

		Home

Kennisbronnen

Uitnodiging

Uitnodiging

	Vergaderen
Inhoud: Soort vergadering Informatie geven Informatie uitwisselen Mening vormen Ideeën ontwikkelen Beslissen Activiteiten plannen Agendavergadering Vergadergroep Gewoonten en procedures Uitnodiging Opening Besluitvorming Notulen Afsluiting Voorzitter Deelnemer Notulist

Veel openbare vergaderingen, bijvoorbeeld aandeelhoudersvergaderingen, moeten openbaar worden aangekondigd. Bij de keuze van het medium is het mediagedrag van de mensen die men wil bereiken het uitgangspunt. Aankondiging kan door middel van:

een advertentie in dagblad, vakblad, nieuwsbrief enz.
een affiche,
een folder,
vermelding op website(s),
een e-mailing,
opname in activiteitenlijsten in vakbladen e.d.

Uitnodiging, oproep

In de uitnodigingsbrief worden minstens de volgende zaken vermeld (eventueel als bijlage):

afzender, met adresgegevens, telefoonnummer, e-mail;
geadresseerde;
naam van de vergadergroep en soort vergadering;
gebouw, vergaderruimte, met adres en telefoonnummer;
vergaderdatum;
aanvangstijd;
geplande eindtijd;
onderwerp van bespreking;
de agenda (bijlage);
de vergaderstukken (Waar ter inzage? Als bijlage of apart verzonden, tegenwoordig vaak via e-mail, te downloaden via een internetadres).

Daarnaast is het zinvol, zeker wanneer de groep voor het eerst bijeenkomt, de volgende gegevens te verstrekken:

voorzitter (naam, organisatie, functie, bereikbaarheidsgegevens);
deelnemers (naam, organisatie, functie, bereikbaarheidsgegevens);
aard van de vergadergroep (organisatie-informatie, achtergronden, taak);
het vergaderreglement en/of andere van toepassing zijnde regelgeving;
een routebeschrijving of -kaartje (auto, openbaar vervoer);
informatie over de parkeergelegenheid (eventueel parkeerkaart);
declaratieformulier enz.

Agenda

Deelnemers ontvangen ruim voor de vergadering een agenda met de stukken. Op de vergaderagenda vindt men in ieder geval de volgende algemene informatie:

naam vergadergroep
soort vergadering
vergaderplaats met adres en telefoonnummer
vergaderdatum
aanvangs- en eindtijd
bereikbaarheidsgegevens van de secretaris (i.v.m. afmelding e.d.)

Vaak heeft men in zo'n agendavergadering een vaste volgorde voor de bespreekpunten (standaardagenda).

Agendapunteigenaar

Het is verstandig taken te delegeren. Vaak is er binnen een vergadergroep een taakverdeling. Deelnemers zijn daarmee 'eigenaar' geworden van bepaalde agendapunten. De agendapunteigenaar bereidt zijn of haar onderwerpen voor, houdt voor de bespreking een korte inleiding, beantwoordt vragen en is vaak ook verantwoordelijk voor de uitvoering.

Volgende pagina: opening, vergaderafspraken, voorzittershamer, presentielijst

Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/uitnodiging.html