 |
||
|
 |
|||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
 | Vergaderen |
| Inhoud: Soort vergadering
Gewoonten en procedures | |
Voorbeelden: ideeën uitwerken, structureren, werkplanning, afspraken maken, taakverdeling enz.
Als een besluit is genomen, dienen afspraken te worden gemaakt over de uitvoering ervan. Om de voorbereiding voor het overleg daarover te structureren kan men gebruik maken van project-fasemodellen, kwaliteitscirkels, organisatiestructuren, productieprocessen enz.
De aanwezigen zitten in een kring of vierkant, bijvoorbeeld rondom een tafel.
| Wat? | Door wie? | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Welkom en uitleg | Voorzitter | Voorzitter is meestal de aanwezige met de hoogste functie. Deze informeert de vergadering over doel van de bijeenkomst en doet huishoudelijke mededelingen. |
| informatieverstrekking | Inleider | De voorzitter geeft aan wat de activiteit is waarvoor de aanwezigen een planning moeten gaan maken. Hij formuleert dus de opdracht en de randvoorwaarden. |
| informatieverheldering | Deelnemers | De opdrachtverheldering vindt plaats aan de hand van vragen als: Wat is de opdracht precies? Welk resultaat wordt verwacht? Aan welke eisen moet worden voldaan? Wat zijn de randvoorwaarden? Welke middelen zijn beschikbaar? Aan wie moet men verantwoording afleggen? |
| De kern: activiteiten plannen | Deelnemers | Als de opdracht helder is, inventariseert men de fasen van een uitvoeringsplan. Wat zijn de deelactiviteiten die achtereenvolgens dienen te worden uitgevoerd? Wat is er nodig om deze deelactiviteiten uit te kunnen voeren? Men maakt een tijdplanning. Al deze bespreekpunten kunnen overigens reeds vooraf zijn uitgewerkt in een voorstel. In dat geval volgt men de vergadermodellen van menings- en besluitvorming. |
| Taakverdeling | Deelnemers | Vervolgens wordt vastgesteld wie voor de ontwikkeling c.q. uitvoering van een fase of een deelactiviteit verantwoordelijk is. |
| Eventueel. meningsvorming en probleemoplossing | Deelnemers | Welke knelpunten ziet men nu al? Hoe kan men verwachte problemen voorkomen of oplossen? |
| Samenvatting | Voorzitter | De voorzitter zet de gemaakte afspraken op een rijtje. |
| Dankwoord, afspraken en afsluiting | Voorzitter | De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng, schetst de volgende stappen in het traject (verslaglegging, datum voortgangsbespreking) en sluit de bijeenkomst. |
Volgende pagina: de agendavergadering
Bron: www.leren.nl/cursus/professionele-vaardigheden/vergaderen/activiteiten-plannen.html
Copyright © 1999-2025 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon
