Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Leiding ontvangen > Te weinig verantwoordelijkheid

Je baas geeft je te weinig verantwoordelijkheid en te weinig vrijheid

Leiding ontvangen

Je voelt je gecontroleerd. Je presteert onder je niveau. Je voelt je kort gehouden. Je wil meer. Je verveelt je. Heeft je leidinggevende geen vertrouwen in je of zo? Waarom mag je je ideeën niet uitvoeren? Hoe kun je meer verantwoordelijkheid en vrijheid krijgen?

In het kort

Hoe komt het eigenlijk dat je zo weinig vrijheid krijgt? Voor dit probleem zijn veel oorzaken mogelijk. Het kan te maken hebben met de persoonlijkheid van je baas. Hij heeft te veel behoefte aan controle en invloed en is bang voor fouten. Het ligt misschien in de organisatie: niemand zit er op te wachten dat jij meer gaat doen dan waarvoor je aangenomen bent. Of het is een gewoon een gebrek aan informatie over jouw kunnen.

Je doelstelling is uiteraard dat je meer verantwoordelijkheid wilt hebben. Maar waarover? Op welk terrein? Voor welke taken? Formuleer precies wat jij naar je toe wilt trekken.

Je aanpak stem je uiteraard af op de oorzaken die je hebt gevonden. Je kunt laten zien dat je baas op je kan vertrouwen door hem assertief te wijzen op de kwaliteit van je werk. Maak eens een nieuw cv waarop je baas kan zien wat je al gepresteerd hebt en wat daarvan relevant is voor jouw werk. Verruim zelf je vrijheid door de doelen van je baas op je eigen manier te halen. Lees verder als je nog meer adviezen wilt.

Een voorbeeld: 'Maar Jos, je werkt al zo hard!'

Jos is sinds twee jaar juridisch medewerker op een advocatenkantoor. Er werken vier advocaten en twee secretaresses. Functioneel valt Jos onder Nelleke, één van de advocaten. De andere drie mogen Jos ook aan het werk zetten, maar dat moet via Nelleke en het moet in het wekelijkse werkoverleg besproken worden.

Jos vindt het heel vervelend dat Nelleke elke klus die hij te doen krijgt, goed moet keuren. De andere advocaten geven hem vaak veel interessantere zaken om uit te zoeken dan Nelleke. Zij meent echter dat ze het meeste recht heeft op Jos en zij stopt zijn tijd vol met onbenullige klusjes die de secretaresses ook zouden kunnen doen. Bovendien typt ze van A tot Z in een mail hoe hij het moet doen. Tussentijds vraagt ze nog drie keer 'of hij er uit komt?'

Hij heeft het probleem al twee keer aangekaart bij Nelleke, maar zij vindt dat ze hem juist zulke duidelijke opdrachten geeft. Het is toch fijn als het werk voor hem makkelijk is? De andere drie proberen volgens haar steeds te veel werk op hem af te schuiven. Ze houdt hem juist uit de wind.

Jos heeft een nieuw systeem bedacht voor het filen van dossiers. Er is een open source programma voor projectadministratie dat precies bij hun behoefte aansluit. Hij wil graag onder zijn eigen verantwoordelijkheid dit nieuwe systeem invoeren. Maar hoe krijgt hij het langs Nelleke?

Van probleem naar doelstelling

Waar heeft Jos last van?

'Ik wil meer verantwoordelijkheid en meer vrijheid', dat klinkt nog zo vaag. Welk probleem heeft Jos nu precies? Er zitten verschillende kanten aan:

Het gevolg is dat Jos met tegenzin naar zijn werk gaat. Hij probeert Nelleke zoveel mogelijk te ontwijken. Intussen steekt hij al zijn vrije tijd in zijn studie Rechten aan de Open Universiteit, zodat hij snel weg kan. Maar dat zal toch nog zeker twee jaar duren!

Hoe moet het wel?

Jos heeft de neiging om zijn doelstelling negatief te formuleren: ze moet me niet meer controleren, ze moet me geen simpele klussen meer geven en ze moet ophouden me af te schermen van de andere advocaten. Negatieve doelstellingen zijn een beetje giftig. Ze richten je aandacht heel erg op wat er niet lukt, in plaats van op positieve ontwikkeling. Hier gaat Jos aan werken:

  1. Nelleke krijgt een beeld van mijn capaciteiten dat overeenkomt met het beeld dat ik er zelf van heb.
  2. Ik vraag haar om het doel van een opdracht om de norm waaraan het resultaat moet voldoen. Ik ga zelf bepalen hoe ik het wil doen. Ik vertel haar zelf tussendoor hoe het gaat en wacht niet tot ze bij me komt.
  3. Ik neem opdrachten van de andere advocaten aan. Ik stel Nelleke daar zelf van op de hoogte en overleg met haar over prioriteiten. Ik betrek daarbij de werklast van de secretaresses.
  4. Ik kan mijn idee voor het projectmanagementsysteem invoeren en krijg daarvoor één dagdeel per week. Eén van de andere advocaten wordt mijn opdrachtgever daarvoor.
  5. Ik wil doel 2 en 3 binnen een maand bereiken. Doel 2 binnen twee maanden. Als ik een maand aan het project hebt gewerkt, wil ik dat doel 1 bereikt is.

