Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Vergaderen > Agendavergadering

De agendavergadering

Vergaderen

In een agendavergadering worden verschillende onderwerpen na elkaar besproken. Deze staan op een agenda. Bij dit soort vergaderingen is het probleem dat er vaak onnodig veel op de agenda staat. Dat leidt dan weer tot een ellenlange en saaie vergadering. Dat kan beter!

In dit hoofdstuk komen daarom de volgende onderwerpen aan bod:

Is vergaderen nodig?

"Die vergadering? Ik had mijn tijd wel beter kunnen besteden! Geldverspilling! Onnodig geklets!"

Dat klopt: vergaderingen kosten de samenleving kapitalen. Tel maar eens op wat de organisatie voor een vergaderuurtje aan personeelskosten moet neertellen. Veel vergaderingen verlopen bovendien weinig effectief.

Voor men besluit een vergadering uit te schrijven of een bespreekpunt op de agenda te zetten, moet men overwegen of dat wel nodig is. En wat er op de agenda komt, moet zeker de moeite van het bespreken waard zijn.

Bekijk of bespreking echt nodig is voordat je een onderwerp op de agenda zet. Bij je overweging helpen de volgende vragen:

Als je enkele van deze vragen met 'ja' hebt beantwoord, kun je dit onderwerp op de agenda laten staan. Heb je alles met 'nee' beantwoord, dan kun je het onderwerp gerust laten vallen. En dat laatste moet je ook doen met de onderwerpen waarop deelnemers zich onvoldoende hebben kunnen voorbereiden. Bespreking is dan zinloos.

Vergaderplanning

Het is in de meeste organisaties onmogelijk om vergaderingen op korte termijn te organiseren. Agenda-afstemming is dan niet meer mogelijk. Vergaderingen moeten daarom ruim van tevoren gepland zijn. Meestal gat men als volgt te werk:

Een heldere uitnodiging

Een uitnodiging voor een vergadering of voor een reeks vergaderingen heeft meestal de vorm van een brief. Wat moet er allemaal in deze uitnodiging staan? We geven een overzicht:

Informatie over Aandachtspunten
Organisatie naam met korte beschrijving van identiteit (uitgebreide informatie eventueel als bijlage)
Organisator contactpersoon, functie, bereikbaarheid (postadres, telefoon, e-mail)
Vergadering naam, soort vergadering, aard, doel, relevante regelgeving, takenpakket van vergadergroep
Deelnemers naam voorzitter, deelnemers met organisatie en functie (lijst als bijlage)
Vergaderplaats gebouw, adres, conferentieruimte, route voor auto en openbaar vervoer (bijlage), parkeerfaciliteiten (evt. parkeerkaart)
Datum / data weekdag, dag, maand, jaar (om misverstanden te voorkomen) Vaak betreft het hier een lijst met vergaderdata.
Aanvang, duur begintijd, eindtijd
Aanmelding of afmelding bij wie? hoe?
Agenda bijlage of mededeling wanneer (en hoe) toezending plaatsvindt
Vergaderstukken bijlage of mededeling over beschikbaarheid (wanneer, hoe)
Overige informatie eventueel achtergrondinformatie, formulieren i.v.m. kosten (honorarium, reis, verblijf)

Een doeltreffende agenda

Voor vergaderingen die geregeld plaatsvinden, ontvangen de deelnemers geen aparte uitnodiging. Ze ontvangen een agenda waarop ook de noodzakelijke informatie van een uitnodiging is vermeld:

Meestal maakt men gebruik van een standaardagenda. Het is erg praktisch als achter elk onderwerp is aangegeven wat het inhoudt en wat voorgesteld wordt om met de zaak te gaan doen. Op een agenda staan meestal de volgende genummerde onderwerpen.

Agendapunten Toelichting
1. Opening De voorzitter heet iedereen welkom, geeft het doel van de vergadering aan, wijst op eventuele vergaderafspraken en doet huishoudelijke mededelingen. De presentielijst gaat rond.
2. Vaststelling agenda Wanneer iemand een gemotiveerd voorstel heeft om de volgorde van de agenda te veranderen of een dringend bespreekpunt toe te voegen, beslist de vergadering daarover.
3. Verslag vorige vergadering Iedereen heeft gecontroleerd of het verslag van de vorige vergadering correct weergeeft wat er toen is besproken. Als het nodig is, worden wijzigingen voorgesteld (schriftelijk gaat sneller!) en besproken. Daarna wordt het verslag officieel goedgekeurd.
4. Correspondentie De deelnemers hebben bij de agenda een lijst met ingekomen en uitgegane correspondentie ontvangen. Zie Model ingekomen stukken. Achter onbelangrijke stukken staat het advies van de agendaopsteller(s). Bijvoorbeeld: v.k.a. (voor kennisgeving aannemen). Belangrijke zaken zet men als bespreekpunt verderop op de agenda.
5. Mededelingen In veel organisaties geven vertegenwoordigers van bestuur, directie, afdelingen en/of werkgroepen belangrijk nieuws aan de vergadergroep door. Om vergadertijd te winnen kunnen die mededelingen schriftelijk worden doorgegeven. Ze staan dan als ingekomen stuk bij het vorige agendapunt op de agenda en worden voor kennisgeving aangenomen.
6. Bespreekpunt A Dit is het eerste "echte" bespreekpunt voor deze vergadering. Op de agenda vind je meestal een korte toelichting (wat is het probleem, wat is het voorstel?) of een verwijzing naar het betreffende vergaderstuk.
7. Bespreekpunt B het tweede echte bespreekpunt, idem.
pauze Het is goed om aan te geven wanneer er een pauze zal zijn. Dat kan het beste als ongeveer tweederde van de vergadering is afgerond.
8. Bespreekpunt C het derde bespreekpunt
9. Bespreekpunt D enz. het vierde enz.
(W.v.t.t.k.) W.v.t.t.k. ofwel "Wat verder ter tafel komt", staat vaak op een standaardagenda. Dit punt kan men beter weglaten. Bij "Vaststelling agenda" is voldoende ruimte om dringende zaken alsnog op de agenda te krijgen.
10. Agenda volgende vergadering Een rondvraag leidt vaak tot eindeloze discussies over allerlei zaken die deelnemers ook nog besproken willen hebben. Het is beter dit agendapunt te beperken tot de mogelijkheid om agendapunten voor de volgende agenda aan te dragen.
11. Sluiting De voorzitter herinnert aan de gemaakte afspraken. Zo nodig worden nog taken verdeeld. Daarna dank hij/zij de deelnemers voor hun inbreng en sluit de vergadering

Volgende pagina: de vergadergroep


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/agendavergadering.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon