Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Werkconferentie > Voorbereiding

Voorbereiding van een werkconferentie

Werkconferentie

De invulling van een werkconferentie is afhankelijk van de doelen en de situatie. Je kunt daarin drie accenten leggen:

Natuurlijk: het een kan niet zonder het ander. Het is dan ook een kwestie van accenten. Bij de eerste bijeenkomst van de nieuwe ondernemingsraad van een gefuseerde instelling ligt de nadruk waarschijnlijk op kennismaking. Wanneer een managementteam in korte tijd een nieuwe strategienota moet opstellen ligt de nadruk op het resultaat. Die verschillende accenten vergen elk een specifieke manier van voorbereiden, specifieke werkvormen en een specifieke stijl van leiden.

De intake

'Akkoord, laten we daar dan binnenkort een werkconferentie voor plannen. Het kan niet blijven liggen. Regel jij dat?' De ene leidinggevende zal de voorbereiding van een belangrijke werkconferentie helemaal in eigen hand willen houden; de andere leidinggevende besteedt het gewoon uit. Aan jou bijvoorbeeld. Toch zal ook deze laatste leidinggevende iets meer moeten doen dan de opdracht verstrekken en de rekening te betalen.

Zorg dat je het doel en het resultaat van de werkconferentie zou nauwkeurig mogelijk omschrijft. Het verschil tussen doel en resultaat? Een resultaat is een stap op weg naar het doel. Het resultaat van een werkconferentie kan een beleidsplan zijn; het resultaat is duidelijkheid voor medewerkers en bestuur over de koers voor het komende jaar. Ga na wat men precies wil bereiken. Wat is het resultaat van de werkconferentie en wat is het doel? Waar ligt de nadruk op: kennismaking, samenwerking of resultaat?

Wie moeten er bij zijn? Dat luistert nauw, juist omdat het bij werkconferenties vaak gaat om draagvlak is de deelnemerslijst belangrijk. Probeer ook te achterhalen bij je opdrachtgever wat ieders bijdrage zou kunnen zijn. Als de nadruk ligt op het behalen van een concreet resultaat wil je geen deelnemers die geen duidelijke bijdrage kunnen leveren. Denk bij de deelnemers ook aan klanten,bestuursleden, externe relaties, interne klanten en gebruikers, degenen die eventuele vernieuwingen moeten implementeren. Vergeet de ondernemingsraad niet. Zeker als draagvlak creëren belangrijk is, is het zaak om dit soort groepen mee te nemen.

Wie moet betrokken worden in de voorbereiding? Zijn er mensen met wie je het programma nog moet bespreken? Zijn er mensen die goed zouden kunnen meedenken over de invulling van het programma?

Gespreksleiding en voorzitterschap: het is lang niet altijd vanzelfsprekend dat de hoogste in rang het gesprek leidt. Misschien wil je wel een externe gespreksleider; misschien is er iemand binnen het team die een goede gespreksleider zou kunnen zijn. Voor de leidinggevende is dat vaak handig: hij kan dan ook zelf meedenken en waar nodig een stempel zetten. Veel vergaderingen zouden gebaat zijn bij een voorzitter die geen belang heeft bij de uitkomst.

Budget? Het mag wel wat kosten maar hoeveel?

De voorbereiding zelf

Neem de tijd voor een goede voorbereiding. Probeer voor jezelf glashelder te krijgen waar het accent op ligt: kennismaking, samenwerking of resultaat. Vraag ook eens een buitenstaander om even met je mee te denken. Leg wat ideeën voor, laat ook je eigen ideeën even sudderen. Ga niet over een nacht ijs. Maak het niet te ingewikkeld en zorg voor duidelijkheid bij de deelnemers.

Het ligt voor de hand om de werkconferentie te gebruiken voor die dingen die je beslist samen moet doen. Immers: de tijd die je samen hebt is erg duur tijd en je hebt er maar weinig van. Doe dus zoveel mogelijk vooraf. Voorkom wel dat mensen het gevoel krijgen dat ze voor voldongen feiten worden gesteld.

En zie je er tegenop of vertrouw je jezelf niet honderd procent? Er zijn genoeg communicatieadviseurs en organisatieadviesbureaus die veel ervaring hebben met dit soort trajecten. Als het even kan: profiteer ervan! Zodat je het een volgende keer zelf kunt.

Volgende pagina: 24 werkvormen voor een werkconferentie


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/werkconferentie/voorbereiding.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon