 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Plannen & Organiseren |
| Inhoud: Voorbereiding Uitvoering
| |
Je kunt je plan van aanpak of actieplan zien als een boodschappenlijst. Je weet wat er gedaan moet worden, wie je daarvoor nodig hebt en wat je daaraan kunt besteden. Nu moet je binnen je organisatie gaan winkelen. Je moet het volgende 'kopen':
Je weet uit je actieplan wat je zelf moet gaan doen. Dit heb je immers zelf bedacht! Als je akkoord op dat plan hebt gekregen, heb je tijd nodig om het uit te voeren. Je manager heeft je die tijd eigenlijk al gegeven zodra hij je plan heeft goedgekeurd.
Jammer genoeg, dringt dat meestal niet meteen door. Het is vaak een verrassing dat je dan 'ineens' ander werk moet laten liggen. Wees slim en anticipeer daar al op als je je actieplan voorlegt. Maak zelf een overzicht van je werkzaamheden. Bedenk wat je kunt uitstellen, aan collega's kunt overdragen of buiten de deur gelegd kan worden. Verzin zelf al oplossingen, zodat je baas je met een gerust hart tijd kan geven om aan je project te werken.
De collega's die samen met jou het project uitvoeren moeten gemotiveerd zijn . Als je bij de taken die je opschrijft al bepaalde mensen op het oog hebt, is dat niet voor niets. Je denkt dat zij het kunnen en leuk vinden. Is dat niet zo, dan moet je anderen zoeken, want je project gaat lijden onder ongemotiveerde mensen. Als ze inderdaad zin hebben in de taken gaan ze zelf hun best doen om tijd voor je project vrij te maken.
Vinden ze dat moeilijk omdat hun hele bureau al vol ligt met verplichtingen, help hen dan! Doe met hen hetzelfde als je voor jezelf hebt gedaan: inventariseer hun prioriteiten. En ga samen met hen met hun manager praten. Maak jouw project ook voor de manager belangrijk. Bedenk hoe zijn afdeling van jouw project gaat profiteren.
In elk project heb je ondersteuning nodig, van de ICT-afdeling of van de facilitaire dienst. Breng in kaart wie je wanneer waarvoor nodig hebt. Breng hen tijdig op de hoogte. Mensen houden er niet zo van om overvallen te worden. Breng ook hun baas op de hoogte.
Vaak zijn ondersteuners veel minder vrij om hun eigen tijd in te delen dan jij. Wees dus respectvol als ze eerst opdrachten van anderen voor moeten laten gaan. Vaak geldt de regel: 'Wie eerst komt, eerst maalt'. Kom dus als eerste. Nog een tip: investeer het hele jaar door in de relatie met ondersteuners. Dan doen ze hun best voor je als je hen nodig hebt.
Denk ook aan materiële zaken. Misschien heb je een bedrijfsauto nodig, extra computers, een werkruimte met een beamer. Het zijn vaak kleine dingen, maar stomvervelend als je erop moet wachten. Vraag dit soort spullen dus ook tijdig aan. Neem het als taak op in je plan van aanpak of actieplan. Stuur de mensen die erover beslissen een duidelijke mail met:
Als mensen begrijpen waarom het voor jou belangrijk is, kun je er op rekenen dat je het ook krijgt. Wees niet zo arrogant om te denken, 'daar hebben ze toch niets mee te maken'. Mensen willen (meestal) juist graag bij je werk betrokken zijn.
Bedenk bij het werven van mensen, tijd en middelen altijd dat je kunt terugvallen op de goedkeuring van je plan door het management. Als jij kunt aantonen dat je die tijd of spullen écht nodig hebt, moet je ze ook krijgen. Anders kun je de doelen niet halen die je management belangrijk vindt. Breng je boodschappenlijst met assertiviteit!
Voor elk wissewasje toestemming vragen of een formulier moeten invullen is heel erg vervelend. Dit kan je project erg vertragen. Loop daarom je actieplan eens door met de volgende vraag in het achterhoofd:
Waarvoor ben ik precies verantwoordelijk? En ben ik ook bevoegd om dat te regelen? Mag ik beslissen over de planning, het budget, inzet van anderen, kwaliteitsnormen, etcetera...
Stel dat je de leider bent van het project waarin alle office managers een cursus krijgen over een nieuw agendabeheersysteem. Je bent dan verantwoordelijk voor de kwaliteit van het cursusmateriaal. Ben je ook bevoegd om de tekst af te keuren en terug te sturen naar de schrijver? Of moet je daar iemand anders toestemming voor vragen? Mag je ook zelf beslissen dat de schrijver extra uren mag declareren als jij denkt dat hij die nodig heeft om kwaliteit te leveren? Als het binnen het totale budget blijft passen, is er waarschijnlijk geen probleem, maar als je wel meer geld nodig hebt?
Probeer je bij elke taak voor te stellen welke bevoegdheden je nodig hebt om ervoor verantwoordelijk te zijn. En draai het dan eens om: je kunt nooit ergens verantwoordelijk voor gesteld worden als je er niet toe bevoegd bent. 'Verantwoordelijkheid' is een heel lastig begrip. Het betekent letterlijk dat je je over iets moet verantwoorden. Je moet kunnen uitleggen waarom je een bepaalde beslissing hebt genomen. En als het een foute was, is het dus 'jouw schuld'. Je kunt dan op deze 'fout' 'aangesproken' worden. Als jij helemaal niet mag beslissen om de schrijver meer tijd of geld te geven en geen mogelijkheden hebt om de kwaliteit te verbeteren, zelf tijd nemen om het te herschrijven bijvoorbeeld, kun je niet verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit.
Maar, dat betekent niet dat je nu nergens meer iets aan kan doen. Want waar je wel verantwoordelijk voor bent, is zorgen dat iemand die wél bevoegd is, maatregelen kan nemen. Je moet je probleem dus wel tijdig en duidelijk bij de juiste persoon neerleggen en vervolgens zijn beslissing goed uitvoeren.
Dus, loop je actieplan door. Maak een lijstje van zaken waarvoor je verantwoordelijk bent, en bespreek met je leidinggevende of je daar ook bevoegdheden voor kunt krijgen. Leg dan expliciet vast bij welke mijlpalen je hem inschakelt voor een beslissing.
Volgende pagina: In de regiekamer
Bron: www.leren.nl/cursus/management/plannen-organiseren/benodigdheden.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
