Communicatie
In het voorgaande is het belang van communicatie voor projectmatig werken
al meerdere malen genoemd. Je wilt met het project een bepaald resultaat behalen
en je wilt dat je resultaat bijdraagt aan het organisatiedoel. De kwaliteit
van je resultaat is daarvoor natuurlijk bepalend. Als je een managementinformatiesysteem
maakt dat niet goed werkt, draagt het niet bij aan het verwezenlijken van het
organisatiedoel. Maar het gebeurt met enige regelmaat dat het resultaat klinkt
als een klok. Je ontwikkelde als projectgroep een prima systeem dat werkelijk
een aanwinst is voor het bedrijf. Maar ja, je had Financiële Zaken niet
betrokken en bovendien had je zaken gedaan met de concurrent van de belangrijkste
softwareleverancier. Dat nieuwe systeem staat nu wel op alle computers maar
niemand gebruikt het.
Draagvlak voor je product is bij elk project belangrijk. Soms is daar geen
aparte communicatie voor nodig. Maar vaak is het handig om in je projectopzet
apart aandacht aan de communicatie te besteden.
Een paar tips voor projectcommunicatie:
- Benoem je doelgroepen en communicatiedoelstellingen
- Check of die doelstellingen ook echt met behulp van communicatie gerealiseerd
kunnen worden;
- Formuleer je boodschap zo simpel mogelijk en in één zin.
Een handig trucje daarvoor is de vraag te beantwoorden: wat vertelt de doelgroep
thuis onder eten over je project?
- Kies een strategie: is draagvlak belangrijk? Ga dan in gesprek met je doelgroep.
Gaat het er om dat het instrument dat je ontwikkelde gebruikt wordt en verkoopt
het product zichzelf? Maak dan een mooie reclamecampagne. Zet de productvoordelen
op een rijtje en vertel de gebruikers hoe zij maximaal kunnen profiteren
van jouw werk.
- Zorg voor een aansprekende projectnaam. De naam moet het liefst een beetje
prettig in het gehoor liggen en iets zeggen over het resultaat.
- Kies middelen die bij die strategie passen en die ook de boodschap ondersteunen.
Als de boodschap luidt: “Voortaan gaan wij hier heel anders werken” moet
je niet gebruik maken van de bestaande media. Nee, dan kies je iets heel
anders, iets wat men nog niet eerder zag in je bedrijf.
- Plan je communicatie zorgvuldig. Juist omdat een project er vaak wat losjes
bij hangt, kan het gebeuren dat het personeelsblad een groot artikel wijdt
aan de voordelen van de oude methode X terwijl jij een stand bij de kantine
hebt ingericht waar je de voordelen van de nieuwe methode Y uitlegt. Overleg
dus tijdig met je collega's.
- Begroot communicatie ruim. Wie serieus genomen wil worden moet iets moois
maken. En dat kost geld. Drukwerk is duur, een mooie banner is duur, een
aantal werkbijeenkomsten verlevendigen met een theaterproductie op maat is
duur.
Volgende pagina: Wat
is een goede projectleider? (in deel
2 van de cursus: projecten leiden).
Bron: www.leren.nl/cursus/management/projectmanagement/projectplan-communicatie.html
Copyright © 1999-2021 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon