

		Home

Kennisbronnen

Checklist

Checklist voor het organiseren van een werkconferentie

	Werkconferentie
Inhoud: Wat is een werkconferentie? Voorbereiding 24 werkvormen Kennismaken Samenwerken Resultaat Nazorg Checklist Verder lezen

Hier vind je een checklist voor het organiseren van een werkconferentie. Gebruik het met verstand: iedere situatie is weer anders en stelt andere eisen aan jou en de voorbereiding.

Plaats

De plaats van de werkconferentie is afhankelijk van het doel. Wil je vooral kennismaken en werken aan de samenwerking, dan is het nuttig om een locatie te zoeken die wat buitenactiviteiten mogelijk maken en waar de catering goed en prettig verzorgd is. Is het resultaat vooral belangrijk dan moet je zorgen voor een locatie die centraal ligt (niet noodzakelijkerwijs buiten de stad) en waar je kunt beschikken over goede faciliteiten.

Reserveer tijdig, zorg zonodig voor enkele extra zaaltjes om in subgroepen aan de slag te kunnen. Ga er kijken, laat het niet aan het toeval over!

Catering

Regel voldoende water, beperk de koffie. Zorg dat de koffie buiten de vergaderzaal wordt geschonken. Daarmee creëer je momenten om ergens naar toe te werken en bovendien houd je de spieren een beetje los. Vraag om een lichte lunch en schenk geen alcohol. Betuttelend? Ja. Maar alcohol en werken gaat slecht samen. Als je 's avonds door moet, kun je overwegen om tegen 17.00 uur een klein warm hapje en wat frisdrank te nemen om daarna nog twee uur door te werken. Je kunt dan vervolgens rustig dineren. Wil je eerder eten, dan is het handig om na het eten een programmaonderdeel in te bouwen waar iedereen aan de slag moet.

De uitnodiging

In de uitnodiging moet in elk geval vermeld worden wie uitgenodigd zijn, wat het doel van de bijeenkomst is, waar je naar toe gaat en wanneer en hoe laat je er verwacht wordt. Vermeld ook hoe laat men weer naar huis gaat. Ga je ook buiten aan de slag? Vermeld dat ook zodat mensen er met hun schoeisel en kleding rekening mee kunnen houden.

Als je huiswerkopdrachten hebt zul je die ook in de uitnodiging vermelden. Tenslotte: misschien is het handig om de bereikbaarheidsgegevens van de vergaderlocatie te vermelden.

Vervoer

Ligt het hotel afgelegen? Overweeg dan om een busje te laten rijden, dat zorgt ook voor de juiste stemming en een begin waarbij iedereen aanwezig is.

Meenemen

Je boodschappenlijst is natuurlijk erg afhankelijk van wat je gaat doen. Maar neem in elk geval mee:

Schaar, behangerstape, post-it memo
Je eigen laptop en beamer
Een paar ansichtkaarten en postzegels: als deelnemers niet kunnen komen omdat ze ziek zijn, is het aardig om samen een kaartje te sturen.
Zoveel mogelijk verschillende kleuren viltstiften en eventueel ook vetkrijt. Vetkrijt heeft de eigenaardige kwaliteit dat mensen er meer mee kunnen dan met een viltstift. Met vetkrijt werken is vaak leuker. Bovendien word je er vuil van; dat creëert ook een werksfeer.
Naslagwerken die je nodig zou kunnen hebben: de CAO, een plan van eisen.
Papier
Stopwatch (het liefst een echte maar een mobieltje kan natuurlijk ook altijd)
Eenvoudige digitale camera

Volgende pagina: Verder lezen

Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/werkconferentie/checklist.html