Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Communicatieplan > Afbakening

Afbakening van een communicatieplan

Communicatieplan

Communicatie is geen wondermiddel. Het biedt niet de oplossing voor alle kwalen. 'Dat is een kwestie van goede communicatie', hoor je als oplossing voor de meest uiteenlopende problemen. Dat klopt ook wel maar meestal slechts gedeeltelijk. Een reorganisatie in goede banen leiden is inderdaad een kwestie van goede communicatie. Maar ook van een goede regeling, stevig leidinggeven en een visie op de toekomst.

Als je een communicatieplan maakt, is het belangrijk om te expliciteren wat je wel en wat je niet gaat aanpakken. Bijvoorbeeld:

'Dit communicatieplan beperkt zich tot de communicatie met alle medewerkers en groepen medewerkers rond de reorganisatie en heeft dus geen betrekking op de interpersoonlijke communicatie tussen individuele medewerkers en hun leidinggevenden.'

Met andere woorden: wees duidelijk over wat je wel aanpakt en wat je laat liggen.

Analyse van de doelstellingen en instrumenten

Een communicatieplan staat altijd in dienst van iets anders. Je wilt iets bereiken als organisatie. In je analyse betrek je die organisatiedoelstellingen. Vragen die je stelt zijn bijvoorbeeld:

Je vindt in de cursus 'Verandermanagement' veel meer vragen en analyse-instrumenten waardoor je een beter zicht krijgt op de situatie.

Als je een antwoord hebt op deze vragen, kun je een stapje verder gaan. De hamvraag is dan: hoe kunnen we met behulp van communicatie-instrumenten helpen om de doelstellingen te bereiken? Realiseer je dat communicatie nooit of te nimmer voor resultaten kan zorgen. Communicatie is altijd ondersteunend.

Vragen die in dit stadium stelt, zijn vaak vragen die gaan over wat mensen weten, vinden en willen.Bijvoorbeeld:

Maar je zult ook hele basale vragen over je doelgroepen moeten stellen:

Je stelt deze vragen om vast te kunnen stellen welke bijdrage communicatie kan leveren. Je moet bijvoorbeeld beslissen of een nieuwsbrief zinvol is. Als het gaat om twintig mensen, is een bijeenkomst natuurlijk veel effectiever. En ook als het gaat om twintigduizend mensen die niet kunnen lezen, is een nieuwsbrief weggegooid geld. Je bedenkt een ander plan als de doelgroepen heel veel belang hebben bij de verandering maar er gewoon nog niet van afweten.

Een voorbeeld. De afdeling ICT in een grote overheidsinstelling krijgt dagelijks twintig telefoontjes van medewerkers die hun wachtwoord vergeten zijn. Jammer, jammer want het ziekenhuis beschikt over een slim systeem dat gebruikers in staat stelt om met behulp van een simpel vraag- en antwoordspel het wachtwoord op te vragen. Het vergt vijf minuten van de gebruiker om dat vraag- en antwoordspel in te vullen. Daarna kun je altijd je wachtwoord opvragen. Ideaal! Maar tja, de gebruiker heeft pas een probleem als hij z'n wachtwoord kwijt is. En dan is één telefoontje genoeg om een nieuw wachtwoord in te stellen. De afdeling ICT besteedt veel geld aan een brochure over het systeem. En verbaast zich erover dat desondanks niemand er gebruik van maakt. Logisch: zolang de gebruiker geen probleem heeft, is de noodzaak tot verandering niet groot.

Je klant is soms niet blij met al deze vragen. 'Kom nu maar met een oplossing!' De rug rechten, even doorzetten en een grapje kunnen dan helpen. Maar zorg er wel voor dat je geen overbodige vragen stelt. Vaak is veel informatie al te vinden in het projectplan, het jaarverslag of de beleidsplannen voor het volgende jaar.

Volgende pagina: Je communicatiestrategie: de belangrijkste keuzes


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/communicatieplan/afbakening-en-analyse.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon