Stap 6: Voer het delegeringsgesprek
 | Delegeren |
Inhoud:
3 Besluit 6 Maak afspraken 9 Ontdelegeren 10 Evalueren |
In stap 5 heb je in de voorbereiding de inhoud van het gesprek op een rij
gezet. Een voordeel daarvan is dat je nu je handen vrij hebt om je te richten
op de toon van het gesprek. Want: hoewel jij degene bent die de taak delegeert,
zal het delegeringsgesprek tweerichtingsverkeer moeten zijn. Wil je bereiken
dat mensen betrokken zijn bij de taak, dan is het geheim mensen er in het delegeringsgesprek
bij te betrekken.
Duur van het gesprek
In het boek Delegeren (Payne, J. en Payne, S.
Thema, 2004) adviseren de schrijvers van te voren in te schatten hoeveel tijd
je nodig hebt om het delegeringsgesprek te voeren. Vervolgens vermenigvuldig
je deze tijd met een factor twee. Want, zo vinden zij, aan het eind van het
gesprek komt het erop aan dat de medewerker goed begrijpt wat je van hem wilt.
Het zou bijzonder jammer zijn als jij daar net te weinig tijd voor hebt. Het
blijkt bovendien voor mensen die al veel ervaring met de taak hebben, lastig
om in te schatten wat er voor nodig is die taak aan de ander over te laten.
Onderwerpen in het gesprek
Gebruik wat je hebt voorbereid
in stap 5.
- de taak
- het resultaat (wat is af als het af is?) verwoord in een Smart
doelstelling
- waarom is die taak belangrijk?
- waarom vraag je juist deze persoon voor de taak?
- welke bevoegdheden horen daarbij?
- welke informatie heeft de ander nodig?
- welke afspraken voor evaluatie maken jullie?
- welke controlepunten spreken jullie af?
De toon van het gesprek
- rustig
- geïnteresseerd in de ander
- veel stiltes, zodat de ander ook kan invallen
- uitnodigend om mee te denken over de aanpak
- met vertrouwen in jezelf en in de ander
Technieken in het gesprek:
- neuzelen: trek aan het begin van het gesprek even tijd uit om de ander
op zijn gemak te stellen. Dat kan door bijvoorbeeld even over koetjes en
kalfjes te praten of een grapje te maken.
- luisteren: luister naar
de ander. Niet alleen naar wat hij precies zegt, maar probeer ook 'tussen
de regels door te lezen'. Is iemand
onzeker, twijfelt hij aan zichzelf of overschat hij zichzelf? Is de ander
gespannen of ontspannen? Kijk ook naar wat er uit de lichaamstaal spreekt.
- open
vragen stellen: op de vraag “wat vind je van de taak, Suzan” zul
je een ander antwoord krijgen dan als je vraagt. “Dit is écht
wat voor jou, vind je ook niet?” In het tweede geval stel je de vraag
gesloten. Je geeft dan veel meer sturing aan het antwoord. Helaas kom je
er dan niet achter wat Suzan echt van de taak vindt.
- doorvragen: vraag
door als je iets niet helder is. Koppel terug wat je tussen de regels
door denkt te lezen.
- samenvatten:
vat
samen wat iemand gezegd heeft, en check of je het goed hebt begrepen
- prioriteren: als je een taak delegeert, zul je soms samen met iemand moeten
bepalen welk ander werk ervoor moet wijken. Anders gezegd: waar zit de ruimte
in zijn huidige takenpakket, en wat kan wachten en wat niet?
- checken: vraag de ander in eigen woorden te vertellen
wat de bedoeling. Vraag bijvoorbeeld om naderhand de opdracht en de
gemaakte afspraken even op de mail te zetten. Zo kun je checken of je informatie
goed ontvangen is en hebben jullie allebei de gemaakte afspraken zwart op
wit.
- onderhandelen: als de ander meent meer bevoegdheden
of middelen nodig te hebben dan jij verwacht had, zul je soms moeten onderhandelen.
Natuurlijk begin je de ander te vragen de verhoging van het budget te beargumenteren.
Volgende pagina: Stap 7: Laat los en controleer op de
afgesproken momenten
Bron: www.leren.nl/cursus/management/delegeren/stap-6.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
