

		Home

Kennisbronnen

Plannen en Organiseren

Plannen en Organiseren

	Gerelateerde Cursussen
Management Plannen en Organiseren Timemanagement Besluiten nemen Projectmanagement Verandermanagement Risicomanagement Motiveren Delegeren Teambuilding Coaching Leidinggeven aan professionals Participatief leidinggeven Prikkelende managementstijlen Didactische vaardigheden Persoonlijk ontwikkelingsplan Portfolio

Heb je wel eens het gevoel dat je omkomt in het werk en niet weet waar je moet beginnen? Het ene project is nog niet afgerond terwijl je alweer midden in het volgende project zit en je ook nog een plan moet bedenken om de nieuwe financiële doelstelling te halen... Alles lijkt even belangrijk en schreeuwt om aandacht; jouw aandacht wel te verstaan.

In deze cursus leer je waar je allemaal rekening mee moet houden als je goed wilt plannen en organiseren. We gaan ervan uit dat je kleine projecten onder je hoede hebt. Dus projecten waar maar één of een paar mensen tijdens een korte periode aan werken. Weinig taken zijn afhankelijk van andere taken. Dus zo'n klein project is in de praktijk relatief eenvoudig te coördineren.

Fase 1 : Voorbereiding

Het lijkt tegenstrijdig. Je hebt bergen werk te verzetten, maar voordat je met de uitvoering mag beginnen, moet je eerst tijd stoppen in de voorbereiding. Toch is het belangrijk eerst stil te staan bij wat je eigenlijk gaat doen en in welke volgorde.

Planningscyclus

De planningscyclus biedt een houvast tijdens het plannen van projecten. Zoals je ziet, vindt de eigenlijke uitvoering van het project pas plaats als zesde stap. Alles wat je daarvoor doet, heeft te maken met de voorbereiding op je project.

De voorbereidende stappen in de planningscyclus zijn:

Analyseer de huidige situatie→ Waar sta je?
Bepaal de doelen → Waar wil je naar toe?
Verken de uitvoeringsmogelijkheden → Hoe ga je dat doen?
Maak een gedetailleerd plan → Hoe voer je de gekozen werkwijze uit?
Evalueer het plan → Ga je het plan echt uitvoeren?

Verder lezen: Planningscyclus

Prioriteiten stellen

Voor het stellen van prioriteiten op bedrijfsniveau - dus welke project je het eerste gaat aanpakken - zet je eerst alle mogelijkheden op een rijtje. Vervolgens ga je bij elke mogelijkheid na wat het project betekent voor de organisatie. Dit doe je door aan te geven met welk algemeen bedrijfsonderwerp het project te maken heeft.

Ben je al bezig met een project en moet je binnen het project prioriteiten stellen? Dan kun je gebruik maken van het Moscow-principe en timeboxing. Deze zijn onderdeel van DSDM, een ontwikkelmethode voor projecten die veel bij ICT-projecten wordt ingezet.

Moscow staat voor:

Must have
Should have
Could have
Want to have but won't have this time

Verder leze: Prioriteiten stellen

Bepaal de taken met een Work Breakdown Structure

Een project kun je alleen plannen als je het in stukken hakt. De makkelijkste manier om dat te doen is om het geheel als een product te zien dat je opknipt in kleine tussenproducten. Voor elke tussenproduct stel je een tussendoel. Voor elk tussendoel beschrijf je taken die gedaan moeten worden om dit te halen. Al die tussenproducten samen vormt je eindproduct. Dit ophakken noem je het maken van een Work Breakdown Structure (WBS).

In een project zitten altijd beslismomenten. Zo'n beslismoment op basis van een tussenproduct, noem je een mijlpaal.

Een bijzonder beslismoment is de go/no go-beslissing. Dat is het punt waarop wordt besloten een bepaald projectonderdeel - of het project als geheel - wel of niet door te laten gaan.

Met een zogenaamde Gantt-chart kun je de tijdafhankelijkheden tussen taken visualiseren. Je ziet in een oogopslag welke taken wanneer worden uitgevoerd, welke taken overlappen of parallel lopen en welke taken op elkaar moeten wachten.

Verder lezen: Bepaal de taken met een Work Breakdown Structure

Tijdsbesteding inschatten

Wat is een goede strategie op een tijdinschatting te maken?

Zorg voor helderheid. Je moet precies begrijpen wat je moet bereiken. Dus je bekijkt het plan totdat er geen onduidelijkheden meer zijn. Het is onvermijdelijk dat de moeilijke, riskante taken, de meeste tijd zullen vragen.
Analyseer je werk per taak. Probeer je zo precies mogelijk voor te stellen dat je die taak gaat uitvoeren. Wat moet je allemaal doen? Maak een lijst met alle taken die je tot in het kleinste detail uitwerkt.
Maak een inschatting van de tijd die je nodig hebt per taak op je lijst om die taak uit te voeren. Probeer je voor te stellen dat je dat werk echt gaat doen. Hoe lang ben je daar mee bezig?
Hou rekening met extra tijd voor extra werk en factoren die de tijdsduur kunnen verdubbelen of meer dan verdubbelen. Extra werk bestaat bijvoorbeeld uit werk dat je moet doen om je werk te organiseren en te administreren (besprekingen, voortgangrapportages, kwaliteitsbewaking, enzovoort). Zeker als er een beslissing genomen moet worden bij een mijlpaal moet je allerlei papier produceren en dat kost tijd.

Verder lezen: Tijdsbesteding inschatten

Plan van Aanpak en actieplan

Bij grote, ingewikkelde projecten maak je zeker gebruik van technieken als Gantt-charts en Critical Path Diagrams. Maar bij kleine, overzichtelijke projecten - die in deze cursus centraal staan - kunnen zijn deze technieken onnodig ingewikkeld. Hoewel een simpele Gantt-chart je veel overzicht kan geven in taken die afhankelijk van elkaar zijn.

Een plan van aanpak (PvA) is vaak een uitgebreid basisdocument waarin alles staat beschreven wat van belang is voor het project. Dus ook de begroting en de planning. De onderwerpen in een plan van aanpak zijn:

uitwerking van de resultaten en het daarvoor benodigde werk, uitgezet in de tijd
de vereiste kwaliteit en de stappen die gezet moeten worden om dat te waarborgen
de organisatie van het project inclusief de deelnemers en hun tijdsbeslag
de benodigde projectcommunicatie
de afhankelijkheden en risico's en de wijze waarop de projectleden hiermee omgaan ('Wat doen we als X gebeurt...')
de kosten van het project
een actieplan

Verder lezen: Plan van Aanpak en actieplan

Fase 2: Uitvoering

Tijd om je plannen ten uitvoer te brengen. De voorbereidende fase heeft geresulteerd in een plan van aanpak. Daarin staat al precies uitgewerkt wat hoe wanneer gedaan moet worden. We zijn aanbeland bij stap 6 uit de planningscyclus: het implementeren van het plan.

Benodigdheden: middelen, mensen en bevoegdheden

Je kunt je plan van aanpak of actieplan zien als een boodschappenlijst. Je weet wat er gedaan moet worden, wie je daarvoor nodig hebt en wat je daaraan kunt besteden. Nu moet je binnen je organisatie gaan winkelen. Je moet het volgende 'kopen':

Tijd voor jezelf, je medewerkers en ondersteuners
Spullen
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Verder lezen: Benodigdheden: middelen, mensen en bevoegdheden

In de regiekamer

Tijdens de uitvoering van het plan zit jij als het ware in de regiekamer. Je zorgt ervoor dat iedereen concreet aan het werk kan, je coördineert alle activiteiten en je houdt de voortgang bij.

De uitvoering van het project begint met een startbijeenkomst of kick-off meeting. Hierbij is iedereen aanwezig, het liefst ook de opdrachtgever. Op deze bijeenkomst wordt gezamenlijk het hele project doorgenomen en kun je de eerste werkafspraken maken.

De projectleden zorgen voor de voortgang van het project. Het is de taak van de projectleider om het project voor te bereiden en de uitvoering te faciliteren. Het helpt om vooraf een aantal essentiële afspraken met elkaar te maken.

Het is wel aardig om eens naar het verloop van de uitvoering van een plan te kijken in termen van gedrag. Dit verloopt van onwennigheid, naar enthousiasme, verwarring, bezinning en ten slotte gedrevenheid. Er wordt wel gezegd dat je, om een project succesvol te maken, elke fase moet doorlopen.

Je project moet overdraagbaar zijn. Je kunt ziek worden, van het project af gehaald worden voor één of andere calamiteit of halverwege op vakantie moeten. Daarom is het zo belangrijk dat je steeds de voortgang van het project goed administreert. Wat is er klaar? Wat wacht op een beslissing van een ander? Een collega uit het project, of zelfs iemand die er nog niet bij betrokken was, moet jouw werk kunnen overnemen. De invaller moet dan ook weer jouw bevoegdheden overnemen, mét jouw verantwoordelijkheden.

Verder lezen: Regie voeren

Fase 3: Afsluiten en evalueren

Mission completed! Het project is helemaal uitgevoerd, alle fases uit de planning zijn doorlopen en als het goed is, is de doelstelling gehaald. Terug naar de planningscyclus. We zijn nu aanbeland bij stap 7.

Het is gebruikelijk dat je een eindrapportage opstelt, het budget en de begroting afsluit en een laatste bijeenkomst plant. Hier horen alle betrokkenen bij aanwezig te zijn en het is goed en leuk om het project ritueel af te sluiten. Bijvoorbeeld met een borrel of etentje, maar het kan ook met een presentatie of publicatie. Zo kan iedereen voor zichzelf het werk afsluiten en zich onderdeel voelen van de geboekte successen.

Het is de moeite waard om een project te evalueren:

Is alles gegaan zoals gepland?
Wat heb je er nog meer van geleerd?
Wat heb je geleerd voor een volgende keer?

Verder lezen: Afsluiten en evalueren

Auteurs: Suzanne van Stratum en Isabelle Langeveld in opdracht van Leren.nl.

Timemanagement

Als je altijd tijd tekort komt, dan is dat slecht voor je gemoedsrust én voor je productiviteit. Het kán anders. Wie weet wat hij wil bereiken, plant doelbewust en houdt tijd over. Verdiep je in de principes van timemanagement.

Bron: www.leren.nl/cursus/management/plannen-organiseren/