Veelvoorkomende e-mailergernissen
Helaas zijn er allerlei hardnekkige slechte gewoontes, waardoor e-mail als communicatiemiddel minder effectief en efficiënt is geworden. Uit onderzoek is gebleken dat elke medewerker jaarlijks gemiddeld 320 uur verknoeit aan inefficiënt mailen. Waarschijnlijk komen de volgende voorbeelden van e-mailergernissen je zeer bekend voor:
- Losse gedachten, tips, suggesties, vragen etc. e-mailen, die beter in dialoogvorm (telefoongesprek of ‘om tafel’) kunnen worden afgehandeld.
- Je ontvangt informatie die beter op een intranet of andere gestructureerde informatieopslagplaats kan worden gezet.
- Ongevraagd (periodieke) informatie, spam, kettingbrieven en andere ‘grappen’ ontvangen waar je helemaal niet op zit te wachten.
- Eindeloos veel cc’tjes.
- Je ontvangt een mail waarin wordt verwezen naar een bijlage, maar de bijlage ontbreekt.
- Vragen om informatie die door de verzender ook kon worden opgezocht.
- Veel verschillende onderwerpen in een mail behandelen, waardoor je als ontvanger een e-mail niet gemakkelijk kunt afhandelen.
- Misverstanden over de verwachte follow-up (de verzender van de mail verwacht een reactie van je, maar jij hebt dat niet uit zijn mail begrepen of je blijft lang piekeren over een antwoord terwijl het mailtje ‘ter informatie’ was).
- Essentiële informatie versnipperen over meerdere e-mails (een uitnodiging voor een vergadering, gevolgd door een toelichting op de agenda, gevolgd door een herinnering met routebeschrijving maar zonder agenda etc.), waardoor je onnodig veel tijd kwijt bent met het verzamelen van de juiste informatie.
Volgende pagina: Informatieoverload voorkomen
Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/e-mail/ergernissen.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
