Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Management > Projectmanagement > Projectopzet

De projectopzet: het creëren van duidelijkheid

Projectmanagement

Projectmatig werken kenmerkt zich door het planmatig karakter. Wie een boek leest over projectmatig werken zal merken dat aan het onderdeel “uitvoeren” of “doen” nauwelijks aandacht wordt besteed. Een goede voorbereiding is het halve werk. Die voorbereiding gebeurt op een aantal manieren:

Vervolgens ga je verder met de voorbereiding:

Welbeschouwd gaat het hierbij maar om één ding: het creëren van duidelijkheid. Duidelijkheid over de doelstellingen, duidelijkheid over het resultaat en duidelijkheid over de manier waarop dat resultaat behaald wordt. Duidelijkheid voor jezelf, voor je opdrachtgever en voor het projectteam.

Bepaal de opdracht

Een project begint altijd met een probleem of een kans. Twee bedrijven zijn tien jaar geleden gefuseerd maar er is nog steeds geen winst gerealiseerd door die fusie. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat over twee jaar we eindelijk gaan profiteren van die fusie? Ieder jaar zorgt de kermis voor enorm veel parkeerproblemen bij de supermarkt. Hoe kunnen we die problemen dit jaar voorkomen? De provincie heeft besloten om de vaarverbinding tussen Harlingen en Delfzijl voor de recreatievaart te verbeteren. Hoe kunnen we daarvan maximaal profiteren? De sociale werkvoorziening moet commerciëler werken, hoe kunnen wij desondanks onze geestelijke gehandicapte cliënten een zinvolle dagbesteding bieden?

Dergelijke vraagstukken zijn de aanleiding voor het project. En: het project vormt de oplossing van dergelijke vraagstukken. We starten een cultuurproject waarin we een nieuwe bedrijfscultuur gaan neerzetten, we beginnen een bezorgdienst, we openen een terras aan het water of we starten een galerie met kunst van geestelijk gehandicapten.
Het is belangrijk om juist in het meest prille stadium heel scherp in te zoomen op het waarom van het project. Als je geestelijk gehandicapten een zinvolle dagbesteding wilt bieden, is het opzetten van een galerie een middel en niet het doel!

In deze fase van het project ís er in feite nog geen project. Deze allereerste fase sluit je af met een projectopzet waarin je op een rij zet

Die projectopzet is bedoeld om duidelijkheid te creëren. Jij moet weten waar je instapt maar ook je opdrachtgever moet weten waar hij instapt. Was dit allemaal wel de bedoeling? De opdrachtgever moet op basis van deze projectopzet kunnen beslissen of het loont om jou te vragen een uitgewerkt projectplan te schrijven.

Dat maakt het schrijven van een projectopzet tot een lastige klus. Je wilt zo duidelijk mogelijk zijn. Je wilt het projectresultaat graag concreet beschrijven, je wilt een goede schatting maken van wat je nodig hebt en je wilt je opdrachtgever precies vertellen hoe je het gaat aanpakken. Maar daarvoor weet je nog onvoldoende.

Ons advies: wees vooral heel expliciet over het doel van je project, je resultaat en je aanpak. Dat prikkelt de opdrachtgever om met je mee te denken en je bij te sturen. Je betrekt hem bij de opdrachtformulering.

Wees royaal in je schatting van wat je nodig hebt aan tijd, mensen, geld en middelen. Zet niet te laag in: je creëert op dat moment je speelruimte. Bovendien is het jouw belang dat de opdrachtgever je project belangrijk vindt. En een belangrijk project kost nu eenmaal wat.

Besteed niet te veel tijd aan het schrijven van de eerste opzet. Besteed je tijd vooral aan het gesprek met je opdrachtgever.

Iets meer over probleem, doel en resultaat

Projectmatig werken gaat over duidelijkheid. Opdrachtgevers hebben een probleem, jij gaat dat voor ze oplossen. Dat betekent ook wat voor het gesprek met die opdrachtgever. Hij wil niet praten over het probleem maar over jouw resultaten. Jij wilt praten over het probleem om te weten welk resultaat het best is.

Het probleem is datgene waar men last van heeft of waar men bang voor is. Overigens is vaak het probleem ook gewoon een uitdaging: als de vaarroutes worden verbeterd, hoe kunnen wij als horecabedrijf daar dan van profiteren? Het doel is datgene waar men naar streeft. Meer omzet, betere resultaten of meer tevreden klanten. Het resultaat tenslotte is datgene wat men concreet wil bereiken met het project. Het resultaat helpt dus om het probleem op te lossen waardoor het doel wordt bereikt.

Een voorbeeld? Twee grote bouwbedrijven fuseerden tien jaar geleden. Men verwachtte er veel van: materieel kon efficiënter worden gebruikt, medewerkers konden efficiënter worden ingezet en prospects over de grens konden beter worden benaderd. Nu, tien jaar later, blijkt dat niets van dat alles is waargemaakt. Het bedrijf is weliswaar niet noodlijdend maar realiseert niets van die schaalvoordelen. Daardoor zijn de aandeelhouders ontevreden. Zij hadden meer van het aandeel verwacht. Het probleem is hier dus niet “onvoldoende winst” maar “ontevreden aandeelhouders”. De doelstelling luidt dus niet dat de winst hoger moet maar dat de koers van het aandeel hoger moet: na afloop van het project is de koers van het aandeel gestegen naar twintig euro. Die doelstelling kan op meerdere manieren gerealiseerd worden. Een daarvan is het integreren van beide bedrijfsculturen. Het resultaat van het project is: na afloop hebben we gerealiseerd dat beide bedrijfsculturen geïntegreerd zijn.

Hoe formuleer je het resultaat?

Het resultaat is datgene waar het project om draait. Het is de droom die je gaat verwezenlijken. Maar het is ook de meetlat waarmee men later bepaalt of je geslaagd bent of niet. Een slimme projectleider zorgt er daarom voor dat het resultaat van het project zo duidelijk mogelijk is geformuleerd. Die slimme projectleider zou dus ongelukkig zijn met de manier waarop hier pal boven het resultaat is geformuleerd. Want wat is dat, een geïntegreerde bedrijfscultuur?

Wat vaak helpt is jezelf te dwingen het resultaat te visualiseren. Wat zie je als het klaar is? Wat merk je, wat gebeurt er? Je ziet bijvoorbeeld dat medewerkers allemaal dezelfde bedrijfskleding dragen, je ziet een stampvolle feesttent met dansende medewerkers en hun familie, je ziet een uitvoerder van bedrijf X met materieel van bedrijf Y naar een project in Duitsland gaan. Probeer dat plaatje voor ogen te houden als je de resultaten beschrijft. Vermijd bij het formuleren van je resultaten zoveel mogelijk de werkwoorden. Gebruik zelfstandig naamwoorden en gebruik in je formuleringen begrippen die je na afloop kunt meten. Dus niet:

“We organiseren een groot feest”

maar

“Een feest waar tachtig procent van de medewerkers komt en waarvan na afloop de helft aangeeft dat zij kennis hebben gemaakt met collega's die ze nog niet eerder hadden ontmoet. Zij waarderen het feest met het rapportcijfer 8.”

Deze formulering maakt duidelijk waar het om gaat. Deze formulering helpt je prioriteiten te leggen in de loop van het project. Deze formulering kan ook de opdrachtgever helpen bij het vrijmaken van de nodige middelen. En misschien ontdekt je opdrachtgever wel dat dit resultaat niet is wat-ie wil. “Als je het zo zegt realiseer ik me dat het me niet gaat om dat feest maar om dat mensen elkaar weten te vinden. Dat ze weten wat ze aan elkaar hebben.” En misschien is dan de ontwikkeling van een intranet wel een betere oplossing voor het probleem. Overigens komt de opdrachtgever over het algemeen zelf al met de oplossing: “Ik wil een groot feest...” of “We moeten nu echt aan de slag met die nieuwe bedrijfskleding.”

Het scherp formuleren van het resultaat komt neer op het SMART formuleren van je doelen: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.

Aanpak

Als je het resultaat goed hebt doorgesproken met de opdrachtgever en je weet wat hij wil, kun je overstappen naar de aanpak. Hoe ga je het klaarspelen? Wie heb je nodig? Welke bevoegdheden heb je nodig? Hoeveel geld heb je nodig? Wanneer kan het klaar zijn?

In deze initiatieffase hoef je deze zaken nog niet op de millimeter nauwkeurig door te denken. Het gaat erom dat je opdrachtgever een realistisch beeld heeft. Neem je marges dus liever te ruim dan te klein. Als je samen met je opdrachtgever het eens bent over het resultaat, word je het ook wel eens over wat je daarvoor nodig hebt.

Het vaststellen van de projectopzet

Deze fase rond je af met het opstellen van de opzet en het laten vaststellen ervan door je opdrachtgever. Als het even kan vraag je de opdrachtgever er een handtekening onder te zetten. In veel organisaties vindt men dat heel gewoon. In veel organisaties ook niet. Het gaat natuurlijk niet om die handtekening. Het gaat erom dat je opdrachtgever zich écht bewust wordt van waar het om gaat bij dit project. Je hebt nu de initiatieffase afgerond!

Volgende pagina: Projectplan: een zakelijke overeenkomst en een psychologisch contract


Bron: www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/projectopzet.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon