 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Werkconferentie |
Inhoud:
| |
Bij nogal wat werkconferenties is vooral het resultaat belangrijk. Nait soezen maor doun, in goed Gronings. In korte tijd moet er een resultaat liggen. De werkvormen zijn daarom vooral dienstbaar aan dat resultaat.
Het heeft bij dit soort opdrachten weinig zin om zwaar te investeren in het groepsproces. Waarschijnlijk hoef je nadien weinig met elkaar samen te werken. Soms moet je na die werkconferentie wél intensief met elkaar verder. Dan moet je in je aanpak voorkomen dat er in het groepsproces onherstelbare schade ontstaat.
Je zult zien dat in de volgende werkvormen er veel minder gelachen wordt. Probeer ook als het resultaat echt het allerbelangrijkste is, toch ook wat speelse aanpakken mee te nemen. Mensen werken nu eenmaal beter in een groep die plezier heeft.
Nodig een klant, een gebruiker of je opdrachtgever uit om te komen vertellen wat het belang is van de werkconferentie. Zorg ervoor dat hun verhaal de deelnemers pakt. Deelnemers moeten uit zo'n verhaal de motivatie en de energie ontlenen om in korte tijd iets neer te zetten. Ze moeten er de motivatie aan ontlenen om hun ego opzij te zetten. Het verhaal moet hen inspireren. Het helpt als er tijdsdruk is. Het motiveert niet om te werken aan iets waarvan het niet zo belangrijk is wanneer het klaar is.
Vraag alle deelnemers om de meest prangende knelpunten op te schrijven die zij hopen op te lossen. Inventariseer deze vragen maar ga er niet diep in. Juist omdat het prangende vragen zijn, is die verleiding groot. Bespreek strijdige vragen en kom tot overeenstemming over wat wel en wat niet haalbaar is. Zet de vragen op een flap en hang die aan de muur: zo heb je voortdurend voor ogen wat je minimaal wilt bereikt hebben.
Een interessante en verrassend simpele mogelijkheid is om externe relaties uit te nodigen om met je mee te denken. Een aanpak die vooral bij strategieontwikkeling tot goede resultaten kan leiden. De aanpak is gebaseerd op het simpele feit dat als je mensen vraagt om je te helpen, zij al snel in beweging komen. Vraag uit je netwerk twee of drie relaties die het beste met je bedrijf voor hebben. Het moeten geen klanten of concurrenten zijn. Vraag hen om als buitenstaander mee te denken en mee te werken. Vraag hen om onbevangen vragen en suggesties. Vreemde ogen dwingen, vreemde ogen zorgen er ook voor dat onderling gekissebis achterwege blijft. Vreemde ogen zorgen vooral voor verfrissende ideeën.
Vraag bij aanvang alle deelnemers het resultaat van de dag of dagen te tekenen. Wat zie je als het klaar is? In een groep die een strategienota moet maken, zou dat kunnen leiden tot een tekening van een dik pak papier, een glimlachende klant, een zak met geld of stralende collega's. Zorg voor veel kleurige viltstiften en voldoende A3-vellen. Geef de deelnemers voor zo'n tekening hooguit drie minuten. Laat ze de tekening kort toelichten. Bespreek de tekeningen kort. Soms kunnen de ideeën heel goed samen gaan: tevreden klanten en een dikke zak met geld gaan soms hand in hand. Maar soms zul je ontdekken dat de getekende resultaten elkaar wat tegenspreken. Bovendien kun je mensen die sceptisch zijn op een laagdrempelige manier dat laten uitspreken. Hang de tekening aan de muur.
Juist als het beoogde resultaat wat complex is, kan het nuttig zijn om de eerste anderhalf uur te nemen voor een goede product breakdown structure (PBS). Het opstellen ervan dwingt iedereen om heel concreet na te denken over het resultaat en de benodigde tussenstappen. Daarmee komt het doel onder handbereik. Het wordt haalbaar. Bovendien stelt het je in staat om taken te verdelen en zo nodig in subgroepen te werken.
Een PBS maak je het makkelijkst met behulp van gele memobriefjes. Bovendien zorgt dat ook voor wat dynamiek. Ga niet met een laptop en een beamer zitten knoeien: weliswaar kun je dan meer en sneller maar je betrekt de deelnemers niet. Nee, vraag de deelnemers om alle tussenresultaten op een briefje te schrijven en plak ze met elkaar bij een whiteboard op en teken de relaties in. maak er een actief proces van. Vraag de groepsleden om reacties, betrek iedereen erbij. Ga dus niet zelf tekenen of schrijven! Jij hebt je aandacht nodig voor het groepsproces.
Neem altijd een flinke voorraad memobriefjes in verschillende kleuren mee. Je kunt bijvoorbeeld mensen op elkaars flappen laten reageren met de briefjes. Je kunt heel gemakkelijk een mindmap maken met verschillende kleuren briefjes, het stelt je in staat om het resultaat van een bespreking zichtbaar te maken. 'Goed, zijn we het erover eens? Dan hang ik nu bij het voorstel van Jaap een groen briefje.'
Zeker als het resultaat heilig is, is het slim om gebruik te maken van elkaars sterke punten. Vraag bij de start van de werkconferentie aan de deelnemers om een advertentie voor zichzelf te maken. Geef ze ook hiervoor een flink stuk papier en kleurige stiften. Vraag ze om de advertentie in een korte toespraakje toe te lichten. Waarvoor kan men jou het best inzetten? Je hangt die advertenties op en loopt er even langs. Hoe zit het met de beschikbare kwaliteiten? Is het handig verdeeld of moet je op sommige groepsleden een beroep doen om andere kwaliteiten in de strijd te gooien? Het aardige van deze aanpak is dat je heel concreet vervolgens de taken kunt verdelen. 'Piet, jij lijkt mij de planner in dit gezelschap. Ga jij met Klaas, Els en Hannelore de planning maken. Stefan is de techneut. Als jij met Hans en Eliane nu een bouwtekening gaat maken.'
Als het resultaat het belangrijkste is, heb je geen tijd voor een uitgebreide kennismaking. Dan kan later wel. Maar is nuttig om elkaars kwaliteiten, valkuilen en allergieën te kennen. Zodat je er rekening mee kunt houden in de indeling in subgroepen en niet vier doeners bij elkaar in de groep zet. Als begin van een tweedaagse kan het nuttig zijn om bijvoorbeeld aan de hand van het kwaliteitenspel elkaars kwaliteiten te verkennen.
Een brainstormsessie kan een heel goed onderdeel vormen van een werkconferentie waarin vooral het resultaat telt. Een goede brainstormsessie inspireert, creëert mogelijkheden en nieuwe inzichten en geeft een groep het gevoel dat alles mogelijk is. De valkuil zit 'm in het woordje 'goede'. Want een slechte brainstorm levert weinig op, creëert een nare stemming en zuigt een groep leeg. Zorg dus voor een goede brainstormleider. Het leiden van een brainstorm is misschien een truc maar dan toch een truc die niet zo heel veel mensen beheersen. Zorg er wel voor dat de brainstormresultaten nog tijdens de werkconferentie benut kunnen worden.
Een goede mindmap opent luikjes en geeft inzicht in verbanden. Een goede mindmap creëert mogelijkheden. Bovendien is een mindmap een tastbaar resultaat: je kunt het ophangen, je kunt er tijdens de conferentie naar verwijzen en je hebt hem samen gemaakt. Het nadeel van een mindmap maken is dat het even tijd vergt om uit te leggen hoe het werkt.
Een duidelijke deadline is altijd nuttig in situaties waarin het resultaat het belangrijkst is. Door de opdrachtgever uit te nodigen om op een afgesproken moment de resultaten in ontvangst te nemen, creëer je tijdsdruk en spanning. Over het algemeen wil een groep graag scoren. En omgekeerd: een groep wil meestal niet tegen de opdrachtgever moeten zeggen: 'Sorry, het is ons niet gelukt.'
Creëer een werksfeer. Neem laptops mee, zorg voor printers en kopieermachines en eventuele andere materialen. Als je bezig gaat met reorganisatie: neem een aantal exemplaren van de CAO mee en bijvoorbeeld de reorganisatiecode, als je bezig gaat met een projectplan, neem een paar boekjes over projectmatig werken mee. Kortom: zorg dat je voorraadkast vol is en je gereedschapkist compleet.
Zorg voor vaart: als het resultaat het belangrijkst is, kun je met goed fatsoen af en toe discussies afbreken of zelfs niet toelaten. Benoem het twistpunten maak afspraken over hoe je daar later op terug komt.
Benoem de resultaten en als het even kan: zet ze op flap en hang ze op.
Volgende pagina: Nazorg
Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/werkconferentie/resultaat.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
