Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Persoonlijke effectiviteit > Timemanagement

Timemanagement - Word je tijd de baas!

Gerelateerde Cursussen
time-management

Van werken en drukke bezigheden wordt niemand ziek. Maar heb je altijd haast en is het werk voor je gevoel nooit af, dan is dat slecht voor je gemoedsrust, voor je productiviteit én voor je gezondheid. Het kán anders. Wie weet wat hij wil bereiken, plant doelbewust en houdt tijd over. Verdiep je in de principes van timemanagement.

De basis van timemanagement

Waar besteed jij je tijd aan? In de praktijk blijkt dat de helft van de werktijd op gaat aan terloopse activiteiten als e-mail, telefoontjes, spoedklussen en collega's die ongevraagd binnenlopen.

Trek je vervolgens van de resterende tijd je afspraken nog af, dan houd je per dag maar zo'n twee uur over voor het échte werk. Dat wordt problematisch als je - zoals de meeste mensen - moet woekeren met je uren.

Geldt dat ook voor jou? Dan is het raadzaam je tijdsbesteding onder de loep te nemen.

Classificeer je activiteiten

Veel theorieën over timemanagement delen activiteiten in op basis van twee criteria:

  Urgent Niet urgent
Belangrijk

I
Voorbeelden:

  • spoedklussen
  • crises/problemen
  • deadlines

II
Voorbeelden:

  • opbouwen en onderhouden van relaties
  • planning
  • administratie
  • opruimen
Niet belangrijk

III
Voorbeelden:

  • sommige vergaderingen
  • mailtjes
  • telefoontjes
  • collega's die binnen lopen

IV
Voorbeelden:

  • tijdverslinders als voortdurend checken van mail
  • social talk
  • uitstelgedrag ('eerst een kopje koffie ...')

Druk druk druk

Wie zijn tijd niet goed beheert, blijft steken in het eerste kwadrant. Druk, druk, druk met dingen die hier-en-nu aandacht vragen: een e-mail die nú de deur uit moet, een plotseling ingelaste vergadering of een ontevreden klant die je onmiddellijk te woord moet staan.

De neiging is groot om aan 'spoedklussen' toe te geven. Heb je zo'n taak geklaard, dan levert dat namelijk een onmiddellijk gevoel van succes op. Wat vaak vergeten wordt, is jezelf de vraag te stellen of een activiteit écht zo spoedeisend is of dat het een excuus is om niet aan de slag te gaan met het échte werk.

De kunst van timemanagement

De kunst is je tijd zó te organiseren dat het leeuwendeel van je werk zich afspeelt in het tweede kwadrant: daar bevindt zich namelijk het échte werk, bijvoorbeeld contacten met (nieuwe) klanten, het ontwikkelen van plannen en producten en het vermarkten ervan. Uiteraard horen daar soms spoedklussen bij. Maar je houdt ze in toom door vooraf steeds te checken of een taak daadwerkelijk urgent is en of je hem per se zelf moet doen.

Niet alle activiteiten in kwadrant II zijn even belangrijk. Sommige klussen hebben een stip-notering, bijvoorbeeld omdat ze een bijdrage leveren aan het voortbestaan van je bedrijf. Andere werkzaamheden zijn weliswaar belangrijk maar niet belangrijk genoeg om er voortdurend mee bezig te zijn. Denk aan administratie of officemanagement; onnodig om er voortdurend mee bezig te zijn. Het is effectiever om er een vast tijdstip voor te reserveren: een middag per week of een dag per maand. Stel prioriteiten.

Wat doe je met de activiteiten die niet belangrijk zijn, de kwadranten III en IV? Zaken die niet belangrijk zijn maar wel urgent ogen, bekijk je kritisch. Is het écht nodig dat je bij die spoedvergadering bent? Moet je die vraag van je collega écht vandaag beantwoorden? Is het antwoord bevestigend, dan kwalificeer je de klus als 'spoed'. Is dat niet het geval? Ga dan op zoek naar alternatieven, zoals delegeren van werkzaamheden, afspraken maken over wanneer je de taak wél ter hand neemt.

Wat doet een drukbezet iemand met activiteiten die én niet belangrijk én niet urgent zijn? Juist: schrappen! Waarom zou je je tijd verdoen met zinloze zaken waar niemand op wacht? Het is natuurlijk niet erg als je zo nu en dan toegeeft aan de verleiding om te freewheelen, een mens heeft nu eenmaal niet de efficiency van een robot. Wees je er wel van bewust dát je het doet, dan kun je je activiteiten desgewenst bijstellen.

Weet wat je wilt bereiken

Waar ga jíj heen?

Stephen Covey, wereldberoemd van zijn bestsellers over persoonlijke effectiviteit, gelooft niet in timemanagement. Althans, niet in de theorieën die uitgaan van lijstjes en checklists en die voorschrijven dat activiteiten op een vast tijdstip moeten gebeuren.

In plaats van timemanagement gebruikt Covey liever de term zelfmanagement. Zijn devies: staar je niet blind op schema's voor tijdsbesteding. Focus op prioriteiten; resultaten die jíj belangrijk vindt. Dan heb je het gereedschap in handen om je leven ernaar in te richten.

Wat wil je bereiken?

Waar ben je naar op weg? Wanneer ben je tevreden? Het antwoord is vaak een combinatie van verschillende dingen. Denk aan uitdagend werk, een goed salaris, zelfontplooiing, evenwicht tussen werk en vrije tijd en boeiende hobby's en contacten waarin je je ei kwijt kunt.

Wat wil je bereiken? Heb je het antwoord niet onmiddellijk paraat, gebruik dan het hulpmiddel dat Stephen Covey aanreikt in zijn boek 'The seven habits of highly effective people'. Beantwoord de volgende vragen:

1. Welke sleutelrollen vervul je in je leven?

Denk bijvoorbeeld aan:

2. Welke resultaten wil je in elk van die rollen bereiken?

Bijvoorbeeld in de rol van afdelingsmanager:

Lange termijn : omzetverdubbeling in vijf jaar tijd
Middellange termijn : tien nieuwe klanten in het komende jaar
Korte termijn : acquisitietraject uitvoeren in het voorjaar

Maak een plan

Als je weet waarnaar je op weg bent, kun je de route bepalen. Per jaar, per maand, per week en -als je dat wilt- zelfs per dag.

Covey pleit ervoor activiteiten en werkzaamheden per week te organiseren. Simpelweg omdat de week een ordenend principe is in de hele samenleving. Denk bijvoorbeeld aan scholen, bedrijven en overheden. Een weekplan geeft je bovendien meer flexibiliteit dan een dagplan. Een week biedt ruimte voor inspanning én ontspanning, voor werk en vertier, voor inzet en reflectie. Een dagplan (de basis van veel andere theorieën over timemanagement) noodzaakt tot rigide maatregelen en ijzeren planningen. Veel mensen ervaren zo'n tijdsharnas als een obstakel om de principes van timemanagement vol te houden.

Vrouw denkt lichtpijl

Licht denken

Hoe word of blijf je gelukkig in je werk? Deze cursus ‘Licht denken’ gaat daarover. Je leert nadenken over je werk en je werksituatie. Je ontdekt welke rol jij daar zelf in speelt.

Zo ga je te werk

Heb je de resultaten geformuleerd die je op elk terrein van je leven wilt bereiken, dan vertaal je deze naar concrete activiteiten voor de week die voor je ligt. Belangrijk is dat je alle activiteiten en afspraken in je agenda toetst aan wat je wilt bereiken. Levert een afspraak, activiteit of verplichting geen bijdrage aan je doel, dan is het raadzaam deze te verzetten of zelfs te schrappen.

Sommige activiteiten zijn tijdsgebonden. Wil je bijvoorbeeld nieuwe klanten acquireren, dan reserveer je daarvoor tijd tijdens kantoortijden. In het plannen van andere activiteiten zoals sport en zelfstudie heb je meer vrijheid. Hiervoor ruim je tijd in op het moment dat het jou het beste schikt.

Hanteer de weekplanning niet als een rigide schema maar als een basis om gestaag te werken aan het realiseren van je doelen. Bekijk van dag tot dag of het nodig is wijzigingen aan te brengen of afspraken te verzetten.

Stel prioriteiten

Stress ontstaat meestal niet door de dingen die je doet, maar door de zaken waaraan je niet bent toegekomen. Stel prioriteiten. Stel vast wat in elk geval moet gebeuren en werk die zaken af. Hoewel Covey de voorkeur geeft aan een weekplan kan het je helpen dagelijks je activiteiten onder de loep te nemen en te prioriteren.

Spoed

Spoedeisende activiteiten werk je meteen af. Hier is geen uitstel mogelijk. Bekijk elke spoedklus kritisch. Moet het echt nú? Kun je het uitbesteden of delegeren?

A-prioriteiten

A-prioriteiten zijn werkzaamheden die je tot je core-business rekent. Ben je salesmedewerker en heb je als doel de omzet te verdubbelen, dan is acquisitie een A-prioriteit, evenals bijvoorbeeld het uitbrengen en nabellen van offertes.

A-prioriteiten werk je af. Het gaat er niet om wannéér je het precies doet, áls je het maar doet binnen het tijdsbestek dat je je hebt voorgenomen.

Plan je A-prioriteiten realistisch. Benut ervaringsgegevens of houd je tijdsbesteding bij om ze te verzamelen. Optimistisch plannen staat misschien mooi op papier; in de praktijk word je er zelf de dupe van.

B-prioriteiten

Een B-prioriteit is bijvoorbeeld je administratie. Het is belangrijk je rekeningen op tijd te betalen en facturen tijdig de deur uit te doen maar het is onnodig om er elke dag mee bezig te zijn. Effectiever is het om er een vast tijdstip per week of per maand voor te reserveren.

Als je bijvoorbeeld de laatste vrijdag van de maand in je agenda reserveert voor het bijwerken van je administratie heb je er de rest van de tijd geen omkijken naar. Hetzelfde geldt voor het inkopen van kantoorartikelen: loop eens in de zoveel tijd je voorraden na, maak een lijstje en doe alle inkopen in één keer.

Waarom heb je tijd tekort?

Als timemanagement zo simpel is, waarom doen we het dan niet gewoon? Slechte planning en gebrekkig timemanagement hebben vaak diepere oorzaken. We stellen werkzaamheden bijvoorbeeld uit omdat we bang zijn door de mand te vallen. We weten niet hoe we moeten beginnen of durven geen nee te zeggen tegen verzoeken terwijl onze agenda al overvol zit. Ken je valkuilen en ga ze te lijf!

Verder lezen: Waarom heb je tijd tekort?

Beproefde methoden voor timemanagement

Ken je valkuilen en ga ze te lijf. Timemanagement-goeroes adviseren deze methoden.

Verder lezen: Beproefde methoden voor timemanagement

Praktische tips

Wat weerhoudt je om je tijd in eigen hand te nemen? Begin nú! De eerste stap is weten wat je wilt en doelgericht plannen.

We geven je enkele praktische handreikingen om notoire tijdrovers te lijf te gaan. Het volhouden ervan vergt doorzettingsvermogen en discipline. Maar het mooie is dat je er elke dag mee kunt beginnen.

Vergaderingen

Telefoon

E-mail

pijl

Grip op je e-mail

Heb je ook het idee dat de e-mail je werkdag beheerst? In deze cursus leer je effectiever en efficiënter met je e-mail om te gaan, niet alleen als ontvanger, maar ook als verzender.

Verstoringen van buitenaf

Informatiestromen

Organisatie van de werkplek

Verder lezen

Auteur van de cursus time management: Corona de Wert in opdracht van Leren.nl.

Timemanagement voor freelancers - In deze online training Timemanagement leer je je tijd zo in te delen dat je optimaal profiteert van de voordelen die het freelancen biedt, zonder in de valkuilen te trappen.

Nee zeggen

 

Plannen en Organiseren

Nee zeggen

Nee zeggen is moeilijk. In deze korte cursus vind je meer over hoe dat komt en vooral wat je eraan kunt doen. Als je eenmaal goed 'nee' kunt zeggen is dat niet alleen voor jezelf heel prettig maar ook voor anderen.

 activiteitenlijst

In deze cursus leer je waar je allemaal rekening mee moet houden als je goed wilt plannen en organiseren. We gaan ervan uit dat je kleine projecten onder je hoede hebt, die je relatief eenvoudig kunt coördineren.

'Timemanagement' is de juiste schrijfwijze volgens de Van Dale. Het wordt in het Engels geschreven als 'time management' en in het Nederlands ook wel als 'time-management'. Synoniem zijn 'tijdbeheer' en 'tijdmanagement'. Verwante begrippen: zelfmanagement, persoonlijke efficiëntie.


Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/timemanagement/

Copyright © 1999-2022 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon