

		Home

Kennisbronnen

Don'ts

Don’ts van e-mailen

	Grip op e-mail
Inhoud: Ergernissen Voorkom informatieoverload E-mailetiquette Wanneer e-mail? Do’s Don’ts Checklist Structuur in je inbox Nieuwe gewoonten

Zet de ontvanger niet op het verkeerde been

Verstuur nooit een e-mail zonder het onderwerp in de onderwerpregel aan te geven. Verzend ook nooit een bericht zonder je naam te vermelden. Schrijf geen zinnen in hoofdletters. De ontvanger zal dit interpreteren als schreeuwen en zal denken dat je boos op hem bent.

Gebruik e-mail niet voor gevoelige onderwerpen of slecht nieuws

Hoewel e-mail in lastige situaties een aantrekkelijk alternatief lijkt, mag je je nooit achter een e-mail verschuilen. Door het ééndimensionale karakter van e-mail zie je niet hoe je bericht bij de ontvanger overkomt en kun je een misverstand niet meteen rechtzetten. Ook heb je geen idee van de omstandigheden en timing van het moment waarop je e-mail wordt gelezen. Hoe je slecht nieuws wel kunt brengen, leer je in de cursus Gesprekstechnieken.

Verzend geen vertrouwelijke informatie

In principe is e-mail niet geschikt voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie. Ook privé-informatie over collega’s wissel je niet uit via de mail. Een e-mail - of de reactie daarop – wordt nogal eens naar anderen doorgestuurd en dan komt je bericht terecht bij mensen voor wie jij hem niet had bestemd. Wees je ervan bewust dat in veel organisaties de systeembeheerder toegang heeft tot je e-mail.

Bcc

Wanneer je een bericht aan meerdere zakelijke contacten verstuurt, is het niet zo professioneel als de e-mailadressen van de geadresseerden voor iedereen zichtbaar zijn. Er zijn organisaties die maar al te gemakkelijk gebruikmaken van deze adressen om spam te versturen. Gebruik in een dergelijk geval bcc (blind carbon copy). De adressen die je hier invoert, zijn dan niet zichtbaar voor de anderen.

Wees niet te gemakzuchtig

Stuur niet voor ieder wissewasje een e-mail. Vraag je bij elk bericht even af of het wel verstandig is voor de betreffende boodschap e-mail als medium te gebruiken. Is een telefoontje of rechtstreeks contact met de collega, die een paar kamers verderop zit niet effectiever? En hoewel het een verleidelijk alternatief is om niet zelf de archiefkast in te hoeven duiken, is het niet verstandig om een e-mail te versturen waarin je om informatie vraagt die je zelf gemakkelijk kunt opzoeken. Het is niet collegiaal en zal voor de nodige irritaties kunnen zorgen.

Cc

Vele inboxen slibben dicht door de grote hoeveelheid cc’tjes die ‘voor de zekerheid’ en ‘ter info’ worden verstuurd. Doe hier niet aan mee en wees selectief in het versturen van cc’tjes.

To: alle afdelingen

In veel organisaties is het mogelijk om een bericht te versturen naar alle medewerkers of de medewerkers van een organisatieonderdeel, bijvoorbeeld de afdeling IT of Personeelszaken. Dat kan erg efficiënt zijn, bijvoorbeeld wanneer de directie een belangrijk bericht heeft.

Maar al te vaak wordt deze mogelijkheid uit gemakzucht gebruikt, omdat de verzender van de e-mail niet goed weet aan wie hij zijn bericht moet richten en voor het gemak de hele afdeling maar adresseert. Een bron van onnodige verstopping.

Gebruik e-mail niet voor niet-zakelijke mail

Kettingbrieven horen niet thuis op het werk. Dat geldt ook voor e-mails die kwetsend kunnen zijn door grappen over huidskleur, afkomst, religie seksuele geaardheid, ras of sekse. Gebruik je e-mail op het werk ook niet voor het verhandelen van spullen. De meeste organisaties hebben hier een speciaal hoekje voor ingericht op het intranet.

Volgende pagina: Checklist do's en don'ts

Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/e-mail/dont.html