Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Vergaderen > Besluitvorming

Besluitvorming in een vergadering

Vergaderen

Quorum

In sommige reglementen is voorgeschreven dat bepaalde besluiten (statutenwijziging bijvoorbeeld) alleen genomen kunnen worden als er voldoende deelnemers/leden aanwezig zijn. Is het vereiste percentage of aantal (het quorum) niet aanwezig, dan wordt een nieuwe vergadering belegd. In die nieuwe vergadering mag het besluit genomen worden (of die vergadering gaat door), ook als het quorum niet wordt bereikt.

Machtiging

In sommige reglementen is geregeld dat je iemand kunt machtigen om namens jou aan een vergadering deel te nemen. Het reglement geeft aan wie er gemachtigd kan worden, en welke rechten deze persoon heeft (bijvoorbeeld stemrecht).

Om iemand te machtigen stel je een verklaring tot machtiging op (of je vult een formulier in). Deze verklaring overhandig je voor aanvang van de vergadering aan de voorzitter of secretaris, want deze moet weten hoeveel stemmen er uitgebracht kunnen worden.

Voorstel, resolutie, motie, amendement

In vergaderingen moet men zo concreet mogelijk bezig zijn. Daarom vergadert men in de regel over voorstellen. Een voorstel is een tekst waarin men zo nauwkeurig mogelijk het in te nemen standpunt of te nemen besluit heeft verwoord. Veel van die voorstellen zijn al schriftelijk vastgelegd in de agenda en/of de stukken, al worden ze niet altijd als voorstel gepresenteerd.

Voorbeelden:

Ook tijdens de vergadering worden voortdurend mondelinge voorstellen gedaan:

Er worden naast of in plaats van voorstelook wel andere termen gebruikt. Dat verschilt per organisatie. Voorbeelden:

Besluit

Een besluit gaat vrijwel altijd over een voorstel. Een besluit kan zijn:

Bij een ingekomen stuk kan men besluiten tot:

In het vergaderverslag worden besluiten ook wel geformuleerd als volgt:

Consensus

Als iedereen het met een voorstel eens is, zegt men dat consensus is bereikt.

Andere termen daarvoor zijn:

Stemmen, verkiezingen

Over het algemeen streeft men in vergaderingen naar consensus. Als dat niet mogelijk is, gaat men over tot stemmen: elke deelnemer geeft aan of hij voor of tegen het voorstel is.

Dat kan op verschillende manieren. Welke manier men kiest, hangt af van wat er in het reglement is voorschreven. Daarnaast speelt een rol of er over personen of zaken gestemd wordt. Stemmingen over personen zijn in de regel schriftelijk.

Het is belangrijk dat men de stemprocedure uit het reglement nauwkeurig uitvoert. Gebeurt dat niet dan kan de rechter het genomen besluit nietig verklaren.

Stemming door handopsteken

De voorzitter formuleert het voorstel en vraagt wie voor het voorstel zijn. De voorstanders steken hun hand op. Eventueel kan de voorzitter daarna nog vragen wie tegen zijn en wie zich van stemming onthouden. In het verslag kan het aantal voorstemmen, tegenstemmen en onthoudingen worden opgenomen. Meestal staat echter in het verslag: "De vergadering stemt in met voorstel X". Wanneer iedereen het voorstel steunt, schrijft men wel: "- stemt unaniem in met -".

Stemming met stemkaarten

In grote vergaderingen reikt men aan stemgerechtigden stemkaarten uit. De gangbare kleuren zijn groen, rood en wit. Door een kaart op te steken, geeft men aan of men respectievelijk voor, tegen of blanco stemt. Wanneer niet meteen duidelijk is of de meerderheid voor of tegen is, gaat men over tot het tellen van de kaarten.

Hoofdelijke stemming

Bij een hoofdelijke stemming stemmen de deelnemers om beurten door "voor" of "tegen" te zeggen. Wanneer de deelnemers een vaste plaats hebben, wordt vooraf door loting vastgesteld bij welke deelnemer men begint.

Stemming met een stemcomputer

Grote vergaderzalen beschikken soms over een stemcomputer. Elke aanwezige kan met een druk op een knop zijn of haar stem uitbrengen. Wat men stemt is onzichtbaar voor de anderen. Daarom beschouwt men deze vorm als een schriftelijke stemming.

Schriftelijke stemming

Elke deelnemer krijgt een briefje waarop men zijn of haar stem kan noteren. Dat kan het woord "voor"of "tegen" zijn of de naam van een persoon. Het komt ook voor dat men een formulier krijgt, bijvoorbeeld een lijst waarop men een naam moet aankruisen.

Meestal gebruikt men een zogenaamd gewaarmerkt briefje om misbruik te voorkomen. Het waarmerk bestaat dan bijvoorbeeld uit de handtekening van de voorzitter of de secretaris.

Staken van stemmen

Wanneer evenveel stemmers vóór als tégen het voorstel zijn, zegt men dat de stemmen staken. In dat geval beschouwt men meestal (zie reglement!) het voorstel als verworpen.

Besluitenpijl

Besluiten nemen

Een manager moet doortastend kunnen optreden. Hij moet knopen durven doorhakken en besluitvaardig zijn. Maar, hoe neem je weloverwogen besluiten? In deze cursus Besluiten nemen leer je wat er allemaal komt kijken bij het besluitvormingsproces.

Volgende pagina: notulen, vergaderverslag


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/besluitvorming.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon