Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Management > Projectmanagement

Cursus projectmanagement

Gerelateerde Cursussen
projectmanager met oog voor het resultaat

We maken er een project van... het klinkt zo makkelijk. Alsof een projectaanpak een garantie is voor succes. Dat klopt natuurlijk niet. Maar als een bedrijf echt iets wil realiseren is de projectaanpak vaak wel de beste manier. Hoe zorg je ervoor dat zo'n project ook echt een succes wordt?

Deel 1: Inleiding projectmatig werken

Je leert wat een project is en je krijgt tips en tools om een goed projectplan te maken. Je krijgt handvatten om aan de slag te gaan. Veel succes met je project!

Wat is een project?

Een omschrijving is deze:

Een project is een geheel van activiteiten buiten de gewone bedrijfsvoering om waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgever binnen duidelijke kaders door een team van meerdere verschillende specialisten.

Het aanpakken van een opdracht, taak of probleem kan op meerdere manieren. De projectaanpak is daar maar één van. Er zijn ook andere manieren om je doel te bereiken. Of een project de meest geschikte aanpak is, is erg afhankelijk van de situatie.

  1. Moet je in een complexe situatie in korte tijd iets realiseren en je hebt eigenlijk geen idee wat je daarvoor moet doen of laten? Vaak kies je dan voor een improviserende aanpak.
  2. Moet je gedurende langere tijd en in een stabiele omgeving ongeveer hetzelfde resultaat behalen? Dan kies je voor een routinematige aanpak.
  3. En is er helemaal geen tijd meer en is de nood heel hoog, dan kun je nog kiezen voor een intuïtieve aanpak.
  4. En tenslotte is er nog de projectaanpak.

Een project is een project als het gaat om een unieke, van te voren omschreven prestatie van een groep samenwerkende medewerkers met een verschillende achtergrond. Een project is een project als:

En: in tegenstelling tot routinetaken kan een project mislukken.

Verder lezen: Wat is een project?

Projectopzet

De opzet creërt duidelijkheid over de doelstellingen, het resultaat en de manier waarop dat resultaat behaald wordt. Duidelijkheid voor jezelf, voor je opdrachtgever en voor het projectteam.

In de projectopzet zet je op een rij:

De opdrachtgever moet op basis van deze projectopzet kunnen beslissen of het loont om jou te vragen een uitgewerkt projectplan te schrijven.

Verder lezen: Projectopzet

Projectplan

In de projectopzet ging het om het creëren van duidelijkheid over het te bereiken resultaat. Daarmee is de projectopzet het vertrekpunt voor het projectplan. Daarin beschrijf je namelijk nauwkeurig wat je gaat doen om dat resultaat te bereiken.

Het projectplan is als het ware het draaiboek voor de film. Stapje voor stapje, beeld voor beeld, wordt in het projectplan uitgewerkt wat je van plan bent.

Het projectplan bestaat uit de volgende onderdelen:

Verder lezen: Projectplan

Deel 2: Je project de baas: projecten leiden

Hoe doe je dat: leidinggeven aan projecten? En wat maakt iemand tot een goede projectleider? Niet elke projectleider kan elke klus aan. In dit deel van de cursus kijken we naar de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de projectleider en naar de gewenste stijl van leidinggeven. Want die verschilt per opdracht.

De projectleider

Wat een goede projectleider is, hangt af van de opdracht en van de situatie.

  1. De doener is vooral op zijn plaats in urgente projecten: er moet binnen vier maanden een nieuwe versie van het programma worden ontwikkeld want anders valt het doek.
  2. De teamspeler is vooral op zijn plaats in projecten die wat meer doorlooptijd nodig hebben. Projecten waarin het team in alle rust een geheel nieuw product moet ontwikkelen.
  3. De bruggenbouwer, doet het vooral goed in organisatieontwikkelingsprojecten. Hij geeft leiding aan een klantgerichtheidsproject of is verantwoordelijk voor het project 'Veiligheid voor alles!'.

De projectleider is vooral een teamleider. Niet de projectleider doet het werk maar het hele team. Een projectleider die heel veel weet van een vakinhoudelijk onderdeel van het project loopt het risico dat híj het werk gaat doen en dat hij daarmee zijn collega's in het team voor de voeten loopt.

In je optreden ben je als projectleider zacht op de relatie en hard op de inhoud. Wees duidelijk wat je wilt, wees duidelijk over wat er nodig is en wees duidelijk over wat je met elkaar hebt afgesproken. En daar moet je soms inderdaad hard in zijn. Niet altijd leuk, wel belangrijk. Tegelijkertijd zorgt een goede projectleider voor het team. Juist omdat je het sámen moet doen.

