

		Home

Kennisbronnen

Structuur

Breng structuur aan in je inbox

	Grip op e-mail
Inhoud: Ergernissen Voorkom informatieoverload E-mailetiquette Wanneer e-mail? Do’s Don’ts Checklist Structuur in je inbox Nieuwe gewoonten

De contante stroom van e-mailberichten leidt bij veel mensen tot een hoop stress. Om niet te verdwalen in de grote hoeveelheid e-mails die je dagelijks ontvangt, is het noodzakelijk dat je structuur aanbrengt in je inbox.

Neem je e-mailpakket door

Veel e-mailgebruikers werken alleen met een inbox en een box verzonden items, terwijl hun e-mailprogramma tot veel meer in staat is. Ben jij ook zo iemand? Loop op een namiddag eens door de menu’s van je e-mailpakket. Je ontdekt dat je pakket meer kan dan je denkt. Moeilijk? Nee hoor. Vaak zijn de mogelijkheden - zoals de electronische agenda en de electronische takenlijst - eenvoudig te activeren. Kom je er niet uit? Vraag een collega of iemand van de afdeling IT dan om hulp.

Organiseer je inbox: maak mappen

Om meer controle te krijgen over je inkomende mail, is het belangrijk dat je eerst de huidige mail in je inbox opruimt. Een opgeruimde inbox zorgt voor rust in je hoofd. Als je een lege inbox hebt, zie je alleen de nieuwe berichten binnenkomen en staan de andere berichten op de plek waar ze thuishoren.

Maak mappen aan in je inbox waarin je je ingekomen en verzonden berichten onderbrengt. Dit kan op onderwerp zijn, maar ook op klant of actie. Een handige methode om je mappen te rangschikken is door cijfers voor de naam van de map te zetten, bijvoorbeeld:

01 Project E-mailprotocol
02 Project Ziekteverzuim
03 Project Subsidies
04 Nog af te handelen/ To do
05 In afwachting (voor mails waar je een antwoord op wilt)
06 Cc
07 Nieuwsbrieven
08 Privé
09 Ongewenst/spam

Door de mappen te nummeren, kun je zelf de belangrijkheid van je mappen bepalen. De taken die op dit moment prioriteit hebben, komen dus bovenaan. Je kunt binnen een map ook submappen maken.

Nu je je mappen hebt aangemaakt, kun je de mails in je inbox stuk voor stuk in de juiste map plaatsen. Daarnaast kun je ook een filter instellen waardoor bepaalde e-mails rechtstreeks in de juiste map terechtkomen. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld de map ‘Cc’ of ‘Ongewenst/spam’.

Overigens is het verstandig om bijlagen die voor langere tijd bewaard moeten blijven, zoals conceptteksten en definitieve nota’s, of grote bestanden los van de begeleidende mail te archiveren. Bijvoorbeeld op je server in een archiefmap.

Je inbox is weer overzichtelijk en netjes. En dat wil je natuurlijk zo houden. Om dat te bereiken zul je jezelf een aantal nieuwe gewoonten moeten aanleren.

Volgende pagina: Nieuwe gewoonten voor het omgaan met e-mail

Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/e-mail/structuur-in-je-inbox.html