 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Werkconferentie |
| Inhoud: Wat is een werkconferentie? | |
Een werkconferentie is een –meestal eenmalige- bijeenkomst waarin op basis van gelijkwaardigheid wordt gepraat over thema's die normaal gesproken niet op de agenda staan. Een werkconferentie is meestal niet besluitvormend en heeft een innovatief, soms ook brainstormend karakter. Vaak wordt vooraf een te behalen resultaat benoemd.
We lopen de belangrijkste kenmerken langs:
Een werkconferentie is vaak eenmalig. Voor de meeste deelnemers zal het een bijzondere gebeurtenis zijn waar men met bepaalde verwachtingen naar toe leeft. Soms hoog gespannen verwachtingen! Soms zijn deelnemers ook wel gewoon zenuwachtig. Veel gewone vergaderingen verlopen routinematig. Je zit er omdat je er iedere week zit. Je hebt geen speciale verwachtingen. Een werkconferentie kun je niet volgende week overdoen.
Het feit dat er op basis van gelijkwaardigheid wordt overlegd heeft daar wel wat mee te maken. Niet iedere dag zit de stafmedewerker, het hoofd Onderhoud, de voorzitter van de Ondernemingsraad en de directeur bij elkaar. Bovendien tutoyeert men elkaar wat vaker.
Het brainstormend karakter is ook belangrijk. Om succesvol te brainstormen moet je elkaar respecteren en waarderen. Dat stelt eisen aan de sfeer. Die is wat losser dan gebruikelijk. Grapjes die op de zaak niet kunnen, kunnen nu soms wel. Maar berucht zijn situaties waarin iemand zijn polsstok wat overschat.
Juist omdat de besluitvorming vaak niet aan de orde is, kan de voorzitter van de Raad van Bestuur ook wat gemakkelijker reageren op ideeën, suggesties, ballonnetjes.
Vaak is de rolverdeling anders: een externe voorzitter bepaalt de vergaderorde, niet de hiërarchisch hoogste in rang.
Tenslotte het resultaat. Een werkconferentie vergt toch minstens een dagdeel. Vaak meer dan één. Bovendien is er vaak een (dure) externe begeleider en wordt er degelijk voorbereid. Kortom: een werkconferentie is een investering. In tijd, geld en goede wil.
Je doet dat niet zomaar. Kennelijk is datgene wat besproken wordt een prioriteit. Juist omdat het gaat om bijzondere gebeurtenissen, formuleert men vaak vooraf een doel. Daardoor kan een werkconferentie mislukken. Vergaderingen kunnen soms niet mislukken omdat men verzuimt vooraf een doel te formuleren. Doordat er een resultaat wordt afgesproken en je maar een beperkte hoeveelheid tijd hebt, kan er tijdens werkconferenties een snelkookpansituatie ontstaan. Houd daar rekening mee. Soms is dat erg nuttig: onder druk wordt alles vloeibaar en kunnen dus dwarsliggers over de streep worden getrokken. Maar teveel druk doet de pan ontploffen.
Eén aspect hebben we nog niet belicht. Werkconferenties worden geacht bij te dragen aan teambuilding. Je leert elkaar wat beter kennen en hebt het zo'n dag of middag niet alleen maar over zaken. Daar schuilt vaak ook een belangrijk doel van de werkconferentie. Vaak is het goed voor de teamgeest, het onderling begrip en de onderlinge verstandhouding.
Een werkconferentie is geen lange vergadering. Vergaderen is overleggen om een besluit te nemen of om elkaar te informeren. Een werkconferentie is niet hetzelfde als een lange vergadering. Mensen verliezen hun productiviteit, hun inspiratie en hun plezier na ongeveer 40 minuten vergaderen. De volgende tien minuten redden ze nog maar daarna gaat het snel bergafwaarts. Ieder kwartier dat een vergadering langer dan een uur duurt, is verloren tijd. Dus als je je werkconferentie beschouwt als een gewone vergadering maar dan langer, creëer je een probleem.
Een werkconferentie is geen training. Een werkconferentie kan heel leerzaam zijn maar leren alleen is geen doel voor een werkconferentie. Als je ontdekt dat de doelen die genoemd worden, eigenlijk leerdoelen zijn moet je het begrip 'werkconferentie' niet langer gebruiken. In een training staat het proces centraal, niet het product.
Een werkconferentie is geen feestje van het werk. Natuurlijk is het prima om de werkconferentie goed te verzorgen. Maar laat het niet verzanden in een festiviteit.
Een werkconferentie is geen routineklus. Voorkom dat deelnemers zich wat routinematig opstellen. In langdurige en grootschalige reorganisaties kan het gebeuren dat besloten wordt om enkele werkconferenties te organiseren met de nieuwe leiding. Zij gaan op een gegeven moment de werkconferentie als doel beschouwen en zich wat routinematig erop voorbereiden. Maak iedere conferentie voor de deelnemers weer spannend.
Tijdens een werkconferentie gaat het meestal niet over de roosters van de komende twee maanden. Het gaat over grotere onderwerpen. Over visie, beleid, over lange-termijnaangelegenheden, over idealen.
De hausse aan vergaderen op de hei heeft veel te maken met het Nederlandse poldermodel: we willen graag draagvlak wanneer er ingrijpende keuzes gemaakt worden. We willen graag iedereen betrekken. We nemen daarom zoveel mogelijk ideeën, suggesties, mitsen en maren mee in de besluitvorming. Zodat iedereen kan meedenken, zodat iedereen het gevoel heeft dat de beslissing mét hem is genomen in plaats van óver hem.
Maar werkconferenties zijn ook zo'n succes omdat ze vaak een fantastische manier zijn om in korte tijd een belangrijk resultaat te behalen. Dat lukt soms alleen maar als je even buiten de routine stapt.
Een jaarplan
Veel bedrijven of bedrijfsonderdelen hebben de goede gewoonte om jaarlijks
een jaarplan op te stellen. Een werkconferentie met het hele team kan dan
een prima aanpak zijn. Het zorgt ervoor dat iedereen mee kan denken over
de resultaten van het afgelopen jaar en over de aanpak voor het volgende
jaar. Het stelt de leiding in staat om even de tijd te nemen om iets over
het beleid voor de komende periode te vertellen, het stelt de medewerkers
in staat om mee te denken en zo de plannen voor de toekomst meer in lijn
te brengen met hun ideeën.
Project start-up
De start van een
project is ook een goede aanleiding. Over projectmatig werken
vind je elders op leren.nl veel informatie. Een ding pikken we daaruit. De
projectaanpak kies je als je iets nieuws wilt beginnen. Dat betekent dat
je als projectgroep creatief moet zijn en moet loskomen van de dagelijkse
routine. Al is het maar voor even. De start-up van een project is vaak een
werkconferentie.
Reorganisatie
Ook reorganisaties zijn vaak een terechte aanleiding voor een werkconferentie.
Ga maar na... je wilt als organisatie de boel anders aanpakken. Dan
is het verstandig om even buiten de bestaande orde te stappen en met elkaar
de tijd nemen om te reflecteren, ideeën te creëren en een nieuwe
start te maken.
Volgende pagina: Voorbereiding van een werkconferentie
Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/werkconferentie/wat-is-werkconferentie.html
Copyright © 1999-2024 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
