 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Zakelijk telefoneren |
| Inhoud: Je wordt gebeld Iemand opbellen Veelvoorkomende telefoonsituaties
| |
“Meneer de Jong, ik zal u even doorverbinden met Annet de Veth van de afdeling Telefonische Trainingen. Heeft u een ogenblikje?”
Het zal ook wel eens voorkomen dat iemand voor je collega belt of dat je een telefoontje niet zelf kunt afhandelen. Je moet de beller dan doorverbinden naar een andere afdeling of collega.
Voordat je de beller in de wachtstand zet, vraag je eerst of hij even wil wachten.
Vervolgens verbind je hem snel - binnen 30 seconden - en correct - meteen met de juiste persoon - door. Het komt erg onprofessioneel over als een beller meerdere malen doorverbonden wordt.
Wanneer je de beller doorverbindt naar een andere afdeling of collega zijn er verschillende scenario’s mogelijk:
Licht je collega in en geef hem de naam van de beller, de naam van de organisatie en de reden van het telefoontje door. Vraag of je de beller naar hem kunt doorverbinden. Gaat hij daarmee akkoord neem de beller dan terug en vertel hem wat je gaat doen, zodat de beller weet wie hij kan verwachten:“Meneer de Jong, ik verbind u door met Annet de Veth. Een ogenblik alstublieft.”
Als degene naar wie je wilt doorverbinden telefonisch in gesprek is, vraag dan of de beller even wil wachten. Wil hij dat niet, dan kun je hem vragen of je een bericht kunt achterlaten, of dat hij liever zelf terugbelt, of dat jij wellicht de beller verder kunt helpen.
“Meneer de Jong, Annet de Veth is momenteel telefonisch in bespreking. Wilt u even wachten? Nee? Kan ik dan een bericht achterlaten voor Annet de Veth? / Belt u liever zelf terug? / Kan ik u verder helpen?”
Je vertelt de beller dat de gevraagde persoon afwezig is en je deelt hem mee wanneer en/of waar hij wel bereikbaar is. Vraag de beller of je een boodschap kunt achterlaten.
Je kunt ook doorverbinden met een collega die ook op de hoogte is van het gevraagde of je kunt je eigen hulp aanbieden:
“Meneer de Jong, Annet de Veth is vandaag afwezig. Kan ik u helpen? / Wat kan ik voor u doen? / Misschien kan ik u helpen? / Kan ik een boodschap voor haar achterlaten?”
Vooral managers worden het liefst zo weinig mogelijk telefonisch gestoord. Het is voor hen dan van belang te weten wie er belt en waarover het gesprek zal gaan. Om te achterhalen of het om een belangrijk telefoontje gaat, kun je bijvoorbeeld vragen:
“Kan ik haar al zeggen waarover het zal gaan?”
Of:
“Kunt u kort zeggen waarover u met haar wilt spreken?”
Lieg niet door te zeggen dat ze in vergadering is, dat trucje is te doorzichtig, maar zeg liever:
“Annet de Veth is op dit ogenblik druk bezig, moet ik haar storen?”
Op die manier ligt de beslissing weer bij degene die belt. Je kunt ook meteen een oplossing suggereren:
“Zal ik vragen of mevrouw de Veth u terugbelt?”
Of :
“Mevrouw de Veth is na 16:00 uur weer bereikbaar.”
Volgende pagina: telefoonalfabet
Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/telefoneren/doorverbinden.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