Verder lezen: De projectleider

De opdrachtgever

De opdrachtgever staat tussen het project en de organisatie. Hij moet ervoor zorgen dat er iets komt waar de organisatie blij mee is, waar de organisatie iets mee kan. De opdrachtgever ...

Verder lezen: De opdrachtgever.

De stuurgroep en klankbordgroep

Als het project afnemers heeft uit meerdere bedrijfsonderdelen kiest men wel eens voor een stuurgroep. Zo'n stuurgroep bestaat uit hoofden van die verschillende onderdelen van het bedrijf. De opdrachtgever is voorzitter van de stuurgroep. De stuurgroep bespreekt de belangrijkste stappen binnen het project en adviseert de opdrachtgever. Die blijft de beslisser.

Een klankbordgroep kan ook nog wel eens handig zijn. Zo'n groep bestaat uit potentiële gebruikers van het te ontwikkelen product. Je vraagt zo'n klankbordgroep bijvoorbeeld om de eerste versie van de nieuwe catalogus eens door te nemen. De klankbordgroep beslist niet maar adviseert alleen.

Verder lezen: De stuurgroep en klankbordgroep

Leidinggeven aan projecten

leidinggeven aan een projectteam. Wat is daar zo bijzonder aan? Wat zijn eigenlijk de verschillen tussen een gewone leidinggevende en een projectleider? We zetten de belangrijkste verschillen op een rij.

De projectleider is aanzienlijk meer resultaatgericht dan de gewone leidinggevende. Voor de projectleider is het resultaat heilig. Daar wordt hij op afgerekend! Dat heeft consequenties voor zijn leiderschap.

Een project is tijdelijk. De projectleider sluit zich af voor problemen op de lange termijn die niets met het project te maken hebben. Conflicten die het resultaat niet beïnvloeden zal de projectleider laten lopen.

Als projectleider ben je meestal niet de hiërarchisch leidinggevende van je projectmedewerkers. Jij stuurt je medewerkers direct aan; de algemene beoordeling en de loopbaanontwikkeling zijn echter taken van hun hiërarchische chef.

Bijsturen doet een gewone leidinggevende vaak met wat zachte hand. Langzaam aan, dan breekt het lijntje niet. Daar heeft de projectleider geen tijd voor. Hij is korter door de bocht.

Het projectteam is zeer heterogeen samengesteld. Een project is een multidisciplinaire opdracht. Er werken dus mensen aan mee die een heel verschillend vak uitoefenen. Dat betekent ook voor de leidinggevende wat.

Verder lezen: Leidinggeven aan projecten

Deel 3: Samenwerken in projecten

Handreikingen om als individuele projectmedewerker en als projectteam al doende te leren en de samenwerking te bevorderen.

Alle neuzen dezelfde kant op

In de ideale situatie kunnen alle projectteamleden hun persoonlijke doelen verenigen met het gezamenlijke doel. Hoe kom je zover als team? In de eerste plaats is er een gemeenschappelijke visie nodig. Dat klinkt misschien wat wazig. Het is eigenlijk heel simpel: wat wil je samen maken? Waar ga je samen naar toe? De opdrachtgever en de projectleider hebben hier een belangrijke rol. Zij formuleren het probleem, het doel en het resultaat van het project. Daarmee geven zij richting aan het team.

Verder lezen: Alle neuzen dezelfde kant op

Taken en rollen in een team

Mensen hebben in een team niet alleen taken maar ook rollen. Rollen zijn heel handig: een rol is een afspraak over welk gedrag men per situatie vertoont. Je weet dus precies wat je aan elkaar hebt. Twee bekende roltyperingen zijn die van

De Bono bedacht zijn rollenspel met zes verschillende denkstijlen om mensen los te maken van hun vertrouwde manier van denken.

Belbin redeneerde precies omgekeerd. Als je mensen een rol geeft die niet bij hun past, gaat het mis in het team. Dan benut je elkaars sterke punten onvoldoende. Om dat te voorkomen ontwikkelde hij een testje om vast te stellen welke rol iemand van nature neemt. Ieder teamlid doet de test afzonderlijk. Vervolgens kijk je als team of alle teamrollen een beetje prettig zijn verdeeld.

Verder lezen: Taken en rollen in een team

Samenwerken in een projectteam

Samenwerken is moeilijk, samenwerken gaat vaak mis en samenwerken levert lang niet altijd het gewenste resultaat op. Toch zal het moeten, in een project. Immers: het wezen van projectmatig werken is juist die georganiseerde samenwerking tussen mensen met een verschillende achtergrond en met verschillende beroepen.

Een verschillend beroep, een verschillende stijl, een verschillende aanpak. Juist vanwege die verschillen vorm je met elkaar het projectteam. Soms is het echter wel even wennen. Het kan geen daarom kwaad je bij de kennismaking te verdiepen in elkaars achtergrond.

Het is niet verstandig om altijd een conflict uit de weg te gaan. De directe oorzaak van een conflict is weliswaar meestal een kleinigheid, de achterliggende problematiek is vaak wél belangrijk. Probeer voor jezelf na te gaan waar het je nu werkelijk om gaat. Wat zit je nu precies dwars? En waarom vind je dat zo erg? Als je als team echt gemotiveerd bent om er samen iets van te maken, zorg je er samen voor dat een conflict niet uit de hand loopt. Integendeel: je zorgt er samen voor dat je aan een conflict iets over houdt. In die betekenis is een conflict vooral een leersituatie. Het helpt je als team een stapje verder.

Verder lezen: Samenwerken in een projectteam

Model voor Effectief Teamfunctioneren (MET)

Leidinggevenden kunnen het Model voor Effectief Teamfunctioneren gebruiken om een analyse te maken van het functioneren van het team en zonodig bij te sturen. Het model is ook handig voor projectteams.

Er is sprake van effectieve samenwerking als resultaten op een goede manier worden bereikt. Daarvoor noemt het MET-model vijf basisvoorwaarden die nauw met elkaar samenhangen.

  1. duidelijke doelen
  2. een effectieve en efficiënte taak- en rolverdeling
  3. open communicatie en goede cultuur
  4. duidelijke werkafspraken en protocollen
  5. teamleden die zich verantwoordelijk voelen voor het bereiken van de doelen

Verder lezen: Model voor Effectief Teamfunctioneren (MET)

Omgaan met tegenslag in een project

Als het mis gaat in een project is het zaak om terug te gaan naar je oorspronkelijke probleem. Wat wilde je oplossen? Als je als team op elkaar bent ingespeeld kun je in noodgevallen ook beter improviseren. Je weet wat je aan elkaar hebt.

De gezamenlijke visie op het eindresultaat moet je wel herzien. Neem even tijd om met elkaar een stapje terug te doen en een nieuwe visie te formuleren. Wat is er klaar als af is?

Verder lezen: Omgaan met tegenslag in een project

Project start-up

Een goed begin is het halve werk. Als projectteam moet je op elkaar kunnen bouwen. Je moet weten wat je aan elkaar hebt en je moet het samen werken plezierig vinden. Je gaat met elkaar een intensieve en soms heftige periode tegemoet. Je kent elkaar lang niet altijd even goed. En het succes van het project straalt ook op jou af. De belangen zijn dus groot. Voor jou, voor je collega's en voor je opdrachtgever. Als je samen een routineteam wordt, kun je je een foutje permitteren. Je krijgt een tweede kans en een derde en een vierde om je werk steeds beter te organiseren. Bij een project is dat niet zo. Een goede project start-up helpt het team om

Verder lezen: Project start-up

Verder met projecten

Wat leer je over jezelf van projectmatig werken?

Een project heeft wel wat van een snelkookpan. De beperkende factoren tijd, geld en kwaliteit zorgen voor een hoge druk. Niet voor niets wordt in een assessment vaak de druk fors opgevoerd. Men gaat ervan uit dat je dan pas echt iets van jezelf laat zien. Juist in een project kun je dus veel over jezelf leren. Gebruik dat als je nadenkt over je eigen functioneren. Kijk nog eens naar de rollen die vooral vervulde, vraag je collega's binnen het team na afloop van het project om wat feedback. Het hoeft allemaal niet zo zwaar. Dat kan ook best onder de afscheidsborrel.

Als je slim bent neem je in je portfolio iets over het project. Kijk dan ook eens naar de samenwerking aan de hand van de dubbele kernkwadranten of aan de hand van het enneagram. Wat leer je over jezelf? Ben je tevreden over je eigen rol? heb je voldoende van jezelf in het project gelegd? Werd er naar je geluisterd? Wat ga je in een volgend project anders doen?

