

		Home

Kennisbronnen

Nieuwe gewoonten

Nieuwe gewoonten voor het omgaan met e-mail

	Grip op e-mail
Inhoud: Ergernissen Voorkom informatieoverload E-mailetiquette Wanneer e-mail? Do’s Don’ts Checklist Structuur in je inbox Nieuwe gewoonten

Lees je e-mail op vaste momenten

Hoe vaak open je een bericht om vervolgens te bedenken dat je er op een later moment nog wel eens naar zult kijken? De meeste mensen zijn nieuwsgierig en lezen alle binnenkomende e-mails het liefst meteen. Zo kan het gebeuren dat we e-mail gemiddeld vier keer lezen voordat hij daadwerkelijk wordt afgehandeld. En dat is zonde van de tijd. Lees je mail bijvoorbeeld maximaal drie momenten per dag: ’s ochtends bij binnenkomst, na de lunch en nog een keer in de loop van de middag. En zet je e-mailmelder uit. Zo wordt je niet constant verleid om toch nog even je mail te checken.

Handel je mail meteen af

Leer jezelf aan dat je bij het openen van een mail direct bepaalt wat je met de e-mail doet. Dit houdt in dat je een bericht:

verwijdert als je er niets mee kunt
archiveert als er geen actie voor jou aan vastzit
beantwoordt als er een reactie van je wordt verwacht (en het vervolgens verwijdert of archiveert in de juiste map).

Stel prioriteiten

‘Graag retour voor 16:00 uur. Spoed!!! Jaap’, lees je in onderwerpregel van een mail. Als bijlage is een 14 pagina’s dik document bijgevoegd. Los van het feit dat uit de mail niet duidelijk naar voren komt wat de verzender precies van je verwacht, is het belangrijk dat je bepaalt of je tijd hebt om aan het verzoek gehoor te geven. Stel jezelf de vraag of de snelheid van de reactie belangrijker is dan de kwaliteit van je antwoord. Laat je in ieder geval niet opjutten. Lukt het je niet om op tijd te reageren, laat dit dan aan de afzender weten. Wees realistisch, maar ook collegiaal. Behandel de urgente mail zo vroeg mogelijk op de dag. Bewaar de niet-urgente mail voor een later moment.

Als je uit een tekst niet eenvoudig kunt opmaken wat de verzender van je verlangt, stuur deze dan retour en vraag om een toelichting. Ga niet gissen naar wat de verzender van je verlangt. Dat kost onnodig veel tijd en wellicht zit je er wel helemaal naast.

In sommige organisaties zijn afspraken gemaakt over de termijn waarbinnen gereageerd moet worden, bijvoorbeeld 24 uur. Is dit niet het geval, dan kun je een dergelijke termijn wel voor jezelf bepalen. Een e-mail blijft je dan niet achtervolgen.

Beperk privémail

Even een telefoontje plegen onder werktijd of een privékopietje maken, we hebben het allemaal wel eens gedaan en er is niets mis mee zolang het binnen redelijk grenzen blijft en het de werkgever geen schade berokkent. Dat geldt ook voor privémail. Zorg dat het privégebruik van e-mail op het werk niet storend is voor je dagelijkse werkzaamheden, voor anderen en de goede werking van het netwerk niet verstoort.

Afwezig? Maak afspraken voor een goede afhandeling

Je hebt een heerlijke vakantie achter de rug en op je eerste werkdag open je met lood in de schoenen je inbox. De teller lijkt niet te stoppen. Na bijna twee dagen vrijwel uitsluitend mails afhandelen, ben je weer aan vakantie toe. Herkenbaar? Je kunt hier zelf wat aan doen, maar je hebt ook de hulp van je collega’s nodig.

Schakel bij afwezigheid je afwezigheidsmelder in en vermeldt hierin wanneer je weer terug bent en tot welke collega men zich in dringende gevallen kan wenden. Maak met je collega's afspraken over de afhandeling van je e-mail tijdens je afwezigheid. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat een collega dagelijks je e-mail controleert en zonodig afhandelt of dat mails direct naar je collega worden doorgestuurd.

Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/e-mail/nieuwe-gewoonten.html