

		Home

Kennisbronnen

Project?

Wat is een project?

	Projectmanagement
Inhoud: 1. Inleiding Wat is een project? Projectopzet Projectplan Fasering en planning Beheersing 2. Projecten leiden Projectleider Opdrachtgever Stuurgroep en klankbordgroep Leidinggeven aan projecten 3. Samenwerken in projecten Neuzen dezelfde kant op Taken en rollen Samenwerken is moeilijk Model voor Effectief Teamfunctioneren Omgaan met tegenslag Project start-up

Wat is een project? Een omschrijving is deze:

Een project is een geheel van activiteiten buiten de gewone bedrijfsvoering om waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgever binnen duidelijke kaders door een team van meerdere verschillende specialisten.

Projecten zijn per definitie spannend: je gaat iets nieuws maken. En het is niet zeker of dat lukt. Een project is per definitie leuk: je gaat samenwerken met een groep collega's met ieder een andere achtergrond. Een project is per definitie belangrijk: je wordt samen met je projectcollega's een tijdlang vrijgesteld van je dagelijks werk. Dat kost handenvol geld. Een bedrijf kiest daar niet zomaar voor.

Vier verschillende manieren om een probleem aan te pakken

Het aanpakken van een opdracht, taak of probleem kan op meerdere manieren. De projectaanpak is daar maar één van. Er zijn ook andere manieren om je doel te bereiken. Of een project de meest geschikte aanpak is, is erg afhankelijk van de situatie.

Moet je in een complexe situatie in korte tijd iets realiseren en je hebt eigenlijk geen idee wat je daarvoor moet doen of laten? Vaak kies je dan voor een improviserende aanpak.
Moet je gedurende langere tijd en in een stabiele omgeving ongeveer hetzelfde resultaat behalen? Dan kies je voor een routinematige aanpak.
En is er helemaal geen tijd meer en is de nood heel hoog, dan kun je nog kiezen voor een intuïtieve aanpak.
En tenslotte is er nog de projectaanpak.

1. Improviseren

Het bezoekersaantal in het cultureel centrum daalt al jaren. Het is volstrekt onduidelijk waar het aan ligt. Het bestuur vraagt Piet Hein en Antoinette om iets te doen: zo kan het niet langer. Ze krijgen tienduizend euro en vier maanden. Improvisatie lijkt hier de meest wenselijke aanpak:

de opdrachtgever weet zelf niet goed wat er moet gebeuren,
de aanpak is onduidelijk,
van te voren is onduidelijk wat het resultaat is,
je kunt weinig zeggen over de eisen waaraan het resultaat moet voldoen.

Het is duidelijk dat een improviserende aanpak niet geschikt is als er veel mensen bij de opdracht betrokken zijn.

2. Routine

Als afstudeerproject ontwikkelde Hans een kaarsenstandaard die de kaars omhoog tilt terwijl hij brandt. Een heel gedoe maar wel succesvol. Hans krijgt een eervolle vermelding en de school vraagt hem tien stuks te maken om weg te geven aan relaties. Als twee dagen later zijn vader ook nog eens honderd stuks bestelt en hij van de plaatselijke chic-winkel een opdracht voor nog eens honderd stuks krijgt, besluit Hans tot een routinematige aanpak. Hij maakt ze niet stuk voor stuk. Hij mechaniseert de productie en zoekt een handige eerstejaars. Die neemt een deel van de productie over.

Een routinematige aanpak is logisch als:

hetzelfde resultaat herhaaldelijk bereikt moet worden terwijl de omstandigheden hetzelfde blijven,
de prijs van het opstellen van procedures en de aanschaf van machines opweegt tegen de opbrengsten ervan.

3. Intuïtief

“Tom Poes, verzin een list.” In schijnbaar hopeloze situaties kan een intuïtieve aanpak redding brengen. Er is geen tijd voor overleg, er is geen tijd voor het opstellen van een plan. In dergelijke situaties kun je kiezen voor een aanpak waarbij je vertrouwt op je “onderbuik”. Dat is niet hetzelfde als “maar wat doen” maar het is allicht minder controleerbaar. Het resultaat is onduidelijk, de aanpak bedenk je al doende en wie en wat je nodig hebt merk je vanzelf. Een intuïtieve aanpak stelt hoge eisen aan de ervaring en know how van degene die deze aanpak hanteert. En hoe minder mensen erbij betrokken zijn, hoe beter het werkt. Een intuïtieve aanpak kies je als:

er geen tijd is voor overleg
er is geen tijd voor het opstellen van een plan
de risico's groot zijn
je jezelf ertoe in staat acht.

4. Projectmatig

De fles plopt vriendelijk

Het is vrijdagavond, middernacht. Beneden in de hal geven mensen elkaar een hand, sommigen zoenen. In de meldkamer is het doodstil. Hanna's hart bonkt. Ze kijkt naar haar buurman: hoort-ie het? Twee minuten over twaalf. Er gebeurt niets. Vijf minuten over twaalf. Er gebeurt nog steeds niets. Hanna's hart klopt nog sneller.

Dan pakt ze de lijst en begint de inventarisatie: “Beademing?“ “Werkt” zegt Arjo. “De liften?” “Werkt” zegt Hans. “Het netwerk?” “Werkt” zegt Henk. “Het brandalarm?” “Werkt” zegt Jan. Alle lampjes die groen moeten zijn branden geruststellend groen. Alle lampjes die rood moeten zijn branden geruststellend rood.

De draaideuren draaien, de nooddeuren blijven dicht, de noodverlichting werkt, de liften gaan open en dicht. In de meldkamer blijft het stil. Om tien over twaalf kijkt Hanna haar collega's aan: “Het is gelukt!” Zelfs de champagnefles krijgt ze open. De fles plopt vriendelijk. Samen met alle projectgroepleden en de algemeen directeur heft ze het glas.

Het ziekenhuis heeft de millenniumwisseling goed doorstaan. Zoveel geld, zoveel tijd, zoveel moeite, zoveel ellende en ook zoveel plezier ... en dat alles om op 1 januari 2000 te zien dat er niets gebeurt..

Een project is een project als het gaat om een unieke, van te voren omschreven prestatie van een groep samenwerkende medewerkers met een verschillende achtergrond. Een project is een project als:

het gaat om iets eenmaligs,
het een groepsprestatie betreft waar meerdere disciplines bij betrokken zijn,
het resultaat vooraf is omschreven,
er tijd en gelegenheid is om een plan te maken,
vooraf is vastgelegd wanneer het klaar moet zijn en wat het mag kosten (in tijd, geld en energie)
het gaat om iets belangrijks.

En: in tegenstelling tot routinetaken kan een project mislukken.

De opdracht om ervoor te zorgen dat op 1 januari 2000 het ziekenhuis gewoon bleef doordraaien leende zich bij uitstek voor een projectmatige aanpak. Dat er een probleem kon ontstaan met de chips en daarmee met alles wat ook maar enigszins geautomatiseerd was, wist men al begin jaren negentig. Tijd genoeg om het probleem aan te pakken. Het resultaat kon men van tevoren ook goed omschrijven: alles moest gewoon blijven doordraaien. Omdat de chips op alle mogelijke manieren in alle bedrijfsprocessen betrokken zijn, waren er meer disciplines nodig om het probleem aan te pakken. Dat het om iets eenmaligs en iets belangrijks ging, is duidelijk. De enige onzekerheid betrof de omvang van het probleem en het budget dat ermee gemoeid was. Van andere instellingen wist Hanna dat het in de miljoenen kon gaan lopen maar een deel van het probleem was nu juist dat men geen idee had in hoeverre de chips zich in de bedrijfsprocessen hadden genesteld.
Hanna's Millenniumproject had daarom ook wel wat improviserende trekjes: het doel was weliswaar heel duidelijk maar bij de start wist men nog niet wat er moest gebeuren.

Volgende pagina: De projectopzet: het creëren van duidelijkheid

Bron: www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/wat-is-een-project.html