Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Management > Delegeren > Kies medewerker

Stap 4: Koppel personen aan taken

Delegeren

Je bent nu klaar om een cruciale stap in het delegeren te zetten: bepalen welke competenties nodig zijn voor het uitvoeren van de te delegeren taak én het inschatten van de capaciteiten en de motivatie van je medewerkers. Waarom cruciaal? Omdat je inschatting van capaciteiten en de motivatie van teamleden bepaalt:

Aan wie je ga je de taak delegeren?

Maak een standaardlijst aan van competenties, bijvoorbeeld zoals hieronder. Kijk of je toevallig gebruik kunt maken van bijvoorbeeld een lijst met vaardigheden (of competenties) die je gebruikt bij functioneringsgesprekken. Meer vaardigheden, competenties én een uitgebreide uitleg erbij kun je vinden op onze zustersite Carrièretijger.

Deze standaardlijst zet je in de eerste kolom van onderstaande tabel. Deze tabel ga je gebruiken om te bepalen welke medewerker je aan de taak gaat koppelen. Zet de taak die je gaat uitbesteden in de tweede kolom en de namen van medewerkers die ervoor in aanmerking komen in de overigen kolommen.

Competenties Taak               Medewerker 1 Medewerker 2 Medewerker 3
         
Algemene competenties        
Cijfermatig inzicht        
Mondelinge communicatie        
Schriftelijke communicatie        
Analyseren        
Onderhandelen/overtuigen        
Planning en organisatie        
Creativiteit        
Adviseren        
Besluitvaardigheid        
Leiderschap        
Motiveren        
Begeleiding        
Delegeren        
Kennis        
Markt        
Klant        
Bedrijf        
Techniek        

Dit delegeerschema gebruik je als volgt:

Voorbeeld bij het gebruik van het delegeerschema

Stel: Je bent manager van een vestiging van een groot warenhuis. Maandelijks verwacht het hoofdkantoor van jou een rapportage. Daarin staan natuurlijk de verkoopcijfers en een analyse daarvan. Ook staat er kort een stand van zaken in van allerlei projecten die er lopen. Je bewerkt daarvoor de cijfers en gaat bij de verschillende afdelingen van 'jouw' warenhuis langs om te vragen hoe alles er bij staat. Vervolgens sluit je je een dag op en schrijft het rapport.

Je hebt lang gedacht dat het belangrijk was dat jij deze taak op je nam. Jij hebt immers het meeste overzicht en bent nu eenmaal eindverantwoordelijk voor de winkel.

Onlangs heb je toch besloten deze taak aan een ander over te dragen, want de rapportagetaak is voor jou routine geworden, en je wilt je energie liever steken in belangrijke zaken, zoals de re-styling van de winkel. Je moet kiezen uit je drie kantoormedewerkers Renske, Edwin en Karlijn.

Vaardigheden Taak: maandelijke rapportage Renske Edwin Karlijn
         
Individuele vaardigheden        
Cijfermatig inzicht +/- + +/- +
Mondelinge communicatie +/- - + +/-
Schriftelijke communicatie + + - O +/-
Analyseren + + +/- +
Onderhandelen/overtuigen +  - O + +/-
Planning en organisatie + - - O +
Creativiteit - - + +/-
Adviseren + + + +
Besluitvaardigheid +/- + + -
Leiderschap        
Motiveren + - O + +
Begeleiding +/- - - O +
Delegeren - +/- + +/-
Kennis        
Markt +/- + + +
Klant +/- +/- + +
Bedrijf + +/- +/- +
Techniek - + - +/-

Nu zijn er drie mogelijke redenen waarom je een taak aan een bepaald teamlid delegeert.

Capaciteiten

Iemand heeft capaciteiten die goed aansluiten bij de taak. In dat geval zul je waarschijnlijk Karlijn kiezen om de taak uit te voeren. Haar wiskundig inzicht, haar planning en organisatie en haar leiderschapsvaardigheden maken haar zeer geschikt voor de taak. Zij is van alledrie de kandidaten het meest bekwaam. Eventueel kun je haar de bevoegdheid geven Edwin in te schakelen voor taken waarin ze anderen moet overtuigen.

Motivatie

Je weet dat Renske dol is op alle schrijfklussen, daar ligt ook haar sterke punt. Om die reden zou je haar die klus kunnen geven. Ze is gemotiveerd om de schrijfklus tot een goed einde te brengen, maar je zult haar moeten helpen met het motiveren van anderen om stukken aan te leveren.

Ontwikkeling

Je kunt ook ontwikkelpunten van medewerkers erbij zoeken. Edwin heeft bijvoorbeeld als ontwikkelpunten 'schriftelijke communicatie' en 'begeleiding' staan. Dat hebben jullie samen benoemd in een functioneringsgesprek. Als je deze taak aan hem geeft, vraagt dat op deze punten in eerste instantie wat meer begeleiding. Maar je biedt Edwin wel training-on-the-job (leren in je werk).

Hoe kies je uit deze redenen?

Je zult bij het delegeren van deze taak een afweging moeten maken. Wat je beslist is afhankelijk van de situatie:

De manier waarop je een taak delegeert: situationeel leidinggeven

De ene medewerker is de andere niet. Als je in je manier van leidinggeven aansluit bij hun houding en ervaring heb je de meeste kans op succes. Dat geldt ook voor delegeren. Daarom is de theorie van het situationeel leidinggeven goed toepasbaar op delegeren.

Bij situationeel leidinggeven wordt gekeken naar twee elementen:

Koppel aan beide elementen twee niveaus (laag/hoog), dan kom je uit op vier typen medewerker.

Een voorbeeld: zo laat je de medewerker (en de taak) langzaam los

Terug naar het voorbeeld van de maandrapportage. Edwin had bijvoorbeeld als ontwikkelpunten 'schriftelijke communicatie' en 'begeleiding' staan. Hij is dus niet bekwaam, maar wel gemotiveerd deze taak van je over te nemen. Om hem 'in te werken' kunnen jullie de overdracht van de taak faseren.

Bijvoorbeeld:

Tip

Kijk slim naar het soort werkzaamheden dat iemand een stap verder brengt. Bijvoorbeeld tijdens het inwerken: stel dat het belangrijk is dat een van de medewerkers snel inzicht krijgt in wat er allemaal speelt binnen het bedrijf. Dan kan het ook een overweging zijn hem een taak te geven waarin hij elke maand een overzicht moet maken van wat er speelt in het bedrijf. In dat geval is op te bouwen kennis dus een uitgangspunt en niet de kennis die iemand al heeft (bron: Payne J. en S. Payne, Delegeren, Thema, 1994).

Prikkelende managementstijlenpijl

Prikkelende managementstijlen

Als leidinggevende zit je soms met de handen in het haar. Op sommige medewerkers krijg je gewoon geen vat. In deze cursus leer je hoe je als leidinggevende ervoor kunt zorgen dat je medewerkers verder komen. Hoe prikkel je je medewerkers? En wanneer is het nodig om medewerkers te prikkelen?

Volgende pagina: Stap 5: Bereid het delegeringsgesprek voor


Bron: www.leren.nl/cursus/management/delegeren/stap-4.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon