Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Management > Projectmanagement > Taken en rollen

Taken en rollen

Projectmanagement

Een goed team verdeelt de taken handig. De Work Breakdown Structure is een heel handig hulpmiddel. Ga daar ook een beetje creatief mee om. Natuurlijk bestaat het team uit specialisten. Die kennis en ervaring moet je natuurlijk ook ten volle benutten. De webdesigner kan maar het beste het site-ontwerp maken. Maar er moeten in een project ook dingen gebeuren die niet zijn voorbehouden aan professies. Het is heel gebruikelijk om de projectleider de vergaderingen te laten leiden. Maar er zijn uitstekende projectleiders die beroerde gespreksleiders zijn. Doe elkaar dat niet aan. Probeer ook eens hoe een ander het ervan af brengt. Hetzelfde geldt voor zaken als het maken van de verslagen, het documenteren, het opbouwen van het projectarchief, de eindredactie van belangrijke rapporten, het onderhandelen met opdrachtgevers of het uittesten van eerste versies. Je wilt graag in het projectteam spelvreugde en creativiteit ontwikkelen. Een iets minder obligate taakverdeling kan daaraan bijdragen.

Rollen

Mensen hebben in een team niet alleen taken maar ook rollen. Rollen zijn heel handig: een rol is een afspraak over welk gedrag men per situatie vertoont. Je weet dus precies wat je aan elkaar hebt: “Als jij weer zo'n wereldvreemd plan hebt, ga ik zeuren dat het toch niet kan, dan word jij boos en vervolgens gaat Hans een compromis zoeken.” Ideaal nietwaar?

Tegelijkertijd is zo'n rolverdeling ook dodelijk voor de creativiteit en het elan binnen je team. Heus, er is geen ontkomen aan een vaste rolverdeling. Het moet toch mogelijk zijn om er af en toe aan te ontsnappen. En dan zal je zien dat je misschien meer rollen kunt hanteren dan je dacht.

Twee bekende roltyperingen zijn die van

De denkende hoeden

Je vindt elders op de leren.nl informatie over de denkende hoeden van Edward de Bono. Bedenk bij het doornemen ervan dat De Bono dit bedacht om mensen los te maken van hun vertrouwde manier van denken. Je hebt nu eenmaal mensen die bij ieder idee of bij ieder voorstel zoeken naar bezwaren. Wat een opluchting als zo iemand nu eens de gele hoed op heeft. Hij mag dan alleenmaar de zonnige zijde van de dingen zien. En die aartsoptimist die altijd maar denkt dat alles kan, die geef je de zwarte hoed. Juist, de rol van de sombermans. Heel aardig is ook om een soort kaartspel te organiseren waarin je ieder zes kaarten geeft met daarop een gekleurde hoed. Die kaarten moet men uitdelen onder de collega's. Iemand die van iedereen een zwarte kaart krijgt moet toch eens nadenken over zijn standaardrol. Het is misschien tijd voor een ander typetje? Mensen die géén kaart krijgen (als er meer dan zes deelnemers zijn gebeurt dat) zijn kennelijk nog vrij blanco. Weten de collega's genoeg van je?

Teamrollen van Belbin

Belbin redeneerde precies omgekeerd. Als je mensen een rol geeft die niet bij hun past, gaat het mis in het team. Dan benut je elkaars sterke punten onvoldoende. Om dat te voorkomen ontwikkelde hij een testje om vast te stellen welke rol iemand van nature neemt. Ieder teamlid doet de test afzonderlijk. Vervolgens kijk je als team of alle teamrollen een beetje prettig zijn verdeeld. Als je bijvoorbeeld allemaal planten hebt, kun je op problemen rekenen. Als het een beetje evenwichtig verdeeld is, is dat natuurlijk mooi. Je mag hopen dat de opdrachtgever en de projectleider bij het samenstellen van het team daar ook rekening mee hielden. Je kunt moeilijk tegen de vierde plant zeggen: “Sorry, jij bent weer een plant, we hebben nu een brononderzoeker nodig. Tot ziens!”

Toch kan Belbin je als projectteam helpen. Als inderdaad blijkt dat het team bestaat uit vier planten, twee afmakers en twee onderzoekers kun je er gif op innemen dat er dingen fout gaan. Tenzij je met elkaar de rollen die nog niet zijn ingevuld bewust verdeelt. Je vraagt daarmee aan jezelf en je teamgenoten om behalve je vertrouwde rol, ook een andere rol te vervullen. Dat zal even wennen zijn. Misschien ontdek je wel een heel nieuwe kant van jezelf. De acht teamrollen van Belbin op een rijtje:

Zorgdrager
Consciëntieus
Zorgelijk en bezorgd
Werkt achter de schermen
Regelt het planmatig verloop
Groepswerker
Sociaal gericht
Mild
Gevoelig
Kan goed luisteren
Stimuleert en integreert
Onderzoeker
Extravert
Gaat op zoek naar ideeën
Enthousiast
Nieuwsgierig
Communicatief
Voorzitter
Kalm
Zelfvertrouwen
Doelgericht
Realistisch en nuchter
Laat ieder teamlid tot zijn recht komen
Waarschuwer
Nuchter
Weinig emoties
Zakelijk
Analyseert en bekritiseert
Plant
Individualistisch
Onorthodoxe ideeën
Intellect, kennis
Fantasie
Vormer
Energiek
Extravert
Dynamisch
Ongeduldig
Bedrijfsman
Plichtsgetrouw
Zet beslissingen om in werkzaamheden
Praktisch
Zelfdiscipline

Het enneagram

Ook het enneagram kan je helpen om binnen het team de samenwerking bespreekbaar te maken. Het werkt vooral handig in de 1-op-1 relaties. Hoe reageert de Romanticus op de Loyalist? Zie je dat terug in het team? Kun je er ook anders mee om gaan?

Het enneagram biedt in sommige opzichten een leerzaam doorkijkje in hoe je in elkaar zit. In de woordkeuze en manier van redeneren heeft het werken met enneagrammen wel iets weg van een horoscoop: niet iedereen zal zich er bij thuis voelen. Bovendien krijgen gesprekken over het enneagram al gauw een vrij persoonlijk karakter. Anders dan de denkende hoeden van De Bono of de teamrollen van Belbin, gaat het enneagram 'echt over jezelf'. De Bono en Belbin gaan vooral over de rol die graag hebt in een groep. Met andere woorden: lees voor gebruik de gebruiksaanwijzing.

Volgende pagina: Samenwerken is moeilijk


Bron: www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/taken-en-rollen.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon