Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Schrijven > Verhelderen

Verhelderen van de schrijfopdracht

Schrijven

Het schrijven van een zakelijke tekst is in zekere zin een project. We hebben het dan niet over een kort briefje of een memo over de storing in de koffieautomaat. Nee, we hebben het over schrijfopdrachten die tenminste een paar dagen werk opleveren. Dergelijke klussen kun je het best projectmatig aanpakken.

En dan is er één hoofdregel: zorg voor duidelijkheid. Vooraf maar ook tijdens het proces. Als je een schrijfopdracht krijgt, kun je als een kip zonder kop aan de slag gaan maar het is handiger, zuiniger en dankbaarder om je opdrachtgever in een uurtje de hemd van het lijf te vragen. Zodat je weet waar je aan begint.

Thema

Een zakelijke tekst gaat altijd ergens over. We noemen dat het thema. Bij een schrijfopdracht krijg je altijd een thema mee. Zo kun je de opdracht krijgen om een beleidsnota te schrijven over het invoeren van nieuwe bedrijfskleding.

Zorg dat je het thema zo ver mogelijk inperkt. Gaat het hier over de bedrijfskleding voor alle medewerkers of hebben we het alleen over de medewerkers van een bepaalde afdeling? Gaat het om het verkennen van mogelijkheden of is de beslissing voor nieuwe kleding al genomen? Wilt u de nadruk op het invoeren van de nieuwe kleding of ligt de nadruk op het beheer van de kleding?

Doelgroep, meelezers

Voor wie schrijf je? Wat weet je opdrachtgever van de doelgroep? Als je voor het hoofd van de afdeling P&O een nota schrijft over bedrijfskleding voor de Raad van Bestuur, schrijf je anders dan wanneer je voor de medewerkers zelf schrijft. En zijn er ook meelezers, mensen voor wie de tekst weliswaar niet bedoeld is maar die op de achtergrond toch erg belangrijk zijn. Een ondernemingsraad bijvoorbeeld. Moet je daar rekening mee houden?

Probeer al tijdens het verzamelen en ordenen van je informatie rekening te houden met je doelgroep. Als je voor mensen schrijft die veel van een onderwerp weten, moet je rekening houden met een forse dosis eigenwijsheid bij je lezers. Stel je als het ware voor dat die lezer tegenover je zit en telkens lastige vragen stelt: 'O ja, hoezo dan?' of 'Is dat het enige denkbare scenario?' Als je voor bestuurders schrijft die veel moeten lezen, noem je alleen de hoofdzaken. Je zorgt voor een heldere samenvatting waarin je de conclusie presenteert. Achtergrondinformatie stop je in de bijlage. Je formuleert stellig en zonder omhaal van woorden. Je gebruikt wat jargon als dat de status van je stuk kan verhogen. Stel je die voorzitter van de Raad van Bestuur voor, 's avonds om kwart over zeven. Hij leest jouw notitie. Hij heeft honger, hij wil snel duidelijkheid. Moet ik hier wat mee?

Ook de meelezers kunnen belangrijk zijn. Soms wil je slapende honden niet wakker maken. Sommige beleidsmakers noemen een 'reorganisatie' dan 'een project waarin wordt onderzocht of schaalvergroting tot de mogelijkheid behoort'. Vergis je niet: een beetje geoefende voorzitter van de ondernemingsraad leest ook tussen dergelijke regels door. Nee, je kunt meestal maar het best duidelijkheid geven. Alleen doe je dat niet in hetzelfde stuk maar bijvoorbeeld in een begeleidende brief of in een bijlage waarin de gevolgen voor het personeel op een rijtje worden gezet.

Doel van de tekst

Wat moet de tekst doen? Teksten hebben een doel. Een beleidsnota kan allerlei aspecten van een onderwerp op een rij zetten zodat de lezer zich een overzicht kan vormen van de mogelijkheden. Een beleidsnota kan ook bedoeld zijn om de lezer te helpen bij het maken van een keuze. Een beleidsnota kan bedoeld zijn om het beleidsproces te bespoedigen of te vertragen. Vraag je opdrachtgever wat de bedoeling is van de tekst. Vraag in dit verband ook waar zij aan denkt: een memo van vier kantjes of een doorwrocht stuk van veertig kantjes. Je zult de eerste niet zijn die met een heel andere tekst aan komt zetten dan waar de opdrachtgever op rekende.

Boodschap

Soms weet je opdrachtgever al wat de boodschap van de tekst moet zijn. Soms is die boodschap nog volstrekt onduidelijk. Dat is sterk afhankelijk van de schrijfopdracht. Vraag ernaar!

Medium

Het maakt nogal wat uit of je een artikel schrijft voor het personeelsblad of een nota voor de directie. Of een stukje over de afdeling voor het intranet of een flyer die wordt uitgereikt tijdens een popconcert. Wat wil je opdrachtgever?

Deadline

Wanneer moet het klaar zijn? En wat moet er dan precies klaar zijn? Zorg dat er duidelijkheid is over dat soort onnozelheden. Zeker bij drukwerk zit er nogal wat tijd tussen het opleveren van de definitieve tekst en het gereedkomen van het drukwerk.

Met wie werk je?

Je hoeft het niet allemaal zelf te doen. Maar met wie werk je exact? Zorg dat je medewerkers dat niet van jou horen maar van hun baas. Dat werkt wel zo prettig. Zeker als het om een forse klus gaat.

Hoe onderhoud je contact?

Bij schrijfopdrachten die een langere doorlooptijd hebben, is het handig om direct bij de aftrap af te spreken wanneer je tussentijds overlegt met je opdrachtgever. Je kunt al vast een afspraak plannen voor het bespreken van het structuurschema (zie hierna), de ruwe tekst en de definitieve tekst. Je hebt dan direct een planning.

Wie beoordeelt de tekst en waarop?

Het komt nog wel eens voor dat bij je presentatie van de tekst, je opdrachtgever een of meer gasten heeft uitgenodigd. De secretaris van de stichting waar je subsidie aanvraagt bijvoorbeeld. Of degene die het Intranet bij jou op de zaak bestiert. Of de hoofdredacteur van het personeelsblad. Op zich is dat prima maar het was handiger geweest als je hen eerder had gesproken.

Zet de resultaten van dit gesprek op een rijtje en mail het je opdrachtgever: 'Geachte heer Jansen, bijgaand vindt u een kort verslag van onze bespreking van vanmiddag. Wilt u voor alle zekerheid nog even checken of we elkaar goed begrepen hebben?' Zo voorkom je misverstanden achteraf. En wie weet heeft je opdrachtgever nog last van voortschrijdend inzicht.

Volgende pagina: structuurschema maken


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/schrijven/opdracht-verhelderen.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon