Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Persoonlijke effectiviteit > Timemanagement > Basis

De basis van timemanagement

Timemanagement

Waar besteed jij je tijd aan? In de praktijk blijkt dat de helft van de werktijd op gaat aan terloopse activiteiten als e-mail, telefoontjes, spoedklussen en collega's die ongevraagd binnenlopen.

Trek je vervolgens van de resterende tijd je afspraken nog af, dan houd je per dag maar zo'n twee uur over voor het échte werk. Dat wordt problematisch als je - zoals de meeste mensen - moet woekeren met je uren.

Geldt dat ook voor jou? Dan is het raadzaam je tijdsbesteding onder de loep te nemen.

Classificeer je activiteiten

Veel theorieën over timemanagement delen activiteiten in op basis van twee criteria:

  Urgent Niet urgent
Belangrijk

I
Voorbeelden:

  • spoedklussen
  • crises/problemen
  • deadlines

II
Voorbeelden:

  • opbouwen en onderhouden van relaties
  • planning
  • administratie
  • opruimen
Niet belangrijk

III
Voorbeelden:

  • sommige vergaderingen
  • mailtjes
  • telefoontjes
  • collega's die binnen lopen

IV
Voorbeelden:

  • tijdverslinders als voortdurend checken van mail
  • social talk
  • uitstelgedrag ('eerst een kopje koffie ...')

Druk druk druk

Wie zijn tijd niet goed beheert, blijft steken in het eerste kwadrant. Druk, druk, druk met dingen die hier-en-nu aandacht vragen: een fax die nú de deur uit moet, een plotseling ingelaste vergadering of een ontevreden klant die je onmiddellijk te woord moet staan.

De neiging is groot om aan 'spoedklussen' toe te geven. Heb je zo'n taak geklaard, dan levert dat namelijk een onmiddellijk gevoel van succes op. Wat vaak vergeten wordt, is jezelf de vraag te stellen of een activiteit écht zo spoedeisend is of dat het een excuus is om niet aan de slag te gaan met het échte werk.

De kunst van timemanagement

De kunst is je tijd zó te organiseren dat het leeuwendeel van je werk zich afspeelt in het tweede kwadrant: daar bevindt zich namelijk het échte werk, bijvoorbeeld contacten met (nieuwe) klanten, het ontwikkelen van plannen en producten en het vermarkten ervan. Uiteraard horen daar soms spoedklussen bij. Maar je houdt ze in toom door vooraf steeds te checken of een taak daadwerkelijk urgent is en of je hem per se zelf moet doen.

Niet alle activiteiten in kwadrant II zijn even belangrijk. Sommige klussen hebben een stip-notering, bijvoorbeeld omdat ze een bijdrage leveren aan het voortbestaan van je bedrijf. Andere werkzaamheden zijn weliswaar belangrijk maar niet belangrijk genoeg om er voortdurend mee bezig te zijn. Denk aan administratie of officemanagement; onnodig om er voortdurend mee bezig te zijn. Het is effectiever om er een vast tijdstip voor te reserveren: een middag per week of een dag per maand. Stel prioriteiten.

Wat doe je met de activiteiten die niet belangrijk zijn, de kwadranten III en IV? Zaken die niet belangrijk zijn maar wel urgent ogen, bekijk je kritisch. Is het écht nodig dat je bij die spoedvergadering bent? Moet je die vraag van je collega écht vandaag beantwoorden? Is het antwoord bevestigend, dan kwalificeer je de klus als 'spoed'. Is dat niet het geval? Ga dan op zoek naar alternatieven, zoals delegeren van werkzaamheden, afspraken maken over wanneer je de taak wél ter hand neemt.

Wat doet een drukbezet iemand met activiteiten die én niet belangrijk én niet urgent zijn? Juist: schrappen! Waarom zou je je tijd verdoen met zinloze zaken waar niemand op wacht? Het is natuurlijk niet erg als je zo nu en dan toegeeft aan de verleiding om te freewheelen, een mens heeft nu eenmaal niet de efficiency van een robot. Wees je er wel van bewust dát je het doet, dan kun je je activiteiten desgewenst bijstellen.

Volgende pagina cursus time-management: Weet wat je wilt bereiken


Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/timemanagement/basis.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon