Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Zakelijk schrijven

Zakelijk schrijven

Gerelateerde Cursussen
Zakenman schrijft tekst

Het schrijven van een zakelijke tekst gaat niet iedereen gemakkelijk af. In deze cursus helpen we je op weg. Je leert hoe je de schrijfopdracht verheldert, hoe je de tekst opbouwt en hoe je bij het schrijven zelf te werk gaat. Tenslotte leer je hoe je de tekst aan je opdrachtgever 'verkoopt'.

Inleiding

Lang niet iedereen heeft plezier in schrijven. Deze cursus is bedoeld voor al diegenen die met enige regelmaat een zakelijke tekst moeten schrijven en het gevoel hebben dat het handiger, efficiënter of leuker kan. Misschien herken je jezelf in de volgende profielen:

Gewoon beginnen, dan komt de rest vanzelf. Deze schrijvers vertrouwen op hun inspiratie, hun gezond verstand en hun kennis van zaken. Als ze beginnen weten ze nog niet waar ze uitkomen. Al schrijvend ontdekken ze eigenlijk wat ze willen schrijven.

Meer informatie, meer informatie. Deze schrijvers zijn een stuk minder zeker van hun zaak. Zij redeneren: als je maar veel informatie hebt, weet je zeker dat het goed komt.

Ik ben aan het broeden. Voor deze schrijvers is inspiratie het belangrijkste. Het is als het ware de vonk die het materiaal in één oerknal omzet in een grandioze tekst. En tot die tijd zetten ze koffie, ordenen hun bureau, ruimen de kast op of vallen de secretaresse lastig met onbeduidende vragen. Bij hen wordt een jaarverslag altijd nachtwerk.

Je voelt wel, dat kan beter, makkelijker en prettiger.

De voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Lees hier hoe je door je goed voor te bereiden heel veel tijd bespaart.

Verhelderen van de schrijfopdracht

Het schrijven van een zakelijke tekst is in zekere zin een project. We hebben het dan niet over een kort briefje of een memo over de storing in de koffieautomaat. Nee, we hebben het over schrijfopdrachten die tenminste een paar dagen werk opleveren. Dergelijke klussen kun je het best projectmatig aanpakken.

En dan is er één hoofdregel: zorg voor duidelijkheid. Vooraf maar ook tijdens het proces. Als je een schrijfopdracht krijgt, kun je als een kip zonder kop aan de slag gaan maar het is handiger, zuiniger en dankbaarder om je opdrachtgever in een uurtje de hemd van het lijf te vragen. Zodat je weet waar je aan begint.

Thema

Een zakelijke tekst gaat altijd ergens over. We noemen dat het thema. Bij een schrijfopdracht krijg je altijd een thema mee. Zo kun je de opdracht krijgen om een beleidsnota te schrijven over het invoeren van nieuwe bedrijfskleding.

Zorg dat je het thema zo ver mogelijk inperkt. Gaat het hier over de bedrijfskleding voor alle medewerkers of hebben we het alleen over de medewerkers van een bepaalde afdeling? Gaat het om het verkennen van mogelijkheden of is de beslissing voor nieuwe kleding al genomen? Wilt u de nadruk op het invoeren van de nieuwe kleding of ligt de nadruk op het beheer van de kleding?

Doelgroep, meelezers

Voor wie schrijf je? Wat weet je opdrachtgever van de doelgroep? Als je voor het hoofd van de afdeling P&O een nota schrijft over bedrijfskleding voor de Raad van Bestuur, schrijf je anders dan wanneer je voor de medewerkers zelf schrijft. En zijn er ook meelezers, mensen voor wie de tekst weliswaar niet bedoeld is maar die op de achtergrond toch erg belangrijk zijn. Een ondernemingsraad bijvoorbeeld. Moet je daar rekening mee houden?

Probeer al tijdens het verzamelen en ordenen van je informatie rekening te houden met je doelgroep. Als je voor mensen schrijft die veel van een onderwerp weten, moet je rekening houden met een forse dosis eigenwijsheid bij je lezers. Stel je als het ware voor dat die lezer tegenover je zit en telkens lastige vragen stelt: 'O ja, hoezo dan?' of 'Is dat het enige denkbare scenario?' Als je voor bestuurders schrijft die veel moeten lezen, noem je alleen de hoofdzaken. Je zorgt voor een heldere samenvatting waarin je de conclusie presenteert. Achtergrondinformatie stop je in de bijlage. Je formuleert stellig en zonder omhaal van woorden. Je gebruikt wat jargon als dat de status van je stuk kan verhogen. Stel je die voorzitter van de Raad van Bestuur voor, 's avonds om kwart over zeven. Hij leest jouw notitie. Hij heeft honger, hij wil snel duidelijkheid. Moet ik hier wat mee?

Ook de meelezers kunnen belangrijk zijn. Soms wil je slapende honden niet wakker maken. Sommige beleidsmakers noemen een 'reorganisatie' dan 'een project waarin wordt onderzocht of schaalvergroting tot de mogelijkheid behoort'. Vergis je niet: een beetje geoefende voorzitter van de ondernemingsraad leest ook tussen dergelijke regels door. Nee, je kunt meestal maar het best duidelijkheid geven. Alleen doe je dat niet in hetzelfde stuk maar bijvoorbeeld in een begeleidende brief of in een bijlage waarin de gevolgen voor het personeel op een rijtje worden gezet.

Doel van de tekst

Wat moet de tekst doen? Teksten hebben een doel. Een beleidsnota kan allerlei aspecten van een onderwerp op een rij zetten zodat de lezer zich een overzicht kan vormen van de mogelijkheden. Een beleidsnota kan ook bedoeld zijn om de lezer te helpen bij het maken van een keuze. Een beleidsnota kan bedoeld zijn om het beleidsproces te bespoedigen of te vertragen. Vraag je opdrachtgever wat de bedoeling is van de tekst. Vraag in dit verband ook waar zij aan denkt: een memo van vier kantjes of een doorwrocht stuk van veertig kantjes. Je zult de eerste niet zijn die met een heel andere tekst aan komt zetten dan waar de opdrachtgever op rekende.

Boodschap

Soms weet je opdrachtgever al wat de boodschap van de tekst moet zijn. Soms is die boodschap nog volstrekt onduidelijk. Dat is sterk afhankelijk van de schrijfopdracht. Vraag ernaar!

Medium

Het maakt nogal wat uit of je een artikel schrijft voor het personeelsblad of een nota voor de directie. Of een stukje over de afdeling voor het intranet of een flyer die wordt uitgereikt tijdens een popconcert. Wat wil je opdrachtgever?

Deadline

Wanneer moet het klaar zijn? En wat moet er dan precies klaar zijn? Zorg dat er duidelijkheid is over dat soort onnozelheden. Zeker bij drukwerk zit er nogal wat tijd tussen het opleveren van de definitieve tekst en het gereedkomen van het drukwerk.

Met wie werk je?

Je hoeft het niet allemaal zelf te doen. Maar met wie werk je exact? Zorg dat je medewerkers dat niet van jou horen maar van hun baas. Dat werkt wel zo prettig. Zeker als het om een forse klus gaat.

Hoe onderhoud je contact?

Bij schrijfopdrachten die een langere doorlooptijd hebben, is het handig om direct bij de aftrap af te spreken wanneer je tussentijds overlegt met je opdrachtgever. Je kunt al vast een afspraak plannen voor het bespreken van het structuurschema (zie hierna), de ruwe tekst en de definitieve tekst. Je hebt dan direct een planning.

Wie beoordeelt de tekst en waarop?

Het komt nog wel eens voor dat bij je presentatie van de tekst, je opdrachtgever een of meer gasten heeft uitgenodigd. De secretaris van de stichting waar je subsidie aanvraagt bijvoorbeeld. Of degene die het Intranet bij jou op de zaak bestiert. Of de hoofdredacteur van het personeelsblad. Op zich is dat prima maar het was handiger geweest als je hen eerder had gesproken.

Zet de resultaten van dit gesprek op een rijtje en mail het je opdrachtgever: 'Geachte heer Jansen, bijgaand vindt u een kort verslag van onze bespreking van vanmiddag. Wilt u voor alle zekerheid nog even checken of we elkaar goed begrepen hebben?' Zo voorkom je misverstanden achteraf. En wie weet heeft je opdrachtgever nog last van voortschrijdend inzicht.

Structuurschema maken

Zakelijke teksten kun je beschouwen als een vraag-en-antwoordspel. De lezer heeft vragen over het thema en de schrijver beantwoordt deze vragen. Welke vragen de lezer stelt is afhankelijk van het thema. Een gebruiksaanwijzing raadpleeg je met een ander doel dan de flyer die je bij een popfestival in je hand krijgt gedrukt. Bij het componeren van zijn tekst, zal de schrijver inspelen op de vragen van de lezer. En natuurlijk beantwoord je als schrijver vooral de vragen waarvan je wilt dat de lezer die stelt.

Wie een tekst schrijft doet er dus goed aan eerst de belangrijkste vragen over dat thema op een rij te zetten. Vervolgens beantwoord je die vragen heel kort. Vaak kun je bij die korte antwoorden nieuwe vragen koppelen. Afhankelijk van het soort tekst dat je schrijft, zul je andere soorten vragen stellen.

Zo ontstaat er een netwerk van vragen en antwoorden. Je noemt dat het structuurschema. Met dat structuurschema aan je prikbord ga je vervolgens je informatie zoeken en ordenen. En pas dan ga je schrijven.

Verder lezen: Maken van een structuurschema.

Het vergaren van de informatie

Om een structuurschema te kunnen maken moet je de problematiek redelijk kennen. Maar verkijk je niet. De vragen die je stelt zijn vragen die ieder weldenkend mens stelt. Je kunt dus al snel een structuurschema maken. En dat structuurschema helpt je vervolgens bij het zoeken van de goede informatie, bijvoorbeeld door een aantal interviews, een literatuurstudie of een combinatie.

De ervaring leert dat hoe meer je van een onderwerp weet, hoe langer het duurt om een goede, begrijpelijke tekst te maken. Doe dus af en toe een stapje terug. Wil mijn lezer dit allemaal wel weten? Met deze tekst wil ik realiseren dat mijn lezer tot een afgewogen oordeel kan komen. Heeft hij daartoe al deze informatie nodig? Lezers zijn ongeduldig. Ga niet met je kennis pronken. Wees to the point.

Tekststructuren

Tekstwetenschappers ontwikkelden een aantal vaste structuren voor de meest voorkomende tekstsoorten. In het buitengewoon handige handboek Leren communiceren (M. Steehouder e.a.) vind je een uitvoerige uitleg van deze aanpak. Het komt erop neer dat de meeste zakelijke teksten een vaste structuur hebben. We onderscheiden:

Verder lezen: Tekststructuren voor zakelijke tekst.

Zakelijke schrijfstijl: aantrekkelijk en duidelijk schrijven

Je wilt dat je tekst gelezen en begrepen wordt:

Hoe zorg je ervoor dat je lezer aan de tekst begint en doorleest. Een aantal tips:

Een tekst wint veel aan duidelijkheid door een heldere en overzichtelijke structuur. Je doet dat door:

Als je van te voren weet wat je boodschap is, kun je gemakkelijk duidelijker schrijven. Je helpt je lezer door ieder hoofdstuk te beginnen met een samenvatting van hooguit enkele zinnen. Wat gaat de lezer hier lezen? Zo'n samenvatting geeft de lezer houvast.

Verder lezen: zakelijke schrijfstijl: aantrekkelijk en duidelijk schrijven.

Tekstkwaliteit: het CCC-model van Renkema

Wie een goede tekst wil schrijven die gelezen en begrepen wordt gaat niet over één nacht ijs. Jan Renkema ontwikkelde in de Schrijfwijzer het CCC-model. Dit model is uitstekend geschikt om je tekst nog eens grondig tegen het licht te houden. Renkema redeneert dat een tekst goed is als hij aan drie eisen voldoet:

  1. Een schrijver wil iets zeggen, een lezer wil iets weten; die twee elementen moeten corresponderen.
  2. Eenmaal gemaakte keuzes moet je volhouden in je tekst. Renkema noemt dat consistent. Als je de lezer eerst met 'u' aanspreekt en later met 'je' is dat niet consistent.
  3. Je tekst moet kloppen: inhoudelijk maar ook tekstueel. Dat is de eis van correctheid.

Deze drie eisen kun je op vijf aspecten van je tekst loslaten. Je krijgt dan een mooie checklist waarmee je de tekst nog eens langs kunt lopen.

Verder lezen: tekstkwaliteit: het CCC-model van Renkema.

Overdracht aan de opdrachtgever

De meeste zakelijke teksten worden geschreven voor een opdrachtgever. Je tekst kan nog zo goed zijn, als het niet voldoet aan de eisen die je opdrachtgever stelt zal niemand het lezen. Met andere woorden: als je een tekst maakt voor je opdrachtgever moet je er ook nog voor zorgen dat je opdrachtgever de tekst accepteert. Hoe doe je dat?

Een veel gebruikte strategie is je opdrachtgever meenemen in het proces. Dat is in feite heel simpel. Beschouw je opdrachtgever niet als de afnemer van je product maar als coproducent.

Het begint al met de intake. Als het goed is heb je gesproken met je opdrachtgever. Je hebt hem de kans gegeven over alle aspecten van de tekst zijn mening te geven. Dat is de eerste stap in het coproduceren. De tweede stap zet je door dat gesprek op papier te zetten en je opdrachtgever te vragen of je hem goed hebt begrepen. Een derde stap zet je door een aantal halfproducten met hem door te spreken. Het structuurschema bijvoorbeeld: 'Kijk, ik had gedacht de tekst zo op te zetten. Wat vind je ervan?'

Tenslotte leg je –na een grondige revisie- je resultaat in de onopgemaakte vorm aan je opdrachtgever voor als een soort halfproduct. Sommige opdrachtgevers willen heel graag ook zelf wat toevoegen. Geef ze daarvoor de gelegenheid, bijvoorbeeld door de tekst per e-mail toe te sturen. Andere opdrachtgevers stellen dat absoluut niet op prijs. Hen leg je de papieren versie als concept voor. 'Wat vind je, is dit wat je bedoelde?'.

Hoe je het ook presenteert, zorg dat je bij je opdrachtgever aan tafel komt voordat je de tekst definitief oplevert.

Deze aanpak werkt natuurlijk alleen als je opdrachtgever een beetje meewerkt. Er zijn opdrachtgevers die daarvoor geen tijd hebben. Neem dan niet te snel genoegen met zijn 'nee'. Vraag om een contactpersoon: iemand die hij vertrouwt en met wie jij kunt samenwerken. En als dat zelfs dat er niet in zit, vraag dan of het goed is dat je halverwege even langs komt om een schematisch structuurschema voor te leggen. En tja, het houdt natuurlijk ook een keer op. Als je opdrachtgever echt overal van af wil zijn, rest je weinig anders dan in een keer iets te maken waarvan jij denkt dat het goed is.

Werken met een bureau van buiten

Zelfs als je deze cursus helemaal las, kan het zijn dat de moed je in de schoenen zinkt bij een schrijfopdracht. Soms is het dan slimmer om er een professional bij te halen. Er zijn veel goede tekstschrijvers die graag een deel van de klus overnemen. Jij zorgt voor de inhoud, de schrijver doet de rest. Zorg voor een goede briefing. Je kunt natuurlijk ook de checklist in deze cursus gebruiken. Veel succes!

Aanbevolen boeken

Aanbevolen websites

Hoe word je tekstschrijver van beroep?

Wanneer je binnen je huidige functie al teksten hebt geschreven of voor opdrachtgevers hebt gewerkt, is de kans om succesvol aan de slag te komen als tekstschrijver groter. Omdat er geen speciale opleidingen zijn voor tekstschrijvers, is het belangrijk dat je zelf werkt aan een brede algemene ontwikkeling. Oefenen is dus belangrijk!

Tekstmodellen hanteren

Wat wil jij met je tekst? Verslag doen van een vergadering of van een uitvoerig onderzoek, iemand overtuigen, een afspraak bevestigen? Elk communicatiedoel vraagt om zijn eigen tekstmodel. Een mailtje bouw je anders op dan een officiële brief die misschien ooit als bewijs in een rechtszaak wordt gebruikt. Maak het jezelf makkelijk en volg deze richtlijnen.

Gerelateerde onderwerpen:

Auteur: Wout Sorgdrager in opdracht van Leren.nl


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/schrijven/

Copyright © 1999-2022 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon