbereiden' kun je splitsen in de volgende deeltaken:

datum prikken
uitnodiging schrijven
stukken verzamelen
agenda opstellen
zaal regelen
koffie bestellen
etc.

Aan een secretaresse die nog nooit een vergadering heeft geregeld zul je iedere stap moeten vertellen en toelichten. Maar bij een meer ervaren secretaresse kun je clusteren. Je volstaat met te vragen, kun je een vergadering met zes mensen regelen op zo kort mogelijke termijn, om over onderwerp zus en zo te praten? Die secretaresse heeft daaraan vaak genoeg.

Als je die deeltaakjes niet zou clusteren, ga je heel inefficiënt delegeren, bijvoorbeeld alleen het kopiëren van de stukken, terwijl de secretaresse makkelijk de hele voorbereiding kan afhandelen. Het resultaat dat je van de taak verwacht wordt dan ook duidelijker: een compleet voorbereide vergadering waarop alle nodige mensen aanwezig zijn op de juiste tijd met de juiste stukken voor hun neus.

Plannen en Organiseren

In deze cursus leer je waar je allemaal rekening mee moet houden als je goed wilt plannen en organiseren. We gaan ervan uit dat je kleine projecten onder je hoede hebt, die je relatief eenvoudig kunt coördineren.

Bepaal welke taak je gaat delegeren

Neem een voor een je taken door. Stel per taak steeds de volgende vragen.

Hoort deze nieuwe taak wel echt bij mijn werk als leidinggevende?
Hoe belangrijk is het dat deze taak door mij wordt uitgevoerd?
Heb ik de beste 'papieren' voor deze taak, of kan een ander het eigenlijk beter doen?
Kan dit ook door een (on)ervaren medewerker worden afgehandeld?
Wat vind ik eigenlijk van deze taak? Vind ik het leuk en geeft het me energie, of vind ik het niet leuk en kost het energie?
Kan ik een ander motiveren door hem deze taak te geven?
Sluit deze taak aan bij een ontwikkelpunt van een van mijn medewerkers?
Heb ik wel de juiste informatie voor deze taak? Of zou ik de verantwoordelijkheid voor deze taak beter lager in de organisatie kunnen leggen?

Opdracht: bepaal je kerntaken als leidinggevende.

Door bovenstaande vragen te beantwoorden kun je van je lijst met taken een aantal klussen wegstrepen die je kunt delegeren. Kijk eens goed naar de taken die overblijven. Wat voor soort taken zijn dat? Anders gevraagd: kun je op basis van deze schifting afleiden wat je kerntaken zijn als leidinggevende?

Vuistregels bij het delegeren

Je delegeert:

wat ook door een ander kan worden gedaan (efficiency)
wat beter door een ander kan worden gedaan (effectiviteit)
wat anderen ook moeten leren (ontwikkeling)
wat anderen leuk vinden om te doen (motivatie)

Je delegeert niet:

wat gevoelig ligt, bijvoorbeeld dat wat te maken heeft met persoonlijke informatie over een medewerker, ontslagkwesties, conflicten en dergelijke
je kerntaken als leidinggevende (bijvoorbeeld het voeren van beoordelingsgesprekken of de goedkeuring van jaarplannen)
de eindverantwoordelijkheid voor taken die je hebt gedelegeerd

Volgende pagina: Stap 4: Koppel personen aan taken

Bron: www.leren.nl/cursus/management/delegeren/stap-2.html