De beller in de wacht zetten
“Ja wacht, dat moet ik even navragen. Moment.” Met een luide knal gooit Tanja de hoorn op haar bureau. Vier minuten later neemt ze de hoorn weer op. “Ja, daar ben ik weer. Hallo, hallo.” Ze hoort alleen nog maar ‘tuut tuut tuut’.
- Wanneer je iets moet opzoeken of navragen, gooi dan niet zoals Tanja de hoorn op het bureau neer en laat de lijn zeker niet open staan. Wanneer je iemand tijdens het telefoongesprek in de wacht wilt zetten, vraag dan aan de beller of hij dit wil. Het kan natuurlijk gebeuren dat iemand vervolgens ‘nee’ zegt. Meestal zal daar wel een goede reden voor zijn. Geef de afhandeling van zo’n telefoontje dan voorrang.
- Laat een klant niet te lang wachten op de gevraagde informatie. Tijdens het gesprek ligt de irritatiegrens op 17 seconden! Zie je aankomen dat het wat langer gaat duren, biedt dan aan terug te bellen of de informatie te e-mailen. Noem een tijdstip waarop je van plan bent te bellen zodat de klant er rekening mee kan houden. Bel dan wel terug!
- Zet je iemand in de wacht, laat de lijn dan niet open staan, maar zet deze op ‘hold’. Doe je dit niet, dan loop je het risico dat de klant zaken krijgt te horen die niet voor hem zijn bestemd.
- Als je iemand in de wacht hebt staan, laat dan geregeld iets van je horen. Degene die jou belt, zou anders wel eens kunnen denken dat je hem vergeten bent.
- Als je de informatie hebt gevonden die je zocht en je wilt de klant weer te woord staan, neem het gesprek dan niet terug met ‘Hallo, daar ben ik weer’. Dat is niet zo beleefd. Noem de naam van de persoon die je aan de lijn hebt en bedank hem voor het wachten, bijvoorbeeld: “Mevrouw Ketelaars, bedankt voor het wachten. Ik heb het even nagevraagd en ...”
Volgende pagina: de beller doorverbinden
Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/telefoneren/in-de-wacht-zetten.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
