

		Home

Kennisbronnen

Loslaten

Stap 7: Laat los en controleer op de afgesproken momenten

	Delegeren
Inhoud: 1 Waarom delegeren 2 Welke taken 3 Besluit 4 Kies medewerker 5 Delegeringsgesprek 6 Maak afspraken 7 Laat los 8 Evalueer 9 Ontdelegeren 10 Evalueren

De taak is overgedragen en er zijn heldere afspraken gemaakt over terugkoppeling en evaluatie. Een lastige stap volgt: je zult nu echt afstand moeten nemen.

Hoe je dat doet? Ga in gedachten even terug naar het moment dat je besloot afstand te doen van de taak. Denk even terug aan wat je redenen waren dat te doen. Wat het je op zou leveren. Nu is het tijd je daar echt aan te houden.

Geef de ander de kans en het vertrouwen de taak naar eigen inzicht uit te voeren. Jullie afspraak ging immers over het resultaat en niet over de manier waarop het bereikt moet worden!

Kleine fouten gaan er vrijwel zeker gemaakt worden, dus accepteer dat meteen. Delegeren is een kwestie van vallen en opstaan. Houd in gedachten: fouten zijn kansen voor ontwikkeling. Zowel voor de gedelegeerde als voor jou zelf.

Wat doe je niet?

Je buiten de afgesproken evaluatiemomenten bemoeien met de taak.
Ongevraagd met tips komen.
Iemand teveel op zijn vingers kijken.
Zelf vragen beantwoorden die te maken hebben met de gedelegeerde taak, als mensen bij je aankloppen.
Meteen je kennis en ervaring in de taak aanwenden als de ander met een vraag komt. (omhoog laten delegeren)
Perfectie verwachten, of dat de ander het even snel of op dezelfde manier doet als jij!

Wat doe je wel?

Vraag de ander afspraken over de taak, bevoegdheden, controlepunten nog even op een rij te zetten en naar je te mailen. Zo weet je zeker dat je met de zelfde uitgangspunten en afspraken uit elkaar gaat.
Coach als de medewerker met vragen komt en moedig hem aan zelf een oplossing te zoeken.
Neem afstand, lach af en toe bemoedigend en bijt desnoods je tong af bij kleine fouten. Grijp alleen in als het gruwelijk misgaat.
Stuur een reminder als een deadline nadert.
Neem de evaluatiemomenten serieus. Vergeet ze niet en zeg ze niet af.

Op de afgesproken evaluatiemomenten

Je hebt bijvoorbeeld een projectplan als tussenproduct benoemd. Jullie zitten bij elkaar om het te bespreken. De verleiding is nu groot om als leidinggevende mét ervaring in de taak van wal te steken met je op- en aanmerkingen. Voorkauwen en zeggen hoe jíj het gedaan zou hebben is een grote valkuil van veel managers en ondernemers. Het resultaat daarvan zou zijn dat de motivatie daalt en er weinig geleerd wordt. De ander zal zich een volgende keer veel minder vrij voelen om voor een tussenresultaat aan de slag te gaan. Dit is niet bevorderlijk voor de kwaliteit!

In plaats van te beoordelen, gebruik je de evaluatiemomenten om te begeleiden. Dat betekent dat je de ander helpt om verder te komen. Dat doe je door te vragen of met dit plan de doelstellingen op de beste manier bereikt worden. De ander zelf over consequenties laten denken is veel beter.

Positief blijven

Belangrijk bij het bespreken van de tussenresultaten is namelijk dat je wel positief blijft. Houd het vertrouwen erin, en breng dat vertrouwen over naar de ander. Dit kan soms heel erg lastig zijn, omdat je nu voor het eerst de resultaten ziet. En het kan je natuurlijk tegen gevallen zijn. Benoem ook concreet wat er goed is, daar leert een ander het allermeest van.

Wanneer grijp je in?

Worden echt al je tolerantiegrenzen overschreden, en zie je de medewerker echt de plank volledig misslaan, grijp dan in. Bepaal waar de fout zat: heb je de verkeerde medewerker gekozen of ging het delegeringsgesprek te snel? Als je een andere medewerker had moeten kiezen, realiseer je dat de inschattingsfout bij jou lag. Ook bij het opnieuw voeren van een delegeringsgesprek ben je de ander een verklaring en een excuus schuldig.

Coach de ander

Coach de ander om verder te groeien in zijn taak, met de resultaten van dit evaluatiemoment als uitgangspunt. Laat de ander daarvoor veel praten. Jouw rol is in dit gesprek meer om de structuur aan te brengen en feedback te geven.

Neem de doelstellingen van de taak en tussenresultaten als uitgangspunten voor het coachen.

Stel vragen als

Hoe sta je ten opzichte van de doelstellingen?
Loop je tegen hindernissen aan?
Kan ik je ergens mee helpen?
Wat denk je zelf?

Je hebt met jezelf afgesproken dat je fouten zou accepteren. Nu is de tijd om je aan deze afspraak te houden.

Zeg:

“Interessant, deze cijfers ken ik nog niet. Kun je me vertellen waarom je deze gebruikt?”

in plaats van...

“Je hebt de verkeerde cijfers gebruikt.”

Coaching

Coaching is een manier om talenten aan te boren en te ontwikkelen.

Wat komt erbij kijken? Wat zijn de succesfactoren? In deze praktijkgerichte cursus over coaching vind je de antwoorden.

Leermoment voor jou

Met het bespreken van de tussenresultaten check je de kwaliteit van je eigen briefing en je inschatting van het niveau van de ander. Houd dit goed voor ogen als je de tussenresultaten bespreekt. Dit zijn waardevolle leermomenten, en mocht het resultaat niet zijn wat je ervan verwacht had, haal dan diep adem voor het gesprek. Na het gesprek reflecteer je op je eigen inbreng en inschattingen en staar je je niet blind op de ander.

Vraag de ander voor het gesprek een product op papier aan te leveren tip! Je kunt je dan alvast voorbereiden. Zeker als je het lastig vond afstand te nemen van de taak, voorkomt je kans op voorbereiding dat je impulsief reageert. Het zou jammer zijn als je zo het vertrouwen dat de ander in zichzelf heeft, meteen de kop indrukt.

Volgende pagina: Stap 8: Houd een nabespreking met de gedelegeerde

Bron: www.leren.nl/cursus/management/delegeren/stap-7.html