

		Home

Kennisbronnen

Werkoverleg

Werkoverleg

	Participatief leidinggeven
Inhoud: Wat is participatief leidinggeven? Voorwaarden Geschikte onderwerpen Meerwaarde Groepen en individuen Instrumenten Teambuilding Werkoverleg Delegeren Coaching Wat heb je nodig?

Voor een succesvolle manier van participatief leidinggeven is goed werkoverleg noodzakelijk. In de meeste organisaties kent men wel werkoverleg. Dat is geen toeval. Werkoverleg is een goed instrument om in het team het werk en de werksituatie te bespreken.

Agenda

Wat bespreek je tijdens werkoverleg? Een overzicht:

De werksituatie: taakverdeling, arbeidsomstandigheden
Roosters: wie neemt wanneer vakantie, wie doet weekenddiensten, wie werkt met Kerst
Het werk: suggesties voor verbetering van de methodes, nieuwe machines of instrumenten
De voortgang van de werkzaamheden: loopt alles volgens plan, zijn er moeilijkheden of onverwachte zaken?
Planning voor de wat langere termijn: welke opdrachten liggen op de plank, wat zit in het verschiet?
Algemene beleidsaangelegenheden zoals reorganisaties

Je ziet: de agenda van het werkoverleg kan heel uitgebreid zijn. Toch is het soms een verplicht nummertje. Jammer van de tijd! Vaak heeft dat te maken met de voorbereiding en de stijl van de leidinggevende.

Het is handig om een soort standaardagenda te hebben. Maar zorg er ook voor dat men met onderwerpen komt. En komen die onderwerpen er niet, ga er dan zelf achteraan. Als je mensen persoonlijk aanspreekt, zul je merken dat mensen vaak toch wel onderwerpen willen bespreken. Verspreid de agenda tijdig. Als je vaker dan eenmaal per maand vergadert, kun je er ook voor kiezen om de agenda ter plekke te maken, gewoon, op een flap of een schoolbord.

Voorbereiding

Ook voor werkoverleg geldt: een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg voor een goede, afgesloten ruimte. Dat klinkt misschien als een open deur maar toch wordt veel werkoverleg gewoon op de werkplek gevoerd. Daardoor word je voortdurend gestoord. Dat werkt niet.

Valkuil

“Gaan jullie maar. Ik ben niet zo'n prater, ik hoor het wel.” De andere secretaresses gaan naar het werkoverleg en Jannie blijft achter. Dat doet ze nu altijd.

Karin neemt er ditmaal geen genoegen mee. “Waar is Jannie?” vraagt ze als iedereen zit. Als ze heeft geregeld dat een ander dit keer waarneemt praat Karin even met Jannie. “Het interesseert me gewoon niet. Ik hoef dat allemaal niet te weten.”

Tip
Neem geen genoegen met een medewerker die zich voortdurend op de vlakte houdt. Dat is te gemakkelijk.

Het nadeel van een andere ruimte is dat iemand op de werkplek achter moet blijven. Regel dat. Maak een eenvoudig schemaatje zodat vanaf het begin duidelijk is wie op de werkplek blijft. Je kunt het niet maken om een bordje op te hangen met de boodschap: wegens werkoverleg zijn wij tot 10.00 uur afwezig. Praat de achterblijver snel bij. Voorkom altijd dezelfde medewerker achterblijft.

Werkafspraken vastleggen

Schrijf geen uitgebreide notulen maar zet de werkafspraken wel op papier. Een handige manier is om vijf minuten voor het einde de vergadering af te sluiten door de gemaakte afspraken even langs te lopen en ze op te schrijven. Gewoon, met de pen. Leg dat vel direct na afloop onder de kopieermachine en je bent klaar. Snel, simpel, slagvaardig. Maak de werkafspraken zo concreet mogelijk en loop ze tijdens ieder overleg even langs. Het is misschien wat betuttelend maar het kan soms geen kwaad om een week voor de nieuwe bijeenkomst even de belangrijkste afspraken na te lopen en uit te zoeken hoe het ermee staat.

Overleg leiden

Het leiden van een werkoverleg is in theorie heel simpel: luister, vraag door, laat, mensen uitpraten, betrek anderen in het gesprek, zoek niet altijd naar oplossingen maar wees ook tevreden met het verduidelijken van de problematiek en laat je eigen mening thuis. Dat menig werkoverleg toch flopt, heeft te maken met de spanning die leidinggevenden ervaren tussen hun rol van gespreksleider en hun rol als belangrijke bron van informatie. Menig werkoverleg ontaardt in een uurtje luisteren naar de baas. Op zich is daar niets mis mee maar noem het dan geen werkoverleg!

Wees consequent

Voor Roel is het duidelijk: het gebrek aan ruimte kan alleen nog maar door flexibele werkplekken worden opgelost. Zijn team voelt daar niets voor weet hij. Maar ditmaal heeft hij geen zin in een lange discussie. Er zit gewoon niets anders op. In het werkoverleg vorige week kondigde hij daarom aan dat hij een externe adviseur heeft ingehuurd om flexibele werkplekken te gaan invoeren.

Zijn team is met stomheid geslagen. “Hoe kun je dat zomaar doen zonder ons daarin te betrekken?”

Tip
Participatief leidinggeven is niet iets wat je vandaag wel en morgen niet kunt doen. en als je eenzijdig een beslissing neemt die gevolgen heeft voor je medewerkers moet je dat heel goed beargumenteren.

Wat handreikingen:

Varieer in de agendapunten, voorkom dat het eerste half uur de voorzitter aldoor aan het woord is.
Betrek iedereen in het gesprek. Als iemand niets zegt, kun je hem actief uitnodigen mee te praten: “Wat vindt jij, Jan?”
Neem geen genoegen met vaagheden. Het werkoverleg is ook een belangrijk instrument om als team de samenwerking te verbeteren. Daar horen vaagheden niet bij. “Wat bedoel je precies?” is een goede vraag.
Laat mensen op elkaar reageren. Inderdaad, het is wat soft. “Wat vindt jij daarvan Klaas?” Als het werkoverleg ook een moment is waarop je samen werkt aan een beter functioneren, zijn dergelijke vragen niet automatisch taboe. Integendeel: als je als baas laat zien dat je conflicten niet uit de weg gaat, is dat goed voor het team.
Laat mensen uitpraten. Sommige mensen hebben nu eenmaal wat meer tijd nodig.
Vaak staan er punten op de agenda die in principe eenvoudig op te lossen zijn. Soms lukt dat toch niet. Neem dan genoegen met het verhelderen en delen van de problematiek.
Laat je eigen mening voorlopig thuis. Het werkoverleg is voor jou als leidinggevende in principe een goede bron van informatie. Wat vinden je medewerkers van de voorstellen, hoe kijken ze aan tegen de nieuwe ontwikkelingen. Als jij onmiddellijk met jouw verhaal op de proppen komt is de kans klein dat je medewerkers een heel ander geluid laten horen.

Volgende pagina: Delegeren

Bron: www.leren.nl/cursus/management/participatief/werkoverleg.html