

		Home

Kennisbronnen

Teamfrustraties

Veel voorkomende problemen in een team

	Teambuilding
Inhoud: Teams en teambuilding Teamvorming: model van Tuckman Rol teamleider Richting geven en structureren Luisteren en ondersteunen Ontwikkelen Teamfrustraties Tips voor teambuilding Zelfsturende teams

Teamwork is mooi, maar in de praktijk gaat het soms helemaal mis. Denk aan managementteams die ten onder gaan aan conflicten en achterklap, teamleden die vertrouwelijke informatie lekken aan de buitenwereld of teamcoaches die het veld moeten ruimen omdat het team niet in hen gelooft. Vier veel voorkomende teamfrustraties en hoe ermee om te gaan.

Gebrek aan vertrouwen

Vertrouwen is de basis van een goed functionerend team. Maar juist daarin gaat het nogal eens mis. Gebrekkig vertrouwen is herkenbaar in situaties waarin teamleden missers en zwaktes verborgen houden voor anderen, aarzelen bij het geven van collegiale hulp en ondersteuning of meteen hun conclusie over een ander klaar hebben.

In de kern bestaat vertrouwen eruit dat ieder teamlid zich op zijn gemak voelt als hij zich kwetsbaar opstelt; dat hij wéét dat hij niet wordt afgerekend op zwaktes of tekortkomingen.

Vertrouwen is helaas niet op afroep beschikbaar. Daarvoor zijn gedeelde ervaringen, gezamenlijke prestaties en geloofwaardige samenwerkingsvoorbeelden nodig. Er zijn enkele werkvormen om het proces te versnellen.

Delen van persoonlijke geschiedenissen
Wat weten teamleden eigenlijk van elkaar? Niet veel, blijkt vaak. Zeker als de samenwerking wat stroef verloopt, zijn mensen terughoudend in het delen van persoonlijke dingen. Toch bevordert juist dát het wederzijdse begrip en inlevingsvermogen. Door het delen van persoonlijke zaken zijn mensen minder geneigd tot snelle conclusies en interpretaties.

Een oefening:
Laat teamleden iets over zichzelf vertellen, bijvoorbeeld aan de hand van een korte vragenlijst. Naast relatief oppervlakkige zaken zoals geboortedatum en –plaats, gezinssituatie, hobby's kun je hen ook vragen naar hun grootste succes en/of grootste misser, hun leermeester, hun favoriete boek/film/gerecht of de leukste (of juist vervelendste) gebeurtenis in hun leven.

Een stap verder:
Naarmate het vertrouwen in een team sterker is, kan de oefening verder worden uitgebreid. Een beproefde oefening in teameffectiviteit is om teamleden te laten benoemen wat ze van elkaar nodig hebben.

Om confrontaties te vermijden, kun je de oefening als volgt introduceren:
“Stel, we zijn vijf jaar verder en we hebben als team onze klus geklaard. Op de afscheidsbijeenkomst krijg jij het woord om ieder teamlid persoonlijk te bedanken voor zijn bijdrage aan het teamproces en aan het resultaat. Formuleer kort voor ieder teamlid wat je gaat zeggen.”

Angst voor conflicten

Conflicten zijn nodig om te groeien. Denk aan je pubertijd, aan je relatie of aan je eerste baan: conflicten helpen om grenzen te verkennen, verschillen te overbruggen en tot nieuwe inzichten te komen. Dat is in een team niet anders. Toch zijn veel teams gericht op harmonie. Maar de onderliggende gedachte “laten we het werkbaar houden en elkaar niet kwetsen” slurpt in veel situaties juist energie. Bovendien leidt zo'n instelling vaak tot roddel en achterklap: een situatie waarin de échte irritaties 'in de wandelgangen' worden besproken.

Hoe buig je de angst voor conflicten om in een gezonde werkcultuur met ruimte voor discussie?

In de eerste plaats door als teamleider duidelijk te maken dat er een onderscheid is tussen ideologische conflicten en politieke spelletjes. In het eerste geval gaat het bijvoorbeeld over concepten, visies en werkwijze; onderwerpen die weliswaar tot verhitte discussies kunnen leiden maar die tot doel hebben sámen verder te komen en betere prestaties neer te zetten. Ideologische conflicten zijn over het algemeen productief voor de teamontwikkeling en teamprestaties.

In de tweede plaats is het belangrijk dat je als teamleider politieke spelletjes een halt toe roept. Persoonlijke aanvallen of acties die erop gericht zijn een ander in een kwaad daglicht te stellen, ondermijnen het onderling vertrouwen. Als teamleider geef je daarin het goede voorbeeld. Je laat je niet in met roddels en spreekt mensen aan op hun gedrag als ze dat wél doen.

Het trainen van teamleden in het geven en ontvangen van feedback, helpt om de angst voor conflicten om te buigen. Als mensen leren elkaar respectvol aan te spreken, ontstaat een open werkcultuur.

Gebrekkige prestaties

Waarom komen sommige teams maar niet tot topprestaties? Vaak ligt de oorzaak in onduidelijkheid over richting of prioriteiten, uitstellen van belangrijke beslissingen of gebrekkige onderlinge verhoudingen. Werkprocessen worden vertraagd, de urgentie verdwijnt en het gevolg is dat prestaties achterblijven.

Als mensen niet weten waar ze aan toe zijn, zullen ze een stapje terug doen en verantwoordelijkheden uit de weg gaan. Betrokkenheid en inzet vergen duidelijkheid en zekerheid: dít is de koers die we met z'n allen gaan varen en dít is mijn bijdrage als teamlid. Als teamleider zorg je voor die duidelijkheid. Daarnaast werk je aan een teamcultuur waarin mensen hun verantwoordelijkheid nemen én waarin teamleden elkaar aanspreken op (gebrekkige) prestaties of averechts gedrag.

Hulpmiddelen voor het versterken van betrokkenheid:

Maak doelstellingen en verantwoordelijkheden zichtbaar
Als je wilt bereiken dat teamleden elkaar aanspreken op prestaties, moeten zij van elkaar weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Werk met besluitenlijsten
Maak van elke vergadering, meeting of bijeenkomst een korte besluitenlijst.
Wat is er besloten? Wie doet wat? Binnen welke termijn?
Een besluitenlijst helpt om duidelijkheid te creëren: voor de aanwezigen én voor degenen die er niet bij waren. Het is een krachtig signaal dat de neuzen dezelfde kant op staan en dat er doelgericht wordt gewerkt aan geformuleerde ambities.

Stel deadlines
Een stevige planning dwingt teamleden tot prestaties. Maar een planning is los zand zonder duidelijke deadlines. Zeker als activiteiten onderling nauw verweven zijn en als het niet nakomen van de ene activiteit, vertraging oplevert voor de volgende. Werk daarom met realistische deadlines.

Voer voortgangsbesprekingen
Ga er niet automatisch vanuit dat iedereen doet waarvoor hij verantwoordelijk is. Stuur de voortgang van werkzaamheden door het onderwerp geregeld op de agenda te zetten van teamvergaderingen.

Jaloezie en cynisme

Jaloezie, cynisme en negativisme: desastreus voor het teamgevoel. Heb oog voor de bronnen ervan. Vaak onstaan deze gevoelens als individuele teamleden het idee hebben dat hen geen recht wordt gedaan. Bijvoorbeeld als het ene teamlid een beloning of promotie krijgt terwijl een ander met vergelijkbare inzet, het nakijken heeft.

Als teamleider dien je voortdurend alert te zijn op deze sentimenten. In de eerste plaats door de verschillen tussen teamleden niet te groot te maken. Grote verschillen in verantwoordelijkheid leiden tot gemakkelijk tot statusverschillen. De andere kant van de medaille is dat te kleine verschillen in taken en rollen weinig uitdaging bieden. Zoek een evenwicht. Denk bijvoorbeeld ook aan het werken in tweetallen.

In de tweede plaats is het belangrijk dat je prestaties zíet en waardeert. Geef duidelijkheid over criteria en argumenten. Communiceer open over promoties of beloningen.

Blijven mensen morren, dan spreek je hen aan op hun gedrag.

Volgende pagina: Tips voor teambuilding

Bron: www.leren.nl/cursus/management/teambuilding/veel-voorkomende-problemen.html