

		Home

Kennisbronnen

Opdrachtgever

De opdrachtgever

	Projectmanagement
Inhoud: 1. Inleiding Wat is een project? Projectopzet Projectplan Fasering en planning Beheersing 2. Projecten leiden Projectleider Opdrachtgever Stuurgroep en klankbordgroep Leidinggeven aan projecten 3. Samenwerken in projecten Neuzen dezelfde kant op Taken en rollen Samenwerken is moeilijk Model voor Effectief Teamfunctioneren Omgaan met tegenslag Project start-up

Zonder opdrachtgever geen project. Zo eenvoudig is het ook. De opdrachtgever ...

zorgt dat er een projectleider is,
hij keurt het projectplan goed,
hij zorgt dat de projectleider projectmedewerkers kan zoeken,
hij zorgt voor de middelen,
hij zorgt ervoor dat het project relatief ongestoord zijn gang kan gaan en dat,
als het project afgerond is, de resultaten worden gebruikt.

Het is geen gemakkelijke rol. Stel je eens voor: je vraagt iemand om voor jou een huis te bouwen. Je geeft hem tweehonderdduizend euro. Je mag drie keer iets zeggen over de tekeningen en je mag tussentijds nog zo'n zeven keer een half uurtje meepraten. Dat voelt helemaal niet zo prettig. Je zou er veel dichter bovenop willen zitten. Je zou iedere dag wel even langs willen lopen op de bouwplaats, je zou bij wijze van spreken midden in de nacht nog ideetjes willen kunnen doorgeven: het wordt per slot van rekening jouw huis! Jij moet erin leven. En wat nog belangrijker is: niet alleen jij, ook je vrouw en je drie kinderen, de pony en de hond. En allemaal vertellen ze jou wat er moet komen en vragen of ze even mee mogen kijken.

Zo voelt een opdrachtgever zich. Hij staat tussen het project en de organisatie. Hij moet ervoor zorgen dat er iets komt waar de organisatie blij mee is, waar de organisatie iets mee kan. En ondertussen mag hij weinig doen. Ja, geld geven en voor menskracht zorgen. Dat vergt moed, voorstellingsvermogen, mensenkennis en gezag.

De taken van de opdrachtgever

Adopteren van het project

In de meeste organisaties leven er heel veel projectideeën. De opdrachtgever pikt uit al die ideeën er maar een paar op. Hij besluit of er geld en tijd in gestoken mogen worden. Hij zoekt de projectleider.

Vaststellen projectplan

De projectgroep schrijft het projectplan. Dat is moeilijk. De opdrachtgever moet beoordelen of dat plan voldoende doortimmerd is. Zo niet, dan moet hij het plan afblazen. Dat is óók moeilijk.

Het project beschermen

Als het project eenmaal op gang is, zijn er vaak tegenbewegingen. 'Kunnen we dat geld niet veel beter besteden?', 'Ik heb Hans weer nodig. Hij is de enige die echt verstand heeft van dat programma.' De opdrachtgever is binnen de directie de vertegenwoordiger van het project. Hij zorgt in dergelijke situaties voor een oplossing.

Het project afblazen

Een project afblazen: het gebeurt eigenlijk maar zelden. Het vergt moed om een project dat in volle gang is, af te blazen omdat je er niet meer in gelooft. Ook dat hoort bij de taken van de opdrachtgever. Hij beschermt weliswaar het project maar hij is verantwoordelijk voor een veel groter deel van de organisatie. Een goede opdrachtgever heeft de moed om wanneer dat nodig is, het project stop te zetten. Liever dat, dan de projectgroep door te laten modderen terwijl iedereen weet dat het toch niets wordt.

Het resultaat accepteren

Lang niet altijd is het geleverde resultaat ook het beloofde resultaat. De opdrachtgever beoordeelt of het gerealiseerde resultaat goed genoeg is.

Het resultaat verkopen

De projectleider zorgt dat het resultaat er komt. De opdrachtgever zorgt dat het resultaat gebruikt wordt. Soms is dat niet zo moeilijk. Maar vaak gaan bij de overdracht van het projectresultaat aan de organisatie er dingen mis.

Het projectresultaat is per definitie iets geheel nieuws voor de organisatie. En dat kan betekenen dat mensen de dingen voortaan anders moeten doen. De opdrachtgever heeft als het goed is een correcte inschatting gemaakt toen hij de projectopdracht ondertekende: dit is een project waar ons bedrijf behoefte aan heeft. Bij het maken van die inschatting moet de opdrachtgever nagaan wat de impact is van het project. Wat verandert er allemaal voor het bedrijf? Wat betekenen die veranderingen voor de medewerkers? Kunnen we die veranderingen aan? Is er geld voor de implementatie?

Lang niet altijd zit het bedrijf te wachten op veranderingen. Vanaf de start van het project zal de opdrachtgever daarom gericht moeten werken aan draagvlak voor de gewenste veranderingen. Daar kan het projectteam zelf aan bijdragen door een goed hoofdstuk Communicatie in het projectplan op te stellen. De opdrachtgever zal binnen het management bouwen aan draagvlak. Hij zal bij P&O praten over hoe zij de veranderingen het best kunnen ondersteunen. Hij zal met de leidinggevenden van de betrokken afdelingen praten over wat er nodig is. Hij zal in de nieuwjaarstoespraak de vernieuwingen aankondigen en uitleggen waar ze toe dienen. Kortom: hij is de wegbereider. Hij steekt zijn nek uit. Een opdrachtgever die zich daar niet aan wil wagen moet geen projecten starten.

Verandermanagement

Deze cursus Verandermanagement is bedoeld voor leidinggevenden die een verandering "even moeten doorvoeren". Hoe pak je zo’n verandertraject aan? Hoe zorg je ervoor dat een verandering het beoogde resultaat oplevert, ook op de langere termijn?

Volgende pagina: De stuurgroep en klankbordgroep

Bron: www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/opdrachtgever.html