

		Home

Kennisbronnen

Do's

Do’s van e-mailen

	Grip op e-mail
Inhoud: Ergernissen Voorkom informatieoverload E-mailetiquette Wanneer e-mail? Do’s Don’ts Checklist Structuur in je inbox Nieuwe gewoonten

Je typt een bericht, kiest een adres, drukt op verzenden en... klaar. Een kind kan de was doen. E-mail heeft haar populariteit te danken aan het gemak en de snelheid waarmee een berichtje kan worden verstuurd. Maar juist daardoor gaat het ook zo vaak mis: in de haast opgestelde berichten vol spelfouten, onduidelijke verzoeken en nutteloze mededelingen leiden tot irritatie, volle inboxen en veel tijdverlies, want al die e-mails moeten toch geopend en bekeken worden.

Wees helder en to-the point

Verplaats je in de ontvanger van je e-mail en geef in de onderwerpregel bovenaan het bericht aan waar het over gaat. Je kunt bijvoorbeeld aangeven wat je van hem verlangt en - zonodig - wanneer. Ook kun je (duidelijk!) verwijzen naar eerdere e-mails. Bijvoorbeeld: ‘... in mijn mail van 24 september jl. met als onderwerp ‘concept beleidsnota versie 1.2’. Het is dan voor de ontvanger meteen duidelijk of hij snel actie moet ondernemen of dat je bericht even kan wachten. Bovendien kan hij je bericht zo gemakkelijk terugvinden. Hiermee toon je niet alleen respect voor de tijd van een ander, je ontvangt waarschijnlijk ook een helder antwoord terug. Probeer je zoveel mogelijk tot één onderwerp te beperken. Heb je meerdere onderwerpen, spreid ze dan over meerdere e-mails. De ontvanger houdt zo het overzicht en kan je e-mails gemakkelijker afhandelen. Behandel je toch meer onderwerpen in je bericht, geef de onderwerpen dan een nummer.

Kom in de eerste alinea van je e-mailbericht meteen to-the-point. Wil je dat je collega de tweede versie van je concepttekst van commentaar voorziet, geef dat dan aan. Eventuele toelichting kun je daarna geven. Houd je bericht zo kort mogelijk, want het lezen van lange lappen tekst op een beeldscherm is niet prettig. Dreigt je e-mail toch erg lang te worden, voorzie je tekst dan van tussenkopjes.

Heb je dringend een reactie nodig, bel dan de ontvanger ook even om te zeggen dat je een e-mail hebt gestuurd. Je kunt zo de urgentie van je bericht nog eens benadrukken en de ontvanger kan aangeven of hij binnen de door jouw gestelde termijn kan reageren.
Overigens: gebruik voor de echte spoedgevallen niet de e-mail, maar pak de telefoon of loop even bij je collega langs.

Ga weloverwogen met bijlagen om

Met de bijlagenfunctie in je e-mailprogramma kun je bestanden met je e-mail meesturen. Hartstikke handig, alleen moet je ze wél daadwerkelijk toevoegen; het is weinig professioneel wanneer je in je e-mail naar een attachment verwijst die ontbreekt. Je kunt dit voorkomen door er een gewoonte van te maken eerste de bijlage te selecteren en daarna pas het begeleidende bericht te schrijven. Schrijf altijd een begeleidende tekst bij een bijlage. Hierin leg je het doel van de bijlage uit en geef je precies aan wat je van de ontvanger verwacht.

Vraag je altijd af of het nodig is om de bijlage met je bericht mee te sturen. Staat de informatie al op het intranet of in een gedeelde map, dan is een link hiernaar voldoende. Zo voorkom je onnodig geheugengebruik in de mailbox van de ontvanger en overbelasting van het bedrijfsnetwerk. Bovendien hoeft de ontvanger minder handelingen te verrichten (bijlage openen, opslaan, verwijderen).

Wanneer je een bijlage meestuurt, let er dan op dat het bestand een duidelijke naam heeft en niet te groot is. Nietszeggende bestanden, zoals verslag.doc, en grote bestanden die niet snel geopend kunnen worden, wekken irritaties op bij de ontvanger. Nog erger is het wanneer je bijlage een virus blijkt te bevatten. Controleer bijlagen dan ook altijd op grootte en virussen.

Beperk het gebruik van cc

In sommige organisaties slibben inboxen helemaal dicht door de enorme hoeveelheid cc’tjes die worden verstuurd. Veelal heeft dit met de bedrijfscultuur te maken. Wees selectief in het versturen van zogenoemde cc'tjes. Gebruik cc alleen als het echt nodig is voor de ontvanger.

Let op correcte adressering

In de haast kan het wel eens gebeuren dat je een adres verkeerd intikt, de verkeerde contactpersoon in je adresboek selecteert of iemand vergeet. Controleer bij het verzenden van een bericht altijd of je het bericht aan de juiste perso(o)n(en) hebt geadresseerd. Vooral bij gevoelige informatie kan een dubbele check geen kwaad. Voorzie externe mail altijd van een disclaimer. In het geval een bericht bij de verkeerde persoon wordt bezorgd, zorgt deze ervoor dat derden hieraan geen rechten kunnen ontlenen of het bedrijf aansprakelijk kunnen stellen.

Let op formulering en spelling

Gaan we voor een brief nog eens goed zitten, bij het schrijven van een e-mail lijken goede omgangsvormen en spellingsregels te verdwijnen als sneeuw voor de zon: berichten vol spelfouten waarin alleen het hoognodige wordt vermeld. Hoewel zo niet bedoeld, kun je bij de ontvanger zo ongenuanceerd en kortaf overkomen.

Natuurlijk maakt het uit naar wie je de e-mail verstuurt - een snelle boodschap aan een collega kan informeler dan een bericht aan een klant - maar een correcte spelling en een goede formulering is ook een kwestie van fatsoen. Bovendien kom je met een goed geformuleerd en een juist gespelde tekst professioneler over dan met een rommelig bericht. Lees een e-mail dus goed door voor je hem verzendt en gebruik je spelling- en grammaticacontrole.
Wees ook voorzichtig met ironie, sarcasme en humor. Door het ontbreken van fysiek contact kan een grap gemakkelijk als kritiek worden uitgelegd.

Volgende pagina: Don’ts van e-mailen

Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/e-mail/do.html