 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Projectmanagement |
| Inhoud: 1. Inleiding
2. Projecten leiden 3. Samenwerken in projecten | |
Verhuizen doe je niet zo vaak. Bovendien moet het snel gebeuren omdat de nieuwe bewoners bij wijze van spreken al op de stoep staan. Je zult dus het werk moeten verdelen en slim plannen. Om dat te doen kun je gebruik maken van twee technieken die op hetzelfde neerkomen: het opstellen van een “product breakdown structure” (PBS) en een “Work Breakdown Structure” (WBS).
Bij een PBS knip je het resultaat van het project in een overzienbaar aantal afgeronde delen. Een verhuizing kun je bijvoorbeeld verdelen in: het oude huis is schoon en het nieuwe huis is schoon en alle ingepakte dozen staan in de woonkamer. Vervolgens splits je die onderdelen opnieuw in delen, bijvoorbeeld per ruimte. Daarna probeer je je voor te stellen wat je daarvoor allemaal nodig hebt: je stelt als het ware een boodschappenlijst op. Dozen, plakband, etiketten, stiften, schoonmaakspullen, materiaal zoals een stofzuiger, veger en blik, dweilen, gele doekjes, etc.
Met een PBS ontleed je het projectresultaat in talloze stukjes. Met een WBS ontleed je het proces: je begint weer bij het resultaat en verdeelt dat in een overzienbaar aantal afgeronde gehelen. Dat kan hetzelfde zijn als je PBS. In ons voorbeeld dus: alles is ingepakt en staat in het nieuwe huis, het oude huis is schoon en het nieuwe huis is schoon. Wat moet daarvoor gebeuren? Per eenheid zet je op een rij wat er moet gebeuren om het zover te krijgen. De dozen moeten worden ingepakt. Er moet een lijst komen met wat waar in het nieuwe huis moet komen te staan. Die lijst moet in vijfvoud gekopieerd worden want we zijn met ons vijven. De stiften moet gecontroleerd zijn, etiketten moeten beschikbaar zijn. De WBS is een ideaal vertrekpunt voor een taakverdeling.
Zowel de WBS als de PBS zijn hulpmiddelen om op een rijtje te krijgen wat je nodig hebt en wat er moet gebeuren. De truc is vooral om een handige onderverdeling te maken. Knip het uiteindelijke projectresultaat niet in twee stukken maar ook niet in veertien. In het eerste geval ontstaan er op het tweede niveau te veel onderdelen, in het tweede geval verlies je al snel het overzicht. Doe deze klus ook nooit alleen. Betrek het hele projectteam erbij. Vermijd wel diepgaande discussies: het gaat in deze fase alleen om wat er moet gebeuren. Niet hoe.
Het resultaat van zo'n PBS en WBS is een enorme lijst aan “things to do”. De moed zinkt je al gauw in de schoenen. Om dat te voorkomen ga je alles op die lijst nu clusteren en inplannen.
Een handige indeling is de volgende:
| De fases | Fusie? Feest! Feest? |
| Initiatieffase Het verzamelen van de informatie om probleem, doel en resultaten te kunnen vaststellen Het opstellen van een projectplan Het bijeenroepen van een projectteam Deze fase wordt afgesloten met het vaststellen van het projectplan door de opdrachtgever |
De fusie is een feit. Formeel is alles rond. Het is tijd voor een kennismakingsfeest, vindt de nieuwe directie. Men vraagt Klaas als projectleider. In gesprek met de directie en de nieuwe Ondernemingsraad verkent Klaas de uitgangssituatie. Is het woord “feest” handig? Is iedereen blij? De opdracht wordt iets bijgesteld: het is tijd voor feestelijke kennismaking! Klaas zoekt een projectgroep bij elkaar; samen met het team bedenkt hij een krachtig thema en stelt hij een projectplan op. De directie is enthousiast. De dienstdoende directeur heeft maar een aanmerking: het moet wat minder puur op de kennismaking gericht zijn en het BBB-gehalte (bier, bitterballen en BZN) mag iets hoger. |
| Definitiefase Het opstellen van een programma van eisen Het opzetten van een werkstructuur: wie doet wat wanneer? Het vaststellen van de onderlinge afhankelijkheden Deze fase wordt afgesloten met een vastgestelde en uitgewerkte planning |
Wat willen we met de kennismaking exact bereiken? Hoe feestelijk moet de bijeenkomst precies zijn? Wat mag het kosten? Nodigen we artiesten uit of zorgen we zelf voor de entertainment? Is eten inbegrepen en mag dan de familie ook komen? Wanneer moet het precies plaatsvinden? En hoe zorgen we eigenlijk voor die kennismaking?De projectgroep stelt een planning op: wat moet er wanneer gebeuren? Wie is waarvoor verantwoordelijk? |
| Ontwerpfase Ontwikkelen van een ontwerp om te komen tot het afgesproken resultaat Testen van dat ontwerp (voorzover nodig en haalbaar) Deze fase wordt afgesloten met een vastgesteld ontwerp of scenario (voor bijvoorbeeld een feest of een film) |
Verschillende groepen gaan aan de slag. Op basis van het thema maken ze uitgewerkte plannen voor zaken als eten, zang en dans, drank, alcoholbeleid, vervoer naar huis, zaal, belichting en versiering.Voorzover nodig testen ze sommige ideeën op haalbaarheid. De fase wordt afgesloten met een scenario. De projectgroep beschrijft daarin precies wat de opdrachtgever gaat zien en beleven en hoe de kennismaking gestalte krijgt. |
| Voorbereidingsfase Het geven van instructies Inkopen van alle benodigdheden Oefenen Deze fase wordt afgesloten met een draaiboek. |
De uitzendkrachten worden de week voorafgaand aan het feest op een avond geïnstrueerd. De bestellingen gaan de deur uit. Klaas stelt samen met een van de projectgroepleden een compleet draaiboek op voor de dag zelf. |
| Uitvoering Doen wat is afgesproken. |
Tweeduizend mensen ontmoeten elkaar en ondernemen samen van alles. In geen van beide bedrijven had men ooit zoiets meegemaakt. Fantastisch! |
| Nazorg Check: is alles gerealiseerd, zijn er nog losse eindjes? |
Met de directie en de projectgroep loopt Klaas de week erop het projectplan na. Het was goed zo. |
Je hebt alle klussen geïnventariseerd. Je weet precies wat er allemaal moet gebeuren. Je hebt dat bovendien allemaal geordend. Met een slimme planning kun je ervoor zorgen dat iedereen weet wat er wanneer gebeurt en nog staat te gebeuren. Dat helpt je als projectleider om in de gaten te houden of je nog op schema loopt.
Maar de planning is vooral nuttig om dingen die gelijktijdig kunnen, ook gelijktijdig uit te voeren. Dat scheelt doorlooptijd. Tenslotte geeft zo'n planning de onderlinge afhankelijkheden tussen activiteiten nauwkeurig aan. Jannie kan niet beginnen met het invoeren van de gegevens als Marjo de database nog niet klaar heeft. Maar Jannie kan al wel de informatie verzamelen.
Als je alle activiteiten goed op een rijtje hebt is het opstellen van een slimme planning niet zo moeilijk. Die maak je het liefst met het hele projectteam. Zet alle klussen op de bekende Post-it gele briefjes. Schrijf de fases op een flip-over. Plak samen met het team nu al die klussen in een van de fases. Door er met de hele groep naar te kijken, weet je zeker dat iedereen de planning in hoofdlijnen goed kent en het ermee eens is. Bovendien zul je zien dat als je alles zo op de flip-over ziet, je samen ontdekt dat er klussen ontbreken of niet handig zijn geformuleerd. Je kunt dan samen kijken hoe het nog beter kan.
Er is maar een nadeel aan deze aanpak: er is maar een bepaalde mate van verfijning mogelijk. Eigenlijk is het daarom nog handiger om de planning op de pc te maken. Bijvoorbeeld met MS Project. Het grote nadeel daarvan is dat je nauwelijks met een groep naar zo'n scherm kunt kijken en dat er maar één persoon aan het toetsenbord kan zitten. De beste aanpak is daarom eerst samen met de groep een ruwe planning op stellen en later met verschillende medewerkers afzonderlijk in MS Project de planning verder verfijnen.
De meest gebruikte techniek daarbij is de zogenaamde Gant-chart. Dat is een balkenschema waarin per deelgebied van het project alle klussen inclusief de tussentijdse resultaten in beeld worden gebracht. Tussen de klussen kun je onderlinge verbanden aangeven. Je kunt pas de taart garneren als de bodem klaar is. Maar je kunt wel al een schets maken, de slagroom kloppen en de chocoladesaus maken.
Volgende pagina: Beheersing van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie
Bron: www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/projectplan-fasering-en-planning.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
