Praktische tips
Wat weerhoudt je om je tijd in eigen hand te nemen? Begin nú! De eerste
stap is weten
wat je wilt en doelgericht plannen.
We geven je enkele praktische handreikingen om notoire tijdrovers
te lijf te gaan. Het volhouden ervan vergt doorzettingsvermogen en discipline.
Maar het
mooie is dat je er elke dag mee kunt beginnen.
Vergaderingen
- Plan vergaderingen aan het einde van de werkdag of voor de lunch.
Dat verhindert ongelimiteerd uitlopen.
- Bereid vergaderingen voor: Wie zijn
de deelnemers? Wat is het doel? Hoeveel tijd reserveer je voor elk agendapunt?
Wat is de begin- en eindtijd? Is jouw aanwezigheid noodzakelijk?
- Beperk tijdens de vergadering verstoringen van buitenaf: zet je mobiele telefoon uit en verbied anderen om je tijdens
de bijeenkomst te storen. Vraag anderen hetzelfde te doen.
Telefoon
- Creëer een filter: laat inkomende gesprekken op het secretariaat
binnenkomen.
- Plan vaste telefoontijden. Bijvoorbeeld aan het begin en het einde
van de werkdag. Maak daarover afspraken met het secretariaat.
- Houd gesprekken
kort en doelgericht.
E-mail
- Handel e-mail berichten af op vaste tijdstippen per dag.
- Schakel je e-mail
programma uit als je met een andere klus aan het werk bent.
- Wees selectief
in het versturen van zogenoemde cc'tjes.
- Laat je niet het bos insturen door
oeverloze e-mailberichten met bijlagen. Vraag de verzender wat hij van
je verwacht.
Verstoringen van buitenaf
- Sluit je deur als je je moet concentreren op een
taak. Laat weten wanneer je wél beschikbaar bent.
- Maak niet automatisch
tijd vrij voor onverwachte bezoekers. Maak vriendelijk maar beslist een
afspraak voor een ander tijdstip.
- Parkeer ongeplande verzoeken: zeg niet onmiddellijk
ja tegen alles wat binnenkomt. Delegeer werkzaamheden en oefen jezelf
in nee-zeggen.
Informatiestromen
- Selecteer post bij binnenkomst. Gooi weg wat je niet gebruikt.
Archiveer zaken voor later.
- Neem je abonnementen kritisch onder de loep. Zeg
nutteloze abonnementen op. Laat je naam verwijderen van mailinglists
die je niet of nauwelijks gebruikt.
Organisatie van de werkplek
- Houd je bureau opgeruimd. Alleen de klus waaraan
je werkt, ligt in het zicht.
- Orden je (werk)archief. Hanteer dezelfde mappenindeling
voor je papieren- en digitale archief. Zo verlies je geen tijd met zoeken.
- Doe
'geeltjes' in de ban. Ze leiden je af en maken onrustig. Zet acties op
een to
do-lijst en verwerk ze in je weekplan.
- Project klaar? Rond het ook fysiek
af. Haal de bezem door je werkdocumenten. Gooi weg wat weg kan en archiveer
de rest.
Verder lezen
- Stephen R. Covey, The seven habits of highly effective people.
ISBN 0-671 66398-4.
- Kerry Gleeson, Het Persoonlijk Efficiency Programma: meer doen met
minder moeite. ISBN 90 274 9367 7.
- Denise Hulst, Veel te doen, weinig tijd? ISBN 90 274 7279 3
- Time management links in onze webgids
Bron: www.leren.nl/cursus/persoonlijke-effectiviteit/timemanagement/praktische-tips.html
Copyright © 1999-2022 Applinet
Alle rechten voorbehouden
Colofon