Deze doelstellingen zijn zo SMART dat de aanpak er al in besloten zit.

Mogelijke oorzaken van gebrek aan verantwoordelijkheid en vrijheid

Vaak zitten de oorzaken in de persoonlijkheid van je leidinggevende en in patronen die zo gegroeid zijn in de samenwerking. Aan die persoonlijkheid kun je weinig doen, maar wel aan die scheve patronen. Waar komt het gedrag van je baas vandaan?

Gebrek aan informatie over je capaciteiten

Misschien wèèt je leidinggevende niet wat je kan. Dat is natuurlijk ook een kip-ei-verhaal als je nooit de kans krijgt te laten zien wat je in je mars hebt. Maar je kunt die kansen ook zelf creëren!

Je baas wil niet dat je meer capaciteiten hebt

Je baas heeft zich een bepaald beeld van je gevormd op basis van de functie die hij bij je in dienst treden in zijn hoofd had. Dat beeld kan helemaal los staan van je cv. Soms wil een leidinggevende gewoon niet zien dat je meer kunt, omdat zijn prioriteit en belang alleen ligt bij het goed uitvoeren van de taakjes die hij jou wil laten doen. Hij heeft er geen belang bij dat je ook andere dingen kunt die niet in je functieomschrijving staan. Dat is alleen maar lastig.

Onzekerheid over mogelijke fouten

In het voorbeeld van Jos zou je kunnen denken dat dat juridische werk heel precies moet gebeuren en dat Nelleke hem dùs wel moet controleren. Zo denkt Nelleke er zelf waarschijnlijk over. Maar juist als je weet dat je werk toch precies gecontroleerd wordt, ben je niet meer gemotiveerd om heel precies te werken. Dan ga je juist fouten maken. En als je eenmaal een paar keer een fout hebt gemaakt, heb je je baas weer redenen gegeven om je te controleren!

Controle en invloed is zo fijn

In het werk van een leidinggevende zitten heel veel onzekere factoren en er zijn partijen die zich onvoorspelbaar gedragen, zoals cliënten, getuigen of rechters. Dan is het toch heerlijk als je tenminste je medewerker kunt sturen? Een goed tegenwicht tegen al die mensen die je niet kunt of mag beïnvloeden.

Mijn eigen medewerker

Een eigen medewerker over wie je de baas bent, geeft status. Veel mensen voelen zich bevestigd in hun capaciteiten als ze leiding mogen geven, al bakken ze er weinig van.

Ongezonde ouder-kind-relatie

Dit klinkt een beetje heel psychologisch, maar dat maakt het patroon niet minder reëel. In de communicatie tussen mensen kunnen patronen ontstaan die heel erg lijken op de relatie tussen een vader of moeder en een kind. Het kind vraagt om zorg, aandacht en hulp en de ouder geeft die, want dat past bij de rol die hij toebedeeld krijgt. Zorg is fijn maar dat ouderschap heeft ook een negatieve kant. De ouder verbiedt het kind activiteiten waar het volgens de ouder nog niet aan toe is. Het kind gaat zich opstandig gedragen en nodigt de ouder uit hem nog meer te controleren. Zo'n patroon kan natuurlijk ook bij de baas beginnen die zich als ouder opstelt; dominant en sturend. Het is een natuurlijk voor de medewerker om als een volgzaam kind te reageren. Je ziet de negatieve spiralen al voor je. Kom er maar eens uit! Deze patronen vind je terug in de Roos van Leary.

Welke aanpak past bij jouw doelstelling?

Denk je eigen gebrek aan verantwoordelijkheid en onvrijheid nog eens goed door. Herken je één van de oorzaken? Kun je benoemen tegen je baas waar je last van hebt en vragen welke oorzaken hij ziet? Als je het presenteert als een gezamenlijk belang dat jij meer handelingsvrijheid hebt, kun je veel nuttige informatie van je baas krijgen die je in je doelstelling en in je praktische aanpak kunt gebruiken. Welk gedrag van je leidinggevende zou voor jou wél functioneel zijn? Formuleer je eigen SMARTe doelstelling.

Wat kun je doen? Kies een aanpak die bij de oorzaken past die volgens jou van toepassing zijn. Als je je leidinggevende een tijdje met jouw nieuwe gedrag geconfronteerd hebt, kun je hem vertellen over je de doelstelling. Je moet dan heel concreet kunnen formuleren welke voordelen jouw nieuwe gedrag voor hem zelf heeft. Hoe kan hij zijn eigen belangen beter realiseren? Denk aan meer tijd, meer rust, betere kwaliteit van je werk.

1 Vraag om doel en resultaat

Als je baas je een opdracht geeft, vraag je naar het doel en naar de normen. Zorg ervoor dat je die SMART krijgt. Als je baas uitlegt hoe je het moet doen, luister je vriendelijk. Vervolgens doe je het op je eigen manier. Als je klaar bent, vertel je hoe je het gedaan hebt (anders!) maar je laat zien dat je wel het doel bereikt hebt volgens de gestelde normen. Zo went hij er langzaam aan dat je zelf kunt nadenken, zonder dat hij er last van heeft.

2 Maak een nieuw cv

Als je ergens al een tijd werkt, is het cv dat je baas in zijn archief heeft, verouderd. Intussen heb je natuurlijk cursussen gedaan en ervaring opgedaan, binnen én buiten het werk. Stel je cv bij en doe dat eens niet op de vertrouwde manier maar beschrijf je competenties. Maak deze zinnen af:

Ik ben sterk in...(klantgerichtheid, productkennis, communicatie, organiseren...)
Dat kan ik aantonen met...(een brief van een klant, de snelheid waarmee je iets kunt vinden in mijn pc, mijn efficiënte en plezierige optreden in het werkoverleg...)

Vraag aan je baas of je je nieuwe cv mag komen toelichten. Vraag hem niet meteen er ook consequenties uit te trekken! Als het goed is gaat je leidinggevende een meer delegerende stijl kiezen als hij een positief beeld heeft van je competenties.

3 Gedraag je in elke situatie assertief

Gebruik elke situatie waarin je leiding krijgt om je assertief te gedragen. Daarmee doorbreek je het ouder-gedrag van je baas. Gebruik vooral de werkoverleggen daarvoor, want dan kunnen anderen je steunen.

4 Betrek anderen bij je probleem

Leg andere leidinggevenden in je organisatie je probleem voor en ook je doelstelling. Breng het niet als klagen over je baas, want dan gaan hun stekels overeind staan. Geef aan dat je graag wilt groeien en dat je daar advies bij wilt. Als je geluk hebt snijdt het mes aan twee kanten. Je krijgt tips over een effectieve aanpak van je baas en misschien spreken de andere leidinggevenden jouw baas in de wandelgangen aan.

5 Wil je een spannend project? Maak een plan en laat zien dat je het kan

Wil je verantwoordelijkheid? Neem dan een risico. Schrijf in je eigen tijd een goed projectplan voor een vernieuwing in je werk. Pak er een goed boek over projectmanagement bij. Beschrijf vooral heel precies de rol en taken van de opdrachtgever van het project (waarschijnlijk je baas, maar kan ook een ander zijn). Geef ook heel precies aan op welke resultaten en processen in het project jij aangesproken kan worden. Zoek wel een project dat dichtbij je huidige taken ligt. Te grote sprongen hebben weinig kans op succes.

6 Vraag om salarisverhoging

Draai het eens om. Zeg dat je meer wil verdienen maar daar ook meer voor wil doen en welk voordeel je baas daarvan heeft. Zo speel je het via de ruilrelatie. Dat is heel volwassen!

7 Zorg voor draagvlak bij je collega's én bij je baas

Als jij simpele taken kwijt wil, moet je er ook voor zorgen dat die taken naar iemand anders toe kunnen. Denk daarover na en vraag collega's of ze daarvoor open staan. Anders zadel je je baas met het probleem op dat het werk niet gedaan wordt. Kan het werk nergens heen, bedenk dan hoe je baas het zèlf makkelijker kan doen. Misschien kan er nog iets geautomatiseerd worden?

8 Werk een maand lang foutloos

Wil je van die controle af? Laat zien dat het niet nodig is en werk een maand lang super gedisciplineerd. Kondig ook aan bij je baas dat je gaat aantonen dat zijn controle niet nodig is. Maak je onverhoopt toch een fout, meld die dan meteen bij je baas en zeg hem hoe je het gaat herstellen. Eerlijk zijn over je fouten, creëert vertrouwen. Combineer deze aanpak met nummer 1.

Volgende pagina: je hebt te weinig bevoegdheden om je doelen te halen


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/leiding-ontvangen/geeft-te-weinig-verantwoordelijkheid.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon