 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Grip op e-mail |
| Inhoud: Voorkom informatieoverload | |
Het lijkt een triviale vraag: Wat is informatie? Maar dat is het niet. Integendeel. Een groot deel van de werkende bevolking zit bijna de hele dag achter de computer en talloze werknemers laten zich tijdens het werk afleiden door niet-relevante mails van collega’s en vrienden. Via de digitale snelweg komt steeds meer informatie op ons af: van reclame voor het nieuwste managementboek van Stephen Covey tot een mededeling van de OR en een cc’tje van de notulen van een vergadering over een project waarbij je zijdelings betrokken bent. Deze informatieoverload is voor veel mensen een concreet probleem geworden en leidt bij steeds meer werknemers tot informatiestress.
Om niet aan deze informatiebrij ten onder te gaan, zal je moeten leren informatie gericht tot je te nemen: je moet een selectie kunnen maken tussen belangrijke en onbelangrijke e-mail. De mate waarin je kunt beoordelen welke informatie van belang is en welke niet bepaalt de mate waarin je werkdruk ervaart.
Hans heeft een eigen reclamebureau en ontvangt ongeveer 100 e-mails per dag. Hans:
“Mijn inbox is postbus, prikbord, agenda en archief ineen. Ik heb nu zo’n 2.200 e-mails in mijn inbox staan: e-mails van collega’s en klanten, nieuwsbrieven, uitnodigingen voor productpresentaties en advertenties van bijvoorbeeld de nieuwste gadgets. Ik ontvang graag van iedere e-mail die wordt verstuurd een cc’tje en ik lees mijn e-mail de hele dag door. De berichten lees ik op volgorde van binnenkomst. Ik ben per dag in totaal zo’n drie uur kwijt met mijn e-mails te lezen, maar ik wil van alles op de hoogte blijven. Het komt regelmatig voor dat ik een e-mail drie keer lees of een kwartier aan het zoeken ben naar een bepaald document.”
Jaap is accountmanager van een middelgrote software-onderneming. Hij ontvangt ongeveer 70 tot 90 e-mails per dag. Jaap:
“Ik heb voor mezelf een systeem ontwikkeld en dat werkt prima. Ik lees iedere dag mijn e-mail op drie vaste momenten. Daarbij hanteer ik vier rubrieken: reageren, weten, lezen en weggooien. Bij iedere e-mail bepaal ik in welke rubriek deze valt. Valt een e-mail in de eerste rubriek, dan doe ik er meteen iets mee. Een e-mail uit de tweede categorie archiveer ik in de daarvoor bestemde map en de e-mails met het label ‘lezen’ komen in mijn ‘leesfolder’ die ik eens in de week doorneem. Kettingbrieven, reclame en andere ongein gooi ik met één druk op de deleteknop in de prullenbak. Belangrijke informatie kan ik daardoor altijd terugvinden. Het geeft me rust en de tijd om dát te doen wat echt belangrijk is.”
Ga eens bij jezelf na: ga jij gemakkelijk met informatie om? Zie jij in een oogopslag welke informatie voor jou van belang is en welke je aan je voorbij kunt laten gaan, zoals Jaap? Of herken jij jezelf in Hans en zijn alle e-mails die je ontvangt even belangrijk voor je en ben je bang informatie over het hoofd te zien?
Werknemers die weinig last hebben van informatiestress zijn mensen die accepteren dat ze niet alles kunnen lezen en bijhouden, zonder daar last van te hebben of zich een loser te voelen. De informatie die voor hen belangrijk is hebben ze goed gearchiveerd en is beschikbaar wanneer ze die nodig hebben.
Je kunt zelf ook een steentje bijdragen aan het terugdringen van de info-kill door kritisch te kijken naar je eigen e-mailgedrag. Bij nader inzien kan een e-mail soms toch minder noodzakelijk lijken, dan je in eerste instantie dacht. Want ook voor e-mail geldt: wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet.
Volgende pagina: e-mailetiquette
Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/e-mail/informatieoverload-voorkomen.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
