Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Adviseren > Adviestraject > Contactfase

Contactfase

Adviseren

Je krijgt een mailtje: wil je Annemarie Pulder even bellen, ze wil je graag een keer spreken. Het eerste contact met de opdrachtgever is belangrijk. Bereid je daarom voor. Oriënteer je op de opdrachtgever. Wat voor organisatie is het, wat zouden ze van me willen? Kijk op internet, maar ga ook eens praten met collega's die al eens eerder voor die organisatie gewerkt hebben. Vraag in je omgeving eens of mensen wel eens van hun diensten hebben gebruik gemaakt. Verdiep je in je mogelijke klant.

In het eerste gesprek maak je kennis. Wees op tijd, pas je kleding aan op wat jij denkt dat men van je verwacht, zorg dat je je visitekaartje bij de hand hebt. Organiseer jezelf zodanig dat je zodadelijk maximaal aandacht kan hebben voor waar het hier om gaat: de kennismaking. Zo'n eerste gesprek kan werkelijk alle kanten op gaan.

De competitie

De geadviseerde heeft bijvoorbeeld vier bureaus uitgenodigd en je doet dus mee in een competitie. In dat soort gesprekken is de geadviseerde vooral geïnteresseerd in jou. Over het algemeen kent men het bedrijf waarvoor je werkt. Maar je huurt de vent, niet de tent!

Dus laat je zien: wat kun je en waaruit blijkt dat? Voorkom dat je jezelf gaat aanprijzen. Citeer anderen die over jou zeiden dat je een prettige, kordate ICT'er bent die werkelijk luistert naar de klant.

Praat in ervaringen: 'Ik werkte bij een opdrachtgever aan de introductie van ... en toen maakten we dat ook mee. We hebben toen ...' Je slaat met zo'n insteek twee vliegen in één klap. Je laat zien dat je de situatie van de klant al eerder bij de hand hebt gehad en je kunt anderen over jou laten praten: '... en ik moet zeggen dat ze dik en dik tevreden waren. In no time draaide het systeem op rolletjes.'

De redder in nood

Lang niet altijd neemt een opdrachtgever de tijd voor een competitie. Ze hebben over je gehoord en willen aan de slag. Je hoeft jezelf niet te verkopen, kennelijk hebben anderen dat al voor je gedaan.

Toch zul je ook in dergelijke gesprekken je best doen. Je moet de goede indruk die men van je kreeg waarmaken. Let op: de verleiding is groot om dan maar meteen met elkaar in zee te gaan. Niet doen.

Zorg voor een heel zorgvuldige intake en overtuig je ervan dat jij de goede man op de goede plek bent. 'Nee' zeggen tegen een opdracht is natuurlijk jammer en veel bazen zijn daar ook helemaal niet blij mee. Maar 'Ja' zeggen tegen een opdracht die je niet aankunt is nog veel erger.

Stel vragen, vragen, vragen

Als het meezit eindigt een eerste gesprek met de vraag 'maar eens wat op papier te zetten'. En als je die vraag niet gesteld wordt bied je het aan! Men wil een voorstel van je. Wat kun jij in deze situatie voor ons doen? Om die vraag zinvol te kunnen beantwoorden moet je over informatie beschikken. En dat betekent dat je vragen moet stellen. Vraag door tot je gesprekspartner er sacherijnig van wordt. Je hebt de informatie nodig.

Een organisatie die een adviseur vraagt om kennis te maken, heeft een probleem. Soms kennen ze de oorzaak van dat probleem, soms ook niet. Beschouw in deze fase van je opdracht het probleem als een kluwen wol die geen begin en geen eind lijkt te hebben. Trek aan een draadje, kijk wat er los komt en werk van daaruit verder. Als het probleem heel ingewikkeld is, vind je de oorzaak van het probleem toch niet in een gesprek van ten hoogste anderhalf uur. En als het probleem niet zo ingewikkeld is, maakt het ook niet uit waar je begint. In dat geval kom je de oorzaak vanzelf tegen.

Er zijn opdrachtgevers die graag praten over hun probleem. Prima. Waar jij geïnteresseerd in bent is een antwoord op de volgende vragen:

Bij een opdrachtgever die wat op zijn hoede is, stel jij die vragen. Bij een opdrachtgever die wat gemakkelijker praat laat je hem praten en zorg je ervoor dat bovenstaande vragen beantwoord worden.

Vraag door. Laat af en toe een stilte vallen, geef de opdrachtgever ook de tijd om zijn gedachten te ordenen. Vat af en toe samen zodat je zeker weet dat je hem goed hebt begrepen. Zo'n samenvatting is ook vaak een overstap naar een volgend aspect. Samenvattingen zijn vaak een natuurlijk moment om het probleem verder te verkennen. Stel open vragen. In dit stadium zijn waarom-vragen en waaruit blijkt dat-vragen heel zinvol. Aarzel niet om af en toe dóór te vragen. Zeker bij de waarom-vraag kan dat heel verhelderend zijn. Iemand geeft antwoord op een waarom-vraag en je vraagt gewoon nog eens: 'Waarom?' En nog eens en nog eens (als je durft).

Voorbeeld:

De logistieke processen lopen veel te traag.

Waarom: Omdat de Dienst Logistiek al jaren onderbemand is.
Waarom: Omdat we geïnvesteerd hebben in automatisering
Waarom: Omdat we achterliepen ten opzichte van de concurrentie op dit punt.
Waarom: Omdat de Raad van Bestuur logistiek eigenlijk onbelangrijk vindt.

Als je in dit voorbeeld een nieuw logistiek systeem zou ontwikkelen, kom je van een koude kermis thuis. Zoiets heeft alleen zin als de baas van je opdrachtgever dat belangrijk vindt. In dit geval kun je dus veel beter een plan bedenken om bij de Raad van Bestuur meer aandacht te krijgen voor de logistiek.

Gooi in het gesprek ook af en toe een balletje op. Je ontwikkelt langzaam maar zeker een beeld van de problematiek. En daarmee ook een mogelijke oplossingsrichting. Laat zo'n idee eens (in grote lijnen) vallen. Soms pakt de opdrachtgever het op. Soms schudt je opdrachtgever het idee van zich af: 'Nee, natuurlijk werkt dat niet...' In het eerste geval zit je kennelijk op het goede spoor. In het tweede geval heb je voorkomen dat je in je offerte met iets komt waar je opdrachtgever helemaal niet op zit te wachten.

De afsluiting

Ga niet het hele gesprek proberen samen te vatten. Dat lukt je toch niet. In ieder gesprek komt er een moment om af te ronden. Soms doet de opdrachtgever dat zelf. Soms moet jij dat doen: jouw tijd is ook duur, dat mag je best laten zien. Als je het gevoel hebt dat je vragen beantwoord zijn kun je in een moment van stilte de hamvraag stellen: 'Ik weet inmiddels heel veel van het probleem en uw bedrijf. Wat vindt u, zal ik dit eens voor mezelf op een rijtje zetten en een (eerste) offerte maken?'

Volgende pagina: de offerte


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/adviseren/contactfase.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon