 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Zakelijk schrijven |
| Inhoud: Zakelijke schrijfstijl | |
Wie een zakelijke tekst schrijft, hoeft zijn publiek niet te vermaken. Een jaarverslag leest niemand voor zijn plezier. Zakelijke teksten worden vrijwel altijd in de baas zijn tijd gelezen. De lezer krijgt dus betaald om te lezen! Toch gaat dat lezen niet vanzelf Je moet er wat voor doen om gelezen en begrepen te worden.
'Jan doe het licht nu eens uit, ik wil slapen!' 'Even wachten schat, nog drie bladzijden!'
Een beleidsnotitie hoeft niet spannend te zijn. Je hoeft een jaarverslag niet 's avonds in bed met rooie oortjes uit te lezen. Maar je wilt als schrijver wel dat je lezer aan de tekst begint en doorleest. Hoe doe je dat?Jan Renkema schreef het boek 'Schrijfwijzer'. Hij geeft een aantal tips. Sommige van deze tips en een aantal voorbeeldzinnen zijn uit die Schrijfwijzer afkomstig.
Lezers zijn meer geïnteresseerd in mensen dan in zaken. En lezers zijn meer geïnteresseerd in iets concreets dan in iets vaags.
Als je het persoonlijk kunt maken, moet je dat meestal doen. Je hebt het niet over 'overcapaciteit' maar over 'boventallige medewerkers', je hebt het niet over 'personeel' maar over 'medewerkers'. Hoe beter de lezer zich het plaatje voor kan stellen, hoe liever. Een enkele keer kun je zelfs de lezer wel even meenemen. Een beleidsmedewerker schrijft in een nota over het gevoel van onveiligheid op het parkeerterrein:
'Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 25 procent van de ondervraagden last had van een gevoel van onveiligheid bij de transfer van de achteruitgang naar het terrein.'
Dat kan levendiger en concreter:
'We interviewden tweehonderd medewerkers. Veertig medewerkers vertelden dat zij bang zijn om van de achteringang naar hun auto te lopen.'
'Er wordt geklaagd over de kwaliteit van de lunches.' Deze zin staat in de lijdende vorm. De combinatie van het werkwoord 'worden' met een voltooid deelwoord maakt van een bedrijvende vorm de lijdende vorm. Kenmerkend voor de lijdende vorm is dat je meestal niet goed kunt uitmaken wie nu wat doet. Dat maakt de lijdende vorm in ambtelijke teksten populair.
Vergelijk bijvoorbeeld:
Of:
Natuurlijk is de lijdende vorm soms wél handig. Bijvoorbeeld als het absoluut niet belangrijk is wie de handeling verricht.
Renkema noemt in zijn 'Schrijfwijzer' het volgende voorbeeld:
De naamwoordstijl houdt in dat werkwoorden omgewerkt worden tot zelfstandig naamwoorden (woorden waar je 'de', 'het' of 'een' voor kunt zetten) . Dat lijkt chiquer. Werkwoorden drukken echter een handeling uit. Een naamwoord dóet niks en is daarom vaak saaier.
Vergelijk de volgende twee zinnen:
In zin (b) zie je als het ware de asfalteermachines al aan het werk. Overigens: nog beter zou zijn om de passieve vorm 'wordt overlegd' te vervangen door 'We overleggen met ...'.
Teksten zijn vaak een stuk leesbaarder als de fantasie van de lezer wat geholpen wordt. Voorbeelden helpen vaak. Een beleidsnota wint aan kracht door wat inzetjes met concrete situaties. Maar ook het gebruik van werkwoorden zoals 'zien', 'horen' of 'voelen'. Vergelijk de volgende zinnen:
Beeldend schrijven is ook schrijven naar de lezer toe. 'Bijgaand stuur ik ...' Nee! 'Bijgaand ontvangt u ...' Je maakt de lezer het onderwerp van je zin. Het aanspreken van de lezer kan in beleidsnotities of jaarverslagen niet. Maar wel in teksten voor internet of in brieven of folders.
Doe het ook dan wel met mate. De lezer wil niet voortdurend aangesproken worden. Zo stuurden postorderbedrijven vroeger wel brieven met zinnen zoals 'Met deze unieke aanbieding, speciaal voor U meneer Jansen, krijgt u de mogelijkheid om uw leven en dat van mevrouw Jansen, een nieuwe wending te geven. U zult ontdekken dat het gebruik van uw oude stofzuiger volstrekt overbodig is gemaakt door uw nieuwe kruimeldief. U kunt nu profiteren ...'
'De aanleg van de wisselstrook op de A9 is een groot succes. Dit succes heeft grote gevolgen. Wisselstroken worden op alle snelwegen overwogen. Verkeer en Waterstaat verwacht veel files door de aanleg van deze stroken. Aannemers doen er alles aan om 's nachts door te kunnen werken.' Al deze zinnen beginnen met het onderwerp en de persoonsvorm. Die volgorde is prima. Maar varieer wel. Dat geldt niet alleen voor de volgorde binnen een zin maar ook voor het aanschakelen van korte en lange zinnen. Het gebruik van alleen maar korte zinnen werkt een Jip-en-Janneke-sfeer in de hand. Het gebruik van alleen maar lange zinnen zorgt dat de lezer de draad verliest.
Schrijf zo kort mogelijk. Veel teksten zijn gewoon veel te lang. We hebben geen tijd om een notitie van 150 pagina's door te nemen. Informatie die niet per se nodig is om je beweringen te onderbouwen doe je in de bijlage. Voorzie iedere paragraaf van een korte samenvatting vooraf zodat ook de scannende lezer in elk geval de hoofdlijnen van je betoog meekrijgt. Maak je geen zorgen over nuances. Vakinhoudelijke teksten gaan vaak mank aan veel nuanceringen. Gebruik desnoods eindnoten om al te boude beweringen te nuanceren.
Ook op zinsniveau kun je vaak beknopter schrijven dan je denkt. Bij het overlezen van je tekst moet je zeker bij de hulpwerkwoorden (zoals 'zijn', 'hebben', 'zullen', 'willen', 'kunnen') checken of ze nodig zijn. Vaak kun je dergelijke woorden schrappen. Vergelijk bijvoorbeeld deze zinnen:
Aantrekkelijk schrijven heeft niets te maken met het schrijven van een leuke tekst. Een zakelijke tekst hoeft niet leuk te zijn! Toch kun je soms een zakelijke saaie tekst een wat leuker aanzien geven. Bijvoorbeeld door het gebruik van wat beeldmateriaal. Wil je er zeker van zijn dat je boodschap gelezen wordt? Verwerk die boodschap dan in het onderschift van een illustratie. Beeldmateriaal is bovendien vaak een waardevolle aanvulling zijn op je tekst. Een plaatje zegt gewoon vaak meer. Beeldmateriaal kan prima bij een jaarverslag of een folder. Bij een beleidsnota is beeldmateriaal niet zo gebruikelijk. Gebruik je toch foto's in je beleidsnota, dan loop je de kans dat je lezer de nota niet serieus neemt.
Kleine inzetjes waarin je voorbeelden beschrijft kunnen een beleidsnota een wat concreter aanzien geven. Mensen lezen dergelijke stukjes meestal goed.
Tussenkopjes en streamers helpen de lezer door de tekst heen en maken je tekst wat behapbaarder. Zeker bij wat langere teksten kun je de lezer een handje helpen door tussenkopjes te gebruiken. Een streamer is een treffend citaat of een aardig zinnetje dat je letterlijk uit de tekst overneemt en dat je bijvoorbeeld in de marge of als inzetje opneemt. Een lezer die geïntrigeerd wordt, zal op zoek gaan naar de plek waar deze passage staat. Zo help je je lezer door je tekst heen. Streamers worden veel gebruikt in magazines en in langere krantenartikelen maar niets weerhoudt je om het ook in een beleidsnota te gebruiken.
Als je gaat opleuken, hanteer dan één stelregel: Humor? Niet doen! Lezers stellen grapjes in een beleidsnota maar zelden op prijs. Humor is namelijk vaak een combinatie van intonatie, woordkeus en oogopslag. In teksten gaat dat snel verloren.
Hoe weet je of je tekst duidelijk is? Een simpele test helpt je vaak verder. Geef de tekst aan een collega en vraag hem of haar de tekst even snel door te lezen. Dat is namelijk wat je echte lezer ook gaat doen! Vervolgens vraag je hem of haar om een korte samenvatting te geven. Luister alleen maar, ga niet in discussie. Ga jezelf ook niet verdedigen. Schrijf op wat je opvalt. En koester je informatie. Als je collega je tekst correct samenvat en de boodschap goed heeft opgepikt heb je een duidelijke tekst geschreven. Zo niet, dan moet je weer aan de slag!
Duidelijkheid heeft veel te maken met de stijl die je hanteert. We geven nog wat tips om de inhoud van je tekst te verduidelijken.
Een tekst wint veel aan duidelijkheid door een heldere en overzichtelijke structuur. Je doet dat door:
Ook de lay-out draagt veel bij aan duidelijkheid. Neem je bladspiegel niet te breed. Prop niet te veel woorden op een pagina. Gebruik opsommingen waar het kan.
Als je van te voren weet wat je boodschap is, kun je gemakkelijk duidelijker schrijven. Veel schrijvers ordenen hun gedachten al schrijvend. Op zich is daar niets mis. Verwar die tekst echter niet met de definitieve tekst. Lezers willen duidelijkheid, vanaf het begin.
Je helpt je lezer door ieder hoofdstuk te beginnen met een samenvatting van hooguit enkele zinnen. Wat gaat de lezer hier lezen? Zo'n samenvatting geeft de lezer houvast. Zeker de lezer die haast heeft, is geneigd de samenvatting te lezen en vervolgens de rest van de tekst te scannen op zoek naar passages die aansluiten bij de samenvatting.
Het is verleidelijk om je conclusies over te laten aan de lezer. Die is tenslotte geen kleuter meer. Maar daarmee doe je onrecht aan het leesgedrag van de meeste mensen. Net als een goede inleiding, biedt een duidelijke conclusie die lezer houvast, Expliciteer je conclusie ook door woorden als 'kortom', 'Onze conclusie is...', 'Samenvattend' of 'Derhalve adviseren wij...'
Signaalwoorden zijn woorden die bij een lezer een belletje doen rinkelen. Als je het woordje 'Kortom' gebruikt denkt de lezer 'Oké, hier krijg ik dus een conclusie.' Signaalwoorden helpen de lezer om de samenhang tussen tekstdelen te begrijpen.
Het handboek 'Leren communiceren' geeft een handig schema dat je hier in iets beknoptere vorm vindt:
| Functies van een zin of zinsdeel | Toepasselijke signaalwoorden |
|---|---|
| Oorzaak van een verschijnsel | Doordat, daardoor |
| Reden, argumentatie | Omdat, immers, want, vanwege |
| Voorbeeld | Bijvoorbeeld, zoals |
| Tegenstelling | Maar, echter, toch |
| Opsomming | Ook, bovendien, ten eerste/ten tweede, niet alleen/maar ook |
Een goede tabel of grafiek biedt in één oogopslag de duidelijkheid waar veel snelle lezers behoefte aan hebben. Zeker in meer informatieve teksten zoals een jaarverslag kan een tabel of grafiek je veel woorden besparen.
De infographic raakt steeds meer in zwang. Infograpics zijn afbeeldingen die informatie visualiseren. Vaak gaat het om iets complex. Een infographic kan bijvoorbeeld de samenhang tussen dingen mooi in beeld brengen. Maar ook het weerkaartje in je dagblad is een infographic: het geeft je in één oogopslag heel veel informatie op een heel schematische manier. Als je een handleiding moet schrijven of een ingewikkeld verhaal en je hebt wat budget zou je serieus moeten overwegen om wat geld te besteden aan een goede infographic.
Natuurlijk kan een foto heel veel duidelijkheid geven. Een rapport over onveilige situaties in een fabriek zou erg geholpen zijn met foto's. Maar ook jaarverslagen en beleidsnota's kunnen aan waarde winnen door het zorgvuldig gebruik van fotomateriaal.
Tenslotte nog iets over het schrijfproces zelf. Lang niet altijd vlot het even makkelijk. Help jezelf op weg door stimulerende vragen zoals
Stel je bij het schrijven ook je lezer voor. Wat doet hij terwijl hij je tekst leest. Misschien zit hij in het zwembad terwijl zijn dochtertje zwemles heeft: 'Papa neemt nog wat stukken door.' Misschien zapt je lezer wat rond op internet en blijft hij per ongeluk haken bij jouw tekst. Heeft je lezer een potlood of een pen erbij? Maakt je tekst deel uit van een hele stapel stukken voor een lange vergadering? Door je dit soort vragen, houd je de lezer voor ogen. Dat komt je tekst zeker ten goede.
Terug naar de hoofdpagina van de cursus Zakelijk schrijven.
Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/schrijven/tekst-schrijven.html
Copyright © 1999-2023 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
