Precies inschatten van de tijdsbesteding
Het is heel belangrijk dat
je per taak een goede inschatting maakt van de benodigde tijd. Je hangt er
tenslotte je deadlines aan op en anderen moeten erop kunnen vertrouwen dat
je je deadlines haalt. Bovendien wordt op basis van de benodigde tijd bepaalt
wat de vergoeding en winstmarge is van het project.
Meestal onderschatten mensen
de tijd die ze nodig hebben. Vooral al ze nog geen of weinig ervaring hebben
met de activiteiten of taken. Ze vergeten rekening te houden met onverwachte
gebeurtenissen of ongepland werk met hoge prioriteit. Of ze onderschatten
de complexiteit van het werk: 'dat doe ik wel even...'
Als je tijd onderschat kun
je een stuk geloofwaardigheid verliezen. Je mist deadlines, en - misschien
nog wel erger - je zet jezelf en anderen onder onnodige stress
en werkdruk.
Het moge duidelijk zijn dat het project financieel gezien minder aantrekkelijk
wordt en dat door de uitgelopen planning andere taken niet kunnen starten.
Wat is een goede strategie
op een tijdinschatting te maken?
- Zorg voor helderheid.
Je moet precies begrijpen wat je moet bereiken. Dus je bekijkt het plan
totdat er geen onduidelijkheden meer zijn. Het is onvermijdelijk dat de moeilijke,
riskante taken, de meeste tijd zullen vragen.
- Analyseer je
werk per taak. Probeer je zo precies mogelijk voor te stellen dat je die taak gaat
uitvoeren. Wat moet je allemaal doen? Maak een lijst met alle taken die
je tot in het kleinste detail uitwerkt.
- Maak een inschatting
van de tijd die je nodig hebt per taak op je lijst om die taak uit te voeren.
Probeer je voor te stellen dat je dat werk echt gaat doen. Hoe lang ben
je daar mee bezig?
- Hou rekening met extra
tijd voor extra werk en factoren die de tijdsduur kunnen verdubbelen of
meer dan verdubbelen. Extra werk bestaat bijvoorbeeld uit werk dat je moet
doen om je werk te organiseren en te administreren (besprekingen, voortgangrapportages,
kwaliteitsbewaking, enzovoort). Zeker als er een beslissing genomen moet
worden bij een mijlpaal moet je allerlei papier produceren en dat kost
tijd.
Factoren die de tijdsduur
kunnen verlengen:
- andere zeer urgente taken
die op je pad komen en meer prioriteit hebben
- ongelukjes
en spoedgevallen
- interne vergaderingen
- vakantie en ziekte bij
onmisbare medewerkers
- contacten met andere klanten
(misschien voor een volgende klus)
- materiaalpech
- leveranciers die te laat
leveren
- onderbrekingen
- kwaliteitscontroles
- enz.
Volgende pagina: Plan
van Aanpak (PvA) en actieplan
Bron: www.leren.nl/cursus/management/plannen-organiseren/tijd-schatten.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
