

		Home

Kennisbronnen

PvA en actieplan

Plan van aanpak

	Plannen & Organiseren
Inhoud: Voorbereiding Planningscyclus Prioriteiten stellen Taken bepalen Tijd schatten Plan van aanpak Uitvoering Benodigdheden Regie Afsluiting

Bij grote, ingewikkelde projecten maak je zeker gebruik van technieken als Gantt-charts en Critical Path Diagrams. Maar bij kleine, overzichtelijke projecten - die in deze cursus centraal staan - kunnen zijn deze technieken onnodig ingewikkeld. Hoewel een simpele Gantt-chart je veel overzicht kan geven in taken die afhankelijk van elkaar zijn.

Een plan van aanpak (PvA) is vaak een uitgebreid basisdocument waarin alles staat beschreven wat van belang is voor het project. Dus ook de begroting en de planning. De onderwerpen in een plan van aanpak zijn:

uitwerking van de resultaten en het daarvoor benodigde werk, uitgezet in de tijd
de vereiste kwaliteit en de stappen die gezet moeten worden om dat te waarborgen
de organisatie van het project inclusief de deelnemers en hun tijdsbeslag
de benodigde projectcommunicatie
de afhankelijkheden en risico's en de wijze waarop de projectleden hiermee omgaan ('Wat doen we als X gebeurt...')
de kosten van het project
een actieplan

Actieplan

Een actieplan kan onderdeel zijn van het plan van aanpak, of soms is het een samenvatting van het plan van aanpak. Met een actieplan kan in elk geval de voortgang van het project bewaakt en gecontroleerd worden. Alle deelnemers hebben het actieplan, weten dus wat ze wanneer moeten doen. De projectleider houdt het plan tijdens de uitvoering actueel.

Een helder actieplan biedt voldoende houvast als je draagkracht moet creëren of moet onderhandelen met je opdrachtgever of leidinggevende. Denk bij het schrijven ervan aan het doel. Is het alleen een to do-lijstje voor jezelf of komt je actieplan ter discussie in een managementvergadering en moet je boodschap overtuigend zijn? Als anderen een beslissing moeten nemen over je plan, moet je hen alle informatie geven die ze nodig hebben en diplomatie taal gebruiken.

Het is verstandig de mensen die je voor de uitvoering op het oog hebt bij het schrijven van je plan te betrekken. Je kunt beter zo vroeg mogelijk weten of je bij de mensen die je nodig hebt weerstand moet overwinnen tegen je voorstel.

In een goed actieplan zet je het volgende:

Wat de huidige situatie is.
SMART doelstelling.
Hoe je de beschikbare bronnen gebruikt.
Je maakt een activiteitenlijst waarop je per taak aangeeft wie verantwoordelijk is voor de uitvoering, wanneer er met de taak gestart kan worden en wanneer het klaar moet zijn en het aantal uur of de kosten die ervoor zijn gereserveerd.
Welke controlepunten je hebt ingebouwd (deze kunnen je alarmeren als er problemen zijn).
Benoem de risicofactoren en geef aan wat je kunt doen in geval van...
Schrijf ook iets over de implementatiefase. Wie neemt bijvoorbeeld jouw taken over als jij je bezig gaat houden met het implementeren?

Activiteitenlijst

In een activiteitenlijst zet je overzichtelijk onder elkaar wie wat doet. Hoe concreter je de taken vertaalt in acties en stappen, hoe groter de kans dat alles ook echt gebeurt.

Stappen / acties

Wie? Uitvoering / verantwoordelijk

Start

Klaar

Kosten / uren

Volgende pagina: Benodigdheden (fase 2: uitvoering)

Bron: www.leren.nl/cursus/management/plannen-organiseren/pva-actieplan.html