Home
 
Cursussen /rubriek/
streepjes

Leren > Cursus > Professionele vaardigheden > Vergaderen > Voorzitter

De voorzitter van een vergadering

Vergaderen

Als voorzitter heb je de volgende taken:

In dit hoofdstuk bespreken we de taken

Voor de vergadering

De voorzitter moet, net als overigens elke deelnemer goed zijn voorbereid. Hij moet zich oriënteren op de positie en de taken van de vergadergroep en op zijn eigen positie en taken.

Oriëntatie op de vergadergroep

Als je voorzitter bent, wordt van je verwacht dat je kennis hebt van de organisatie en de functie van de vergadergroep daarin. Om je voorzitterschap effectief te kunnen vervullen moet je bovendien de deelnemers goed kennen. Maak dus een grondige analyse van de vergadergroep in de institutionele context (de organisatie).

Oriëntatie op het voorzitterschap

Als voorzitter moet je nauwkeurig weten wat je positie is. Beantwoord daarom de volgende vragen:

Uitnodiging, agenda en stukken

De voorzitter zorgt (in samenwerking met de secretaris) ervoor dat de uitnodiging, de agenda en de stukken worden vervaardigd en dat die op tijd bij de deelnemers zijn. Zie het hoofdstuk Vergadergewoonten.

Vergaderruimte en faciliteiten

Er moet een vergaderruimte beschikbaar zijn. Als je een ruimte ergens reserveert voor je groep, moet je er zeker van zijn dat deze geschikt is voor een vergadering.

Aandachtpunt Eisenpakket Opmerkingen
Ligging centraal gelegen, bereikbaar voor alle deelnemers
Gebouw representatief voor de organisatie goede centrale voorzieningen parkeergelegenheid receptie, garderobe, toiletgroep rookplek (voor de pauze) catering (indien nodig) telefoon, netbereik fax, kopieermachine internet
Vergaderruimte groot genoeg voor het aantal deelnemers goede akoestiek (geen galm) representatief frisse uitstraling goed onderhouden, schoon, verzorgd
Inrichting geschikte stoelen en tafels goede verlichting passende sfeer royale zitplaats comfortabel voldoende schrijfruimte
Opstelling cirkel, vierkant cabaret theater afhankelijk van soort vergadering en groepsgrootte De voorzitter moet alle deelnemers in de ogen kunnen kijken.
Faciliteiten kannen water en glazen/bekers koffie, thee, frisdrank enz. katheder flipover met bladen en stiften en/of whiteboard met stiften overheadprojector of beamer met projectiescherm Maak hierover duidelijke afspraken met de beheerder. regel dit soort zaken bijtijds.

Voorbereiding op inhoud en structuur

Een goede voorzitter heeft voor elk agendapunt bedacht, hoe hij of zij de zaak gaat aanpakken. Aandachtspunten zijn daarbij:

Afstemming met de secretaris/notulist

Als voorzitter moet je goed samenwerken met degene die het verslag maakt. Aandachtspunten bij het maken van afspraken:

Voorzitterstaken tijdens de vergadering

De opening

De opening eist een bijzondere inzet van de voorzitter. Tijdens de opening wordt de toon gezet voor de sfeer van de hele bijeenkomst.

De inleiding van een onderwerp

Een nieuw onderwerp begin je met een inleiding, waarin je de antwoorden op de volgende vragen verwerkt:

Vervolgens stel je het onderwerp aan de orde met behulp van een vraag:

Gespreksregulering

Aandachtspunten om elke gespreksronde goed te laten verlopen

Samenvattingen

Samenvattingen zijn belangrijk. Het zijn markeringspunten waarmee richting gegeven wordt. Ze dragen daardoor bij aan de gespreksvoortgang. En daarnaast zijn ze een hulpmiddel bij de gespreksregulering. Er zijn verschillende methoden om samen te vatten.

We geven van elke methode een voorbeeld:

Formulering van een voorstel

Beoordeel elke bijdrage van deelnemers op het voorstelkarakter. Wat wil hij/zij bereiken? Wat is zijn/haar voorstel? Vat dat voorstel samen.

Begin een voorstel bij voorkeur met woorden als:

Werk van breed naar smal. Zoek eerst naar overeenkomsten, naar een gemeenschappelijk uitgangspunt. Probeer dan steeds concreter te worden, het plan verder in te vullen. Formuleer het eindvoorstel SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Afsluiting

De afsluiting moet positief zijn. De groep moet immers door. Bij de afsluiting moeten bepaalde onderwerpen aan de orde komen.

Na de vergadering

Als voorzitter ben je verantwoordelijk voor de in- en externe communicatie. Het vergaderverslag is daarbij een belangrijk hulpmiddel.

Het verslag van de vergadering

Taken van de voorzitter i.v.m. het verslag zijn:

Informatie aan derden

Namens de groep informeert de voorzitter ook anderen. Hij/zij is verantwoordelijk voor

Afspraken

De voorzitter draagt er zorg voor dat de in de vergadering gemaakte afspraken worden uitgevoerd. Dit betreft onder meer afspraken over:

Evaluatie

Ook heb je als voorzitter de taak de vergadering te evalueren. Op grond van deze evaluatie doe je voorstellen om de kwaliteit van het werk van de vergadergroep te verbeteren.

In een evaluatie besteed je aandacht aan:

Zie ook

Leerzame websites over het voorzitten van een vergadering.

Volgende pagina: de deelnemer


Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/voorzitter.html

Copyright © 1999-2017 Applinet B.V.
Alle rechten voorbehouden
Colofon