Op zoek naar een volgend project

Projectmatig werken is spannend en werkt vaak verslavend. Als je ervan hebt genoten doe je er goed aan om je loopbaan in eigen hand te nemen. Wacht niet af tot er weer een project voorbij komt. Ga eens praten met je leidinggevende en vertel over je ambities, vraag naar mogelijkheden, gebruik je netwerk binnen het bedrijf om ook buiten je eigen afdeling leidinggevenden te laten weten dat je 'in' bent voor dit soort opdrachten. Veel succes!

Boeken over Projectmatig werken

Er is erg veel geschreven over projectmatig werken. Wat opvalt is toch dat in essentie er in de loop van de jaren er niet zo veel is veranderd.

Gert Wijnen, Willem Renes en Peter Storm, Projectmatig werken Uitgeverij Het spectrum. Utrecht, 1988. 11e druk. ISBN 90 274 4489 7

'Projectmatig werken' verscheen in 1984. Deze 11e druk is niet gewijzigd. Overigens verscheen in 2005 een nieuwe, wel gewijzigde druk met meer aandacht voor bijvoorbeeld de project start-up. Projectmatig werken is een prettig geschreven boek met veel voorbeelden. Het boek besteedt veel aandacht aan de praktijk van projectmatig werken: hoe gaat het nu in het echt? En natuurlijk krijg je ook in dit boek alle projectmanagementinstrumenten keurig op een rijtje.

Jo Bos en Ernst Harting (redactie), Projectmatig creëren. Uitgeverij Scriptum management. Schiedam, 1998. ISBN 90 5594 122 0

'Projectmatig creëren' is een mooi gebonden boek van bijna 400 bladzijden. Het is interessant door zijn invalshoek: als je maximaal beroep doet op de eigen motivatie van de projectmedewerkers kun je toe met minder coördinatie en afstemming; mensen doen dan vanzelf het goede. En als je minder coördinatie nodig hebt, is het belang van de beheersing van projectmiddelen iets minder groot. Dat maakt het werken aan een project leuker en minder krampachtig. Die insteek wordt in de eerste hoofdstukken uitgewerkt. En vervolgens behandelen de auteurs opnieuw de hele riedel van projectmanagement, af en toe aangevuld met wat inzichten uit die eerste hoofdstukken. Heb je nog geen boek over projectmanagement dan heb je hiermee een goed boek. Maar heb je al wel een boek over projectmanagement dan betaal je wel erg veel voor relatief weinig nieuws.

Ten Gevers en Tjerk Zijlstra, Praktisch projectmanagement 1. 2e druk. Academic Service. Schoonhoven, 2001. ISBN 90 5261 38 x

Dit boek is uitgegeven in de reeks 'Praktijkgidsen voor manager en ondernemer' maar ook studenten en adviseurs mogen het lezen. Praktisch projectmanagement is een handzaam, overzichtelijk boek waar het hele scala aan projectmanagementinstrumenten degelijk wordt besproken. Het tweede deel behandelt de sociale vaardigheden die je nodig hebt bij het werken in projecten.

Peter Senge, De vijfde discipline. Scriptum management. Schiedam, 1992 (vertaling van 'The fifth discipline; the art and practice of the learning organization') ISBN 90 71542 54 8

De vijfde discipline gaat helemaal niet over projectmatig werken maar wie zijn been heeft gebroken en een weekje op bed moet blijven kan toch veel leren over projectmatig werken uit dit boek. Senge begint het boek met de zin: “Van jongs af aan hebben we geleerd problemen in stukjes te breken, om de wereld om ons heen op te splitsen. Blijkbaar kunnen we ingewikkelde taken en onderwerpen beter aan op die manier.” Senge introduceert in dat verband het systeemdenken, een manier van kijken en denken die de dingen in hun verband laat. De essentie van projectmatig werken is dat we het probleem en de aanpak ervan als het ware uit de bestaande werkelijkheid lichten. Om vervolgens te merken dat we nog heel moeten doen om de oplossing te implementeren. Behalve systeemdenken introduceert Senge nog vier andere disciplines waaronder 'Het opbouwen van een gemeenschappelijke visie' en 'Teamleren'. Inzichten uit die hoofdstukken zijn verwerkt in het onderdeel 'samenwerken aan projecten' uit deze cursus.

Auteur: Wout Sorgdrager in opdracht van Leren.nl.

Verder lezen

Leerzame websites over project management en het beroep projectmanager.

teambuildingpijl

Teambuilding

Hoe smeed je een groep individuen tot een hecht team? Met een outdoortraining of een dag op de hei kom je er niet. Teambuilding is een manier van werken. Alleen door er dagelijks bewust mee bezig te zijn, breng je een team tot topprestaties.


Bron: www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/

Copyright © 1999-2022 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon