Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Vergaderen > Deelnemer

De deelnemer aan een vergadering

Vergaderen

In een vergadergroep is elke deelnemer medeverantwoordelijk voor de resultaten. Dit betekent dat de deelnemers zich goed moeten voorbereiden, dat ze moeten zorgen voor een goed overleg en dat ze de afgesproken taken uitvoeren.

Je voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Als deelnemer moet je je oriënteren op:

De oriëntatie op de vergadergroep

Je analyseert de vergadergroep. Dit betekent dat je alles onderzoekt wat van belang is om goed overleg in de groep te kunnen voeren. Je moet informatie hebben over:

Oriëntatie op de inhoud en je taak

Wanneer je je voorbereidt op een bepaald onderwerp of voorstel, bezin je je op elk van de elementen van het STAR-model:

Situatie, Taak, Actie en Resultaat.

Wanneer je een bepaald standpunt hebt, kun je anderen daarvan overtuigen met behulp van argumenten. Als geschikte argumenten kun je onder meer gebruiken:

In je voorbereiding moet je zorgen dat je je vergadertaak goed kunt uitvoeren:

Oriëntatie op je rol in de vergadergroep

In de oriëntatie op je taak moet je je ook bezinnen op je eigen rol. Wat voor soort vergadergedrag leidt tot het beste resultaat? Hoe pak ik dat aan?

De Bono (1986) onderscheidt zes denkstijlen (die overigens ook als vergaderstijlen worden beschouwd). Hij geeft elk groepslid een hoed in een bepaalde kleur. Zo'n hoedje kun je op of afzetten naar gelang de vergadering behoefte heeft aan een bepaald soort bijdrage van je, zelfs tijdens de vergadering. Elke benaderingswijze, met welke kleur hoed dan ook, kan een waardevolle bijdrage leveren in de bespreking.

Maak dus gebruik van de vergaderrollen van De Bono:

Goed vergadergedrag

Met een goede voorbereiding moet het je lukken in de vergadering een bijdrage te leveren aan het bereiken van een resultaat. Het is zaak goed te luisteren naar wat anderen inbrengen en daar adequaat op te reageren. Je moet je standpunten en voorstellen goed verwoorden. En uiteraard werk je mee aan een prettig verloop van de bijeenkomst.

Effectief vergadergedrag

Als het goed is, ben je het grootste deel van de vergadering bezig met te luisteren naar de vergaderbijdragen van anderen. Tips:

Kijk naar de voorzitter. Geef aan dat je het woord wilt: je hand een beetje optillen is vaak al genoeg. Gebruik een overkoepelende inleidende zin:

Als iemand je onderbreekt, reageer dan beleefd maar kordaat. Beschuldigingen werken niet. Dus zeg nooit: "Je luistert niet naar me." of "Je valt me voortdurend in de rede."

Gebruik bij voorkeur een ik-boodschap. Richt je daarbij tot de voorzitter en niet tot degene die jou onderbrak. Zeg bijvoorbeeld:

Na de vergadering

Ook na de vergadering liggen er taken voor de deelnemers:

Verslag controleren

Beoordeel meteen na ontvangst van het verslag of dit het verloop en de inhoud van het overleg juist weergeeft. Zo niet, dan maak je een wijzigingsvoorstel. Zet dit op papier en stuur het naar de voorzitter of secretaris. Een schriftelijk voorstel verkort het overleg bij het vaststellen van het verslag.

Afspraken nakomen

In het vergaderverslag staan de gemaakte afspraken. Zorg dat je die uitvoert voor het volgende overleg of de afgesproken datum.

Evaluatie

Probeer je eigen vergadergedrag te verbeteren. Evalueer de vergadering en je bijdrage eraan:

Volgende pagina: de notulist.


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/deelnemer.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon