Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Management > Plannen en Organiseren > Taken bepalen

Bepaal de taken

Plannen & Organiseren

Stel dat je een cursus moet ontwikkelen voor alle veertig officemanagers in je bedrijf die met een nieuw agendabeheersysteem moeten gaan werken. Het is nu 1 augustus en op 1 oktober wordt het systeem ingevoerd. Dan moeten alle veertig mensen de cursus gevolgd hebben.

Work Breakdown Structure

Zo'n project kun je alleen plannen als je het in stukken hakt. De makkelijkste manier om dat te doen is om het geheel als een product te zien dat je opknipt in kleine tussenproducten. Voor elke tussenproduct stel je een tussendoel. Voor elk tussendoel beschrijf je taken die gedaan moeten worden om dit te halen. Al die tussenproducten samen vormt je eindproduct. Mensen die een speelfilm maken, nemen bijvoorbeeld een script, een castinglijst, een locatieoverzicht, een montageschema en nog zo wat tussenproducten op in hun planning. Dit ophakken noem je het maken van een Work Breakdown Structure (WBS).

Je begint met het einddoel dat je moet bereiken: veertig mensen hebben de cursus gevolgd. Dit deel je op in tussendoelen: cursusmateriaal moet klaar zijn, cursuslocatie geboekt, draaiboek voor de cursus moet klaar zijn. Deze tussendoelen kun je soms ook weer onderverdelen. Als een tussendoel door meer dan één persoon bereikt moet worden, is het sowieso handig om hun werken in subtaken te verdelen. Want wat je straks weer nodig hebt in je actieplan is een overzicht van Wie, Wat, Wanneer klaar moet hebben.

Een WBS heeft een hiërarchische structuur (boomstructuur) van doelen, tussendoelen, taken, subtaken enzovoorts (zo diep als je wilt). Die structuur kun je tekstueel weergeven als een zogenaamde outline, of in een grafisch diagram. Bijvoorbeeld:

voorbeeld van een work breakdown structure (wbs)

Bij elk tussendoel dat je opschrijft bedenk je of je dit nog verder kunt ophakken. Zo rafel je je hele project uit. Wat op de onderste laag van je bouwwerk staat, is wat je het eerste moet bereiken.

Om je actieplan te kunnen schrijven moet je nu nog vijf stappen zetten:

  1. doelen vertalen in taken
  2. mijlpalen bepalen
  3. taken analyseren op uitvoering tegelijk of na elkaar
  4. data aan doelen hangen
  5. taken aan mensen toekennen

1. Doelen vertalen in taken

Een doel vertaal je vaak heel makkelijk in een taak. Een taak ziet er altijd zo uit:

werkwoord + ding + kwaliteitseis of precisering

'Lijst van dagelijks te gebruiken functies in software' wordt dus 'Lijst (ding) opstellen (werkwoord) van de functies in de software die elke dag door de officemanagers gebruikt zullen worden (kwaliteit).

Denk eraan dat je er altijd echt een werkwoord van maakt dat een concreet zichtbaar ding oplevert en niet iets vaags als 'bespreken met ICT-afdeling wat de officemanagers met de software moeten doen'. Vaak moet je immers taken aan collega's uitbesteden en zij moeten precies weten wat ze moeten gaan doen en met welk resultaat jij hen terug wilt zien.

2. Mijlpalen bepalen

In een project zitten altijd beslismomenten. Je verzamelt informatie, bijvoorbeeld over de kosten en faciliteiten van cursuslocaties of je hebt offertes vergeleken van drie geschikte handleidingschrijvers en dan moet je een besluit nemen. Of, als je zelf die bevoegdheid niet hebt, moet je degene die moet beslissen een duidelijk voorstel kunnen doen met de alternatieven en de voor- en nadelen. Welke kwaliteit is er nodig en wat mag dat kosten? Zo'n beslismoment op basis van een tussenproduct, noem je een mijlpaal. Als de schrijver gecontracteerd is en de locatie geboekt dan is die mijlpaal bereikt.

Een bijzonder beslismoment is de go/no go-beslissing. Dat is het punt waarop wordt besloten een bepaald projectonderdeel - of het project als geheel - wel of niet door te laten gaan. Stel dat nog niet helemaal zeker is dat het nieuwe agendabeheersysteem ingevoerd kan worden voor de hele afdeling. Het management wil eerst weten wat de kosten van de cursus zijn. Als jij alle informatie hebt verzameld om een kostenberekening te maken, dien je dit tussenproduct in bij je management en zij nemen dan de beslissing door te gaan met de cursus of een andere oplossing te kiezen.

Ook als je niet afhankelijk bent van beslissingen van anderen in de uitvoering van je project moet je toch voor jezelf mijlpalen inbouwen. Zie dit als een soort denkpauzes waarin je stil staat bij alles wat je gedaan hebt, controleert of je werk nog aan de gestelde eisen voldoet, je de planning van de volgende taken nog kan halen, of dat je iets moet bijstellen aan je Plan van Aanpak.

3. Taken analyseren op uitvoering tegelijk of na elkaar

Als je een gedetailleerde planning maakt, moet je weten welke taken tegelijk uitgevoerd kunnen worden en welke taken op elkaar moeten wachten. Als je zo'n WBS hebt gemaakt, heb je een piramide met een aantal routes naar de top naast elkaar. Je hebt de route met de praktische organisatie (locatie, groepsindeling, uitnodigingen) en de route die tot het cursusdraaiboek leidt, en de route voor het cursusmateriaal. De taken binnen zo'n route zijn onderling van elkaar afhankelijk. Je kunt pas uitnodigingen versturen als je de locatie hebt geboekt.

De taken die op de horizontale lagen van je piramide staan, kun je vaak wel tegelijk (laten) uitvoeren. Het regelen van de locatie heeft niets te maken met het zoeken van de schrijver. Maar, let op! Sommige taken zijn nodig voor meer dan één tussenproduct. Een lijst maken van de meest gebruikte functies is nodig voor het maken van het draaiboek, anders weet de docent niet welke functies hij moet behandelen, en voor het cursusmateriaal, want daar staan de oefeningen met die functies in. Dus het draaiboek moet wachten op die lijst.

Ook taken die niets met elkaar te maken lijken te hebben, hebben vaak toch invloed op elkaar. Stel dat je bij het opstellen van het programma voor het draaiboek besluit dat er eerst een ochtend uitleg over de organisatie rond agendabeheer wordt gegeven, waarbij nog geen computers nodig zijn. Dan heb je een locatie nodig met een gewone zaal voor de ochtend en een computerzaal voor de middag. Als je het organiseren van de locatie uitbesteedt aan een secretaresse, dan weet je dat je met haar moet overleggen. Op alle punten waar taken afhankelijk van elkaar zijn is overleg nodig! Daarom is het handig om mijlpalen in te bouwen. Dit zijn dan momenten waarop informatie uit verschillende routes naast elkaar moet worden gelegd om beslissingen te kunnen nemen.

voorbeeld van een Gantt-chart

Met een zogenaamde Gantt-chart kun je de tijdafhankelijkheden tussen taken visualiseren. Je ziet in een oogopslag welke taken wanneer worden uitgevoerd, welke taken overlappen of parallel lopen en welke taken op elkaar moeten wachten.

4. Data aan taken hangen

Nu komt het allerlastigste deel van het maken van je gedetailleerde planning. Je moet per taak precies inschatten hoeveel tijd de uitvoering kost. Hoeveel offertes van schrijvers ga je opvragen? Hoeveel tijd moet je haar geven om de software te verkennen? Hoe lang heeft de printservice nodig voor vermenigvuldiging van het lesmateriaal?

Als je met drie mensen aan het project werkt en ze moeten op elkaars tussenproducten wachten voor ze verder kunnen, dan moet je bij elke taak harde afspraken maken over deadlines. Heb je zo'n Gantt-chart gemaakt, dan zorg je ervoor dat alle medewerkers deze hebben en dus ook elkaars planning kennen. Maak daarmee duidelijk dat het halen van de eindplanning een gezamenlijke verantwoordelijkheid is.

5. Taken aan mensen toekennen

Sommige mensen doen het liefst alles alleen, dan heb je alles in de hand. Natuurlijk zitten daar nadelen aan. Het kan eenzaam zijn, je moet ook alles zelf doen en er is niemand die zoveel van je project weet als jij. Sparren wordt dan ingewikkeld. Bovendien kun je vaak niet alles zelf of ben jij te duur om simpele taken in het project te doen. Vaak zijn mensen van verschillende afdelingen in je bedrijf bij het project betrokken. Voor de cursus heb je bijvoorbeeld het hoofd van de officemanagers nodig en iemand van ICT die de software op maat heeft gemaakt.

Je legt de taken neer bij de mensen die:

Als je een WBS gemaakt hebt waarin je ook kwaliteitseisen aan de taken hebt gekoppeld, dan krijg je een goed beeld van de mensen die je nodig hebt voor de uitvoering daarvan. Dan wordt het tijd mensen te gaan werven.

Volgende pagina: Tijd schatten


Bron: www.leren.nl/cursus/management/plannen-organiseren/taken.